Инструментальные виды пользователя в среде MS Offise

 
 
 

 

    

Содержание

ВВЕДЕНИЕ............................................................................................................. 3

I. ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В СРЕДЕ MS OFFICE

1. Microsoft Word...............................................................................................5
2. Microsoft Excel...............................................................................................8
3. Microsoft Access.............................................................................................9
4. Microsoft PowerPoint.....................................................................................8
5. Microsoft Outlook.........................................................................................10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.................................................................................................... 15

ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ................................................................................. 16

     1.Условие задачи……………………………………………………………..16

     2.Решение……………………………………………………………………..17

ЛИТЕРАТУРА.......................................................................................................12 
 
 
 
 
 
 

Введение

    Большинство обычных пользователей компьютеров  сталкиваются с различными проблемами. Например: вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами – другой, программу деловой графики – третьей, а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. Дело в том, что эти программы не предназначены для совместной работы.

    К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого нам программного обеспечения. Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и «общаются» они друг с другом на одном и том же языке. Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями. Пакет Office актуален тем, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, мы тем самым в значительной степени продвигаемся в изучении остальных.

    Для раскрытия данной темы необходимо описать  основные составляющие Microsoft Office: MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint и MS Outlook.

    В теоретической части мы рассматриваем  основные характеристики программ, входящих в пакет Microsoft Qffice. При выполнении курсовой работы был использован ПК (AMD Atlon 3200/DDRII 1Gb/ Seagate 250 Gb), операционная система Windows, программы: MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint. [Дайитбегов Д.М. Вузовский учебник, 2006. - 60с.] 

I. Инструментальные средства пользователя в среде MS Office

    Семейство Microsoft Office в целом представляет собой  совокупность программных средств  автоматизации офисной деятельности. В семейство входит множество  приложений, каждое из которых предназначено  для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных. В то же время, все эти приложения в совокупности образуют единое целое. [ Берлинер Э.М., Microsoft Office 2003 2004. - 216 с.]

    Microsoft Office включает в себя основные  программные компоненты:

1. Word — текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;
2. Excel — табличный процессор, предназначен для обработки табличных данных и выполнения сложных вычислений;
3. Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;
4. PowerPoint — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;
5. Outlook — менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;

FrontPage — система редактирования Web-узлов,  предназначена для создания и  обновления Web-узлов; 

PhotoDraw — графический редактор, предназначенный  для создания и редактирования рисунков и деловой графики;

Publisher — настольная издательская система,  предназначена для создания профессионально  оформленных публикаций;  

Small Business Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы с  информацией и осуществления  бизнес-анализа; 

    Internet Explorer — Web-обозреватель для сети  Интернет, предназначен для поиска  данных разного типа. [Г.Евсеев, Новейший самоучитель работы на компьютере 2006. 304с.]

1.Microsoft Word

    Word – это наиболее часто используемая  программа из комплекта Office. Но  это не просто текстовый редактор, обычный текстовый редактор –  это WordPad, который входит в стандартный  комплект операционной системы  Windows XP. Microsoft Word – это целый программный  комплекс, объединяющий в себе простоту текстового редактора и мощь издательской системы с возможностью многопользовательского ведения большого количества различной документации. Он позволяет включить в документ графические изображения, таблицы, звуковое сопровождение, фрагменты видеофильмов. Текстовый процессор ускоряет создание документа за счет сокращения количества действий, выполняемых пользователем. Word автоматизирует набор текста, оформление оглавления и предметного указателя, проверку правописания.

    Возможность использования многочисленных функций, точного форматирования приближают Word к настольным издательским системам. Word можно использовать для создания и редактирования документов электронной почты, при коллективной работе над документами.

    Наиболее  значимые возможности Word:

    - создавать, обрабатывать и распечатывать  документы различной степени сложности;

    - редактировать текст, используя  многоуровневый буфер обмена;

    - представлять документ в различных  форматах: обычный, разметка, структура, web – документ, режим чтения;

    - добавлять в документ специальные  поля: колонтитулы, сноски и примечания;

    - отслеживать в документе все  изменения, внесённые различными  пользователями, а также хранить их прямо в документе, чтобы можно было вернуться к предыдущему состоянию редактирования;

    - использовать при редактировании  различные средства автозаполнения  полей;

    - добавлять рисунки, изображения  и фотографии;

    - добавлять в текст специальные  значки и символы;

    - использовать мощные средства  настроек шрифтов и абзацев;

    - создавать и применять стили,  позволяющие почти мгновенно  изменять внешний вид целой  группы абзацев текста;

    - использовать автоматическое форматирование  по заданным параметрам текста при вводе;

    - в удобной форме проверять  правильность написания слов  на различных языках;

    - использовать статистику;

    - создавать документ совместно  несколькими пользователями;

    - пользоваться мощной системой  макросов для автоматизирования  многих процессов, необходимых при создании документов;

    - автоматически создавать оглавления  и указатели;

    - работать с таблицами различных  видов, в том числе производить  в этих таблицах сортировку  данных по различным критериям;

    - получать подробные сведения  и справки по всем возникающим  вопросам.

    Реализованные в Word средства позволяют более эффективно обмениваться информацией, упрощают коллективнуюменю на панели С табличным представлением данных мы сталкиваемся во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

2.Microsoft Excel

    Microsoft Excel – приложение, предназначенное  для работы с электронными таблицами. Excel – это простой, удобный и эффективный инструмент, позволяющий проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя электронную почту или Интернет.

    Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для  хранения, обработки и представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью Excel можно вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени и т.д. Кроме того, в Excel существует возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.

    Основу  программы составляют: вычислительно-калькуляционный  модуль, модуль диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для индивидуальных задач.

    Кроме стандартных возможностей его отличают следующие, он выводит на поверхность  центральные функции электронных  таблиц и делает их более доступными для всех пользователей. Для облегчения работы пользователя упрощены основные функции, создание формул, форматирование, печать и построение графиков.

    В ячейки электронной таблицы можно  вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

      Ячейки могут содержать независимые  данные, которые, как правило,  заносятся вручную или загружаются  из некоторого файла данных. Эти  данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений. [ Акулов О.А., Информатика: базовый курс, 2005.576 с.]

    Современные табличные процессоры, к которым  можно причислить и Excel, предоставляют  пользователю следующие возможности:

    - работа с «рабочими книгами» (совокупностью  таблиц);

    - задание в таблицах чисел и  формул, пересчет значений вычисляемых  ячеек при изменениях  исходных  данных;

    - построение диаграмм по данным  таблиц;

    - большой набор встроенных функций;

    - автоматическое заполнение ячеек  последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);

    - возможность работы с внешними  базами данных;

    - управление параметрами текста;

    - вывод таблиц на печать;

    - возможность создания макросов (серии  команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);

    - проверка орфографии;

    - поиск, сортировка и систематизация  информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

    Следует еще раз подчеркнуть, что электронная  таблица позволяет не только автоматически  выполнять расчеты, но и является очень эффективным средством  для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

    Все эти качества позволяют считать  табличный процессор обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности.