Электронная почта. Работа с почтовой программой Outlook Express

    Содержимое письма можно посмотреть и в отдельном окне, если сделать двойной щелчок по строке с выбранным письмом. Область просмотра может быть разделена или по горизонтали, или по вертикали, - если такой способ организации интерфейса покажется более удобным. Что касается порядка показа писем, то по умолчанию все письма в папках располагаются в соответствии с алфавитным порядком имен отправителей, но их можно отсортировать и иначе - например, по дате поступления письма. Как интерпретируются значки с различными изображениями конверта в области просмотра:

    Открытый  конверт отмечает уже прочитанное письмо. Закрытый конверт плюс жирный шрифт отмечает письмо, которое еще не читали.

    Скрепка у письма говорит о том, что  в письмо вложен отдельный файл (например, документ в формате Word, графический файл и т. д.). Если выделить такое письмо, и щелкнуть по изображению скрепки в правом углу нижней части окна, то будет показано имя файла. Двойной щелчок по имени вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы.

    Строка  состояния (status bar) используется для двух целей. Обычно в ней Outlook Express указывает общее число сообщений в данной папке и отдельно - число непрочитанных сообщений. В правой части строки состояния при проверке поступления новой почты появляется надпись, информирующая о приходе или наоборот, отсутствии новых писем. Кроме того, при работе Outlook Express там появляются значки, характеризующие режим работы этого приложения в данный момент времени (например, зачеркнутый значок сетевого диска означает, что в этот момент нет соединения с Интернетом).

    Чтобы сберечь место на экране, можно сразу же отключить две панели - самую левую колонку со значками папок (т.к. ее содержимое повторяется левее) и серую строку с надписью Outlook Express над областью просмотра (как не несущую функциональной нагрузки). Для этого выберите в меню Вид (View) пункт Раскладка. Повторный выбор этого пункта меню восстанавливает эти панели. Еще можно установить в нижней части области просмотра Outlook Express флажок Переходить в папку "Входящие" при запуске (When starting, go directly to my Inbox folder). Тогда сразу после запуска Outlook Express будет переходить к папке "Входящие", что позволит быстрее приступить к чтению новых писем.

                                  1.4 Почтовые папки Outlook Express

    Входящие (Inbox). Сюда по умолчанию поступает вся новая почта, и здесь хранятся все пришедшие сообщения. Впоследствии можно создать дополнительные папки (например, посвященные разным проектам или письмам от постоянных адресатов) и настроить Outlook Express таким образом, чтобы при поступлении новых писем вся почта автоматически разбиралась и складывалась в отдельные папки.

    Исходящие (Outbox). Это папка предназначена для временного хранения отправляемых писем. Пусть необходимо подготовить несколько писем друг за другом. Чтобы не соединяться каждый раз с Интернетом для отправки очередного письма, письма временно накапливаются в этой папке. Затем при нажатии на кнопку Доставить почту (Send and Reseive) они разом уходят на почтовый сервер провайдера и далее - к своим адресатам. Именно такой режим отправки писем устанавливается в Outlook Express по умолчанию.

    Отправленные (Sent Items). Здесь по умолчанию хранятся копии отправленных сообщений, и  всегда можно вспомнить, - что, кому и когда было отослано.

    Удаленные (Deleted Items). Если необходимо удалить ненужные сообщения, то они временно помещаются на хранение в эту папку (на случай, если вам понадобится их восстановить). Если решено насовсем удалить сообщения из этой папки, нужно сделать правый щелчок по ее значку, и из выпавшего меню выбрать пункт Очистить папку (Empty folder).

    Черновики (Drafts). Если готовится новое письмо, но в процессе работы над ним решено дописать письмо позже, то нужно выбрать в меню Файл (File) пункт Сохранить (Save). Такое "недописанное" письмо временно сохраняется в папке Черновики (Drafts). Чтобы продолжить впоследствии работу над письмом из этой папки, просто нужно открыть ее и дважды щелкнуть по черновику письма. Затем, если письмо готово, то его можно отправить, и оно будет помещено в папку Исходящие (Outbox). Если же письмо по-прежнему не готово к отправке, то его опять можно сохранить в папке черновиков.

1.5 Получение входящей почты

    Достаточно запустить программу Outlook Expess, которая по умолчанию сразу преложит вам соединиться с сервером провайдера. Если соединение с провайдером уже настроено, то достаточно, выбрав название соединения, нажать кнопку ОК. Иначе появится дополнительное окно, где надо будет ввести ваше имя пользователя и пароль. Соединиться с почтовым сервером провайдера можно в любой момент времени - достаточно нажать кнопку Доставить почту (Send and Reseive) на панели инструментов Outlook Express.

      После того как ваш модем  осуществит соединение, появится  окно, в котором Outlook Express будет проверять наличие пришедших писем и осуществлять их загрузку на ваш компьютер. После завершения этого действия почтовая программа проверит, нет ли у вас в папке Исходящие (Outbox) готовых писем для отправки, и если есть, то в свою очередь, перешлет их на почтовый сервер провайдера, откуда они уже уйдут адресатам (см. рис.2).

     Outlook Express позволяет устанавливать сеанс связи с провайдером, только на время доставки писем (получения пришедших писем и отправки своих), сразу же отключаясь от Интернета по завершению передачи. Чтобы включить эту опцию, нужно установить флажок Разорвать соединение по завершению доставки (Disconnect...) на вкладке Удаленная связь (Connection) окна свойств или прямо в окне доставки (см. рисунок).

                                                                                Рис.2  Отправка почты                                                                                 

    При поступлении новой почты в                      

      правом углу строки состояния  Windows XP (а также в самой программе Outlook Express) будет выведен значок с изображением конверта. Это служит удобным напоминанием о пришедших письмах в том случае, когда вы работаете с почтой в фоновом режиме, и Outlook Express периодически проверяет наличие новых писем на сервере провайдера.

 Чтение пришедшей почты

    Как уже говорилось ранее, по умолчанию  вся пришедшая почта помещается в папку Входящие и сортируется там по дате поступления. Письма, которые ещё не были прочитаны, помечаются жирным шрифтом и значком закрытого конверта. Если рядом с письмом есть значок с изображением скрепки, то это говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл. Кроме того, слева от заголовка письма может стоять значок в виде восклицательного знака, который говорит, что адресат пометил данное письмо как сообщение повышенной важности. Если же стоит значок в виде направленной вниз синей стрелки, то наоборот, содержимое письма отправитель пометил как второстепенной важности.

    Познакомиться с содержимым письма совсем просто - нужно выделить его, сделав однократный левый щелчок мышью по заголовку письма. Тогда в нижней части окна просмотра Outlook Express появится содержимое письма. Письмо можно посмотреть и в отдельном окне.

    Чтобы быстрее разобрать почту, удобнее  всего вначале раскрывать пришедшие сообщения одинарным щелчком. Тогда даже беглого взгляда достаточно, достойно ли это сообщение дальнейшего внимания. Если да, то лучше раскрыть это сообщение двойным щелчком в отдельном окне.

    В окне с пришедшим письмом находится ряд новых элементов интерфейса, наиболее важными из них являются следующие кнопки:

    Ответить  отправителю (Reply to Author) открывает окно для формирования  ответного письма. Текст исходного письма может быть автоматически помещен в это окно. Знаки, отмечающие начало строк цитируемого текста, определяются там же, на закладке Отправка.

    Ответить  всем (Reply to All) - эта кнопка панели инструментов действует совершенно аналогично предыдущей кнопке Ответить отправителю. Исключение состоит в том, что ответное письмо рассылается не только первоначальному автору, но и всем иным адресатам, которым этим автором было послано аналогичное письмо (которые были включено в поле Копия исходного сообщения). Таким образом, эта функция имеет смысл лишь в бизнес-переписке, когда организуется что-то вроде дискуссии. Однако необходимо убедиться, что все адресаты будут согласны на получения вашего письма. Следует добавить, что традиция электронной переписки запрещает "веерную рассылку" посланий незнакомым людям, особенно содержащих рекламу (так называемый "Spam", - сленговое слово для непрошеной почты, дословно переводимое как "фарш") и пр.

    Переслать (Forward) - эта кнопка позволяет перенаправить (переадресовать) полученное письмо другому пользователю. Данная функция также очень часто используется в бизнес-переписке. В разговорной речи среди пользователей почты для этой функции часто используется транслитерированный сленговый термин "форварднуть".

    Удалить (Delete) - нажатие на эту кнопку удаляет сообщение из текущей папки и помещает его в папку Удаленные. Впоследствии можно очистить папку Удаленные вручную или сообщения будут удаляться из нее автоматически.

    Печать (Print) - кнопка с изображением принтера посылает текст письма на принтер. Следует обратить внимание, что при этом печатается только текст письма, - если письмо содержит вложенные файлы, то для их печати надо открыть соответствующую программу просмотра и выполнить печать уже из данной программы. Необходимо добавить, что если в письмо вложены отдельные файлы, то двойной щелчок по ярлыку каждого вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы. При попытке открыть вложенный файл система безопасности Outlook Express выдаст на экран стандартное предупреждение, и если нет уверенности в том, что пришедший файл абсолютно безопасен для компьютера, то лучше его вначале сохранить на дискету, затем проверить антивирусной программой, и уже затем только открыть для просмотра.

1.7 Подготовка и отправка писем электронной почты

    В целом эта операция совершенно аналогична для случаев, когда подготавливается собственное сообщение и отправляется "с нуля", или же оформляется ответ на пришедшее письмо (или третий вариант - пересылается письмо далее другому человеку). Во всех этих случаях на экране появится окно с одним и тем же интерфейсом. Конечно, при ответе на чужое письмо или его переадресации другому пользователю отличие будет состоять в том, что Outlook Express автоматически помещает в ответное письмо тот текст, который поступил от адресата. При этом в начале каждой строки исходного письма ставится знак угловой скобки ">", чтобы отличить ее таким образом от текста вашего ответа. Если текст "пропутешествовал" несколько раз между вами и вашим адресатом, то количество угловых скобок в начале каждой строки будет соответствовать количеству кругов, которые прошло ваше письмо туда и обратно.

    Если  оформляется ответ на деловое письмо, то принято полностью оставлять в конце ответного письма тот текст, что пришел от адресата. Таким образом сохраняется нить переписки и всегда можно выяснить, кто и что написал. Если же вы пишете друзьям, то в традициях Интернета можно оставить лишь те строки исходного текста (цитаты), на которые вы конкретно отвечаете. Важно помнить: если в пришедшее письмо были вложены какие-либо файлы, то по умолчанию почтовые программы их обратно адресату не пересылают.

 Формирование нового сообщения

    Для создания нового сообщения нажмите  на кнопку Создать сообщение (Compose Message) на панели инструментов Outlook Express, что вызовет отдельное окно (см. рис.3).

    Работу  с новым письмом следует начать с заполнения заголовка письма, который содержит поля: Кому: (To:), Копия:(Cc:), Скрытая:

     (Bcc:) ,Тема: (Subject:). 
 
 
 
 

    Рис.3 Создание сообщения

      Заметим, что по понятным причинам  обязательным является заполнение только поля Кому: (To:), - иначе письмо просто не найдет своего адресата. Рассмотрим подробнее элементы заголовка:

    Кому: (To:) - так же, как и на обычном конверте, в этом поле вы должны ввести адрес - в данном случае адрес электронной почты вашего адресата. Вы можете не вводить адрес вручную, а выбрать его из адресной книги, если занесли его туда ранее (см. далее раздел "Адресная книга").

    Копия: (Cc:) - если вы хотите, чтобы аналогичное письмо пришло и другим адресатам, введите нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака ";" (точка с запятой). Словосочетание "Сс" - это сокращение от английского "канцелярского" термина Carbon Copy (по-русски - "копирка"). Все люди, к которым пришло данное письмо, легко смогут узнать из заголовка, кому вы еще послали данное письмо. Эта строка также может быть заполнена из адресной книги.