Разработка информационной системы заведующего отделением

ГОУ СПО  «Пермский авиационный техникум им. А.Д.Швецова» 
 
 
 
 
 
 

     Реферат по индивидуальному заданию

«Разработка информационной системы заведующего отделением» 
 

                     

       

                                                                                  Выполнила студентка гр. ПИ-07-1 Габтульзянова Венера

Место  прохождения  практики: Пермский авиатехникум,  отделение «Технология машиностроения» 

Руководитель  практики: Шлыкова С. Н.

Руководитель  практики от предприятия: Суслонова М. Л.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Пермь 2010

 

       Разработка  информационной системы  заведующего отделением

       В настоящее время в условиях развивающегося информационного общества с учетом всеобщего применения и распространения  информационных технологий и систем, процесс автоматизации охватывает практически все сферы деятельности человека. Сфера образования не является исключением. Некоторые  виды работ заведующего отделением можно автоматизировать с помощью программного продукта, который я представлю в данной разработке.

     Цели  разработки: Автоматизировать учетные и организационные работы заведующего отделением, обеспечивая непротиворечивость и целостность данных.

    Для достижения цели были реализованы следующие  задачи:

• Изучить программное средство, необходимое для создания программного продукта (MS Access 2007);
• Разработать функционал программы;
• Разработать пользовательский интерфейс.

     В ходе работы было проведено исследование документооборота и выявлены следующие  документы: списки групп, списки преподавателей, проекты приказов (о поощрении, взыскании, нам материальную помощь и т.д.), письма родителям, письма в комиссию по делам несовершеннолетних, расписание занятий, документы о выпуске специалистов и многое другое.

     Так как заведующему отделением требуется  наиболее полная информация о личном составе студентов и преподавателей отделения, отправной точкой послужила  база данных «Спрут». База «Спрут» разработана в СУБД MS Access, поэтому для облегчения импорта данных и их совместимости моя база выполнена в той же СУБД.

 

Создание  таблиц

      Таблицы – это основные объекты любой  базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и  структуру базы (поля, их типы и свойства).

      Почти все таблицы базы заведующего  отделением созданы с помощью  импорта из базы «Спрут» и данных, находящихся в локальной сети.

      Список  таблиц:

• Switchboard Items – таблица Главной кнопочной формы;
• Группа – в этой таблице собрана информация о названии, руководителе и старосте каждой группы отделения «Технология машиностроения»;
• Студенты – эта сущность является результатом импорта из MS Excel. В ней содержится список всех студентов данного отделения;
• Преподаватели – также является импортированной таблицей, с информацией о преподавателях;
• Отчисленные и Должники – таблицы, которые созданы вручную, т.е. не с помощью импорта. В них собраны сведения об отчисленных студентах (ФИО, номер и дата приказа, причина отчисления) и о должниках (ФИО, предмет, семестр) соответственно;
• Классные руководители – сущность с информацией о руководителях групп (ФИО, группа, номера телефонов);
• MainStd – создана с помощью импорта из базы «Спрут». В ней содержится кадровая информация обо всех студентах.

 

 

Запросы 

      Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как  отбор данных, их сортировку. С помощью  запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать  новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. В моей базе я создала следующие  запросы:

      

     Для быстрого поиска телефонных номеров студентов я создала запрос Номера телефонов, в которой выбраны лишь поля ФИО студента, Домашний телефон и Телефон сотовый.

     Запрос  Старосты групп создан для того, чтобы иметь отдельную информацию о старосте каждой группы (ФИО, телефон, дату рождения). Ведь староста группы является помощником заведующего отделением, и информация о нем должна быть всегда под рукой.

     Запрос  Кадровая информация создана по таблицам Студенты и MainStd. В таблице MainStd нет ФИО студента, а есть лишь уникальный код каждого студента. Связав таблицы и сделав выборку, я получила новую таблицу с кадровой информацией о каждом студенте.

     Vba, Vba2, Склонение фамилий для приказов – запросы, необходимые для создания модуля.

 

     Формы

     Если  запросы – это специальные  средства для отбора и анализа  данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот  же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно  разместить специальные элементы управления (кнопки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода.

   Форма  – главный объект реализации  интерфейса БД.

         Для базы данных заведующего  отделением были созданы 9 форм:

• Формы Классные руководители и Старосты групп созданы на основе таблицы Классные руководители и запроса Старосты групп соответственно. В них можно изменить какую-либо информацию.
• Форму Документы я создала в режиме Конструктора. Главными элементами формы являются ссылки на шаблоны приказов, заявлений, писем, необходимых заведующему отделением.
• В форме Списки групп я использовала ссылки на действующие списки групп отделения, которые обновляются в локальной сети, тем самым не возникнет ошибка в достоверности информации.
• Формы Vba, Vba2, Результат, Результат2 созданы для быстрого поиска информации о студентах с использованием модуля. Использование модуля позволяет сократить процедуру поиска до одного действия: ввода фамилии студента. При этом результат будет сразу же отображаться.

 

      Пользовательский  интерфейс

      «Главная  кнопочная форма»  предназначена  для удобства работы с базой.

      

     Эта форма создана с помощью Диспетчера кнопочных форм. В форме собраны  все  запросы, формы, которые наиболее часто используются пользователем. Нажав на соответствующую кнопку, заведующий отделением сможет найти  необходимую информацию.

     Очень часто требуется узнать расписание той или иной группы. Для этого  я в Главной форме создана  ссылку «Расписание» на папку с данной информацией, которая также обновляется в локальной сети.

     Модули  Vba позволяют быстро найти информацию о студенте, точнее, его группу, имя или отчество, ФИО в дательном и родительном падежах для оформления приказов.

      

     Вывод

     Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой частью деловой  деятельности современного человека и  функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих  технологий и программных продуктов.

    Преимущества  данного программного продукта для заведующего отделением:

       Хранение  данных: информационная система должна концентрировать всю информацию в одном месте в электронном виде, поскольку на бумажном носителе хранение информации небезопасно.

       Быстродействие: обеспечивается за счет быстроты и легкости создания запросов для получения необходимой информации.

       Удобство  работы: интерфейс системы прост и понятен, требует минимум времени на его освоение. Обеспечен удобный поиск, ввод и печать необходимой информации.