Хранение документов в электронном виде

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводство или  документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях  по установленным правилам. Результатом  документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

В процессе хозяйственной  деятельности людей всякое согласованное  взаимодействие осуществляется с помощью  управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен  сведениями, мнениями, командами между  людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными  способами, в том числе машинным.

Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).

Документ - это материальный объект с закреплённой на нём информацией  для передачи её во времени и пространстве.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Хранение документов в электронной форме

 

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации  хранения документов, созданных в  электронной форме.

 

Документы в электронном  виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в  электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий  диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

 

Прежде всего, на жестком  диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь  вложенные в нее папки, которые  в свою очередь могут иметь  свои вложенные папки. Каждой папке  присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

 

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком  диске компьютера. При работе в  сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь  порядковые буквенные номера и с  ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

 

Все документы, поступившие  в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

 

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование  компьютерных технологий в офисе - это  надежность хранения документов в электронной  форме. Сохранность документов складывается из:

 

устойчивого электропитания;

 

резервного копирования;

 

антивирусной защиты;

 

профилактики и диагностики  с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

 

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу  по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность  документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

 

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

 

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и  после того, как все документы  за истекший год будут исполнены. База данных используется только для  справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В  зависимости от объема информации это  может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

 

Документы постоянного и  долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы  временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении  срока хранения и перезапись.

 

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями  документов с указанием сроков хранения.

 

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок  компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование  производится автоматически. В противном  случае это делается вручную: документы  разделяются по срокам хранения, создаются  папки, соответствующие годовым  разделам описей. При значительном количестве документов постоянного  хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих  подразделений.

 

 

2. Электронная цифровая подпись: понятие, составляющие, назначение

 

Электромнная цифровамя помдпись (ЭЦП)-- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе, а также обеспечивает неотказуемость подписавшегося.

Составные части ЭЦП.

Схема электронной подписи  обычно включает в себя:

· алгоритм генерации ключевых пар пользователя;

· функцию вычисления подписи;

· функцию проверки подписи.

Функция вычисления подписи  на основе документа и секретного ключа пользователя вычисляет собственно подпись.

Функция проверки подписи  проверяет, соответствует ли данная подпись данному документу и  открытому ключу пользователя.

Назначение ЭЦП.

Электронная цифровая подпись  может иметь следующее назначение:

· Удостоверение источника  документа. В зависимости от деталей  определения документа могут  быть подписаны такие поля, как  «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

· Защиту от изменений документа. При любом случайном или преднамеренном изменении документа (или подписи) изменится хэш, следовательно, подпись станет недействительной.

· Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей  подписи под документом.

· Предприятиям и коммерческим организациям сдачу финансовой отчетности в государственные учреждения в  электронном виде;

Организацию юридически значимого  электронного документооборота.

Применение ЭЦП имеет  следующие преимущества:

· Конфиденциальность: электронной  цифровой подписи (ЭЦП) безошибочно  указывает на аутентичность и  уникальность своего автора; ЭЦП не поддается подделке или переносу с документа на документ; ЭЦП защищает подписанный документ от подделки, а также от изменения или искажения содержащейся в нем информации; ЭЦП несет принцип неотречения, что предотвращает отказ

· Снижение в несколько  раз материальных и технических  затрат налогоплательщика 

· Не требуется наличия  у налогоплательщика специалистов, владеющих знаниями и навыками формирования отчетности в электронном виде

· Приоритетность сдачи отчетности в электронном виде

· Экономия времени, сил и  нервов, так как не требуется посещения  налогового органа при сдаче отчетности

· Возможность предоставления отчетности вплоть до 24 часов последнего дня сдачи отчетности

· Прохождение первичного камерального контроля, что исключает  наличие арифметических и логических ошибок, использование контрольных  соотношений, которые используют в  налоговых органах при проведении камеральных проверок

· Возможность оперативного обновления форматов представления  документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в случае изменения форм налоговых  деклараций и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, и бухгалтерской отчетности или введения новых форм деклараций налогоплательщик автоматически получает возможность обновления версий форматов)

· Возможность получения  выписки (отправив информацию в налоговый  орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, налогоплательщик имеет  возможность получить выписку о  выполнении обязательств перед бюджетом)

· Подтверждение доставки отчетности (налоговый орган высылает квитанцию о приеме налоговых  деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи)

· Оперативное информирование о действующих налогах и сборах, законодательстве (о налогах и  сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах  и других).