Порядок ведения трудовых книжек

• о времени службы в составе Вооруженных сил, в органах государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
• о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
• о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);
• о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.

Чаще всего такие записи приходится вносить при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам учебных заведений  и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована  и иметь основание ее внесения (справки учебных заведений, военный  билет и т. п.).

Сведения о работе в данной организации  нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу (унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номера и даты данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.

 

Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных  организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

• записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;
• номера записей исправляются, зачеркиваются;
• даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;
• даты написаны римскими цифрами вместо арабских;
• даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами (год написан двумя, не четырьмя цифрами);
• в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;
• нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущей организации);
• ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;
• в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).

Еще большее количество ошибок допускается  при заполнении основной, 3-й графы, куда вносится текст записи. При  приеме на работу сначала в виде заголовка, без номера и даты, в 3-й  графе должно быть указано полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Наименование организации  может быть проставлено специальным  штампом или от руки. Ниже, без  пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным  порядковым номером, с соответствующей  датой и ссылкой на приказ.

Запись о приеме на работу, как  и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном подразделении, в  которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с указанием его  профессии и присвоенного разряда  или о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать  Общероссийскому классификатору профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками  кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение  понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так  как Инструкция (п. 2.13) требует внести в эту запись сведения, условно  говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.

Вместе с тем в определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть дополнена  некоторыми характеристиками процедуры  приема на работу.

В практике работы кадровых служб  распространены и другие ошибки при  внесении записей о приеме на работу:

• наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;
• указывается сокращенное, а не полное наименование организации;
• наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;
• не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;
• наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;
• наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;
• указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.

Оформление сведений о работе (см. Приложение 7).

 

3.5. Заполнение сведений об изменении наименования организации-работодателя

Часто встречаются случаи не внесения в трудовую книжку работника  сведений об изменении наименования организации-работодателя. При этом возникают разночтения в записях  о приеме на работу и увольнении с нее. Это создает трудности  при оформлении пенсий и требует  дополнительного документального  оформления справками с прежних  мест работы или архивных учреждений. 
            Запись о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносится в раздел "Сведения о работе". При этом в графе 4 приводится обоснование - приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования и данных о государственной регистрации нового наименования организации. 
            Записи об изменениях наименования организации, структурного подразделения или должности могут быть внесены на основании свидетельств о регистрации, актов органов исполнительной власти. 
            Согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, при необходимости изменения конкретной записи в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки после неправильной записи в первой графе ставится очередной порядковый номер, дата внесения записи, а в третьей графе следует воспроизвести эту запись еще раз в правильном виде под очередным порядковым номером после пояснительной надписи "Запись за № ... недействительна" и удостоверить ее печатью данной организации.

 

4. Практика кадровых служб.

 

4.1 Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку.

 

Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку осуществляется следующим  образом.

Согласно Инструкции, рабочие и  служащие, поступающие на работу, обязаны  предъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в установленном  порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш  к ней), обязано немедленно заявить  об этом администрации по месту последней  работы. Не позднее 15 дней после заявления  администрация выдает работнику  другую трудовую книжку или вкладыш  к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем  углу первой страницы. Если предприятие  ликвидировано, то работник должен обратиться к его правопреемнику или в  вышестоящую организацию, которой  было подчинено ликвидированное  предприятие. (см. прил. 6)

 

4.2. Внесение сведений о награждении юбилейными медалями

 

Согласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек вносились  сведения о поощрениях за успехи в  труде, применяемых трудовым коллективом, предусмотренных правилами внутреннего  трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу  почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить не все  сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о его награждениях. Порядок  внесения сведений о награждениях:

• в графе 3 в виде заголовка - наименование предприятия (или проставляется штамп с его наименованием);
• ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии);
• в графе 2 - дата награждения;
• в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
• в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа. При увольнении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

Фрагмент трудовой книжки, содержащий запись о награждении работника (см. Приложение 8)

 

4.3. Выдача на руки трудовой книжки

 

Согласно разделу 7 Инструкции кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего  срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа.

Согласно ТК РФ указывает, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Некоторые организации, в т. ч. ОВИР и органы соцобеспечения, неправомерно требуют предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом случае, по письменному  заявлению работника, работодатель обязан не позднее трех дней со дня  подачи этого заявления выдать работнику  копии документов, связанных с  работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которые должны быть заверены надлежащим образом.

 

4.5. Выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки оформляем  в виде ее ксерокопии, и каждый ее лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО: должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника  кадровой службы и печать организации".

4.6. Особенность заполнения трудовых книжек осужденных лиц

При прекращении трудового  договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (ст. 47 УК РФ) и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность  он лишен права занимать (какой  деятельностью лишен права заниматься) (п. 19 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, с изм. от 06.02.2004 (далее — Правила)).

Запись может быть оформлена  следующим образом: 

 

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о квалификации, увольнении (с указанием  причин и ссылкой на статью, пункт  закона)	Наименование, дата и номер  документа, на основании которого внесена  запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
16	20	04	2004	Уволен в связи со вступлением  в законную силу приговора суда, пункт 4 статьи 83 Трудового кодекса  Российской Федерации	Приказ от 20.04.2004  № 88-к

 

 
 

17

20

04

2004

В соответствии с приговором суда на срок 3 года лишен права занимать должность инженера по технике безопасности [*]

Приговор суда от 15.04.2004

 

 

Соответствующие записи, внесенные  в трудовую книжку лиц, освобожденных  от работы (должности) в связи с  незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава  преступления или за недоказанностью  их участия в совершении преступления, признаются недействительными (абз. 1 п. 22 Правил). В этом случае работодатель по письменному заявлению работника  выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.