Корпоративная информационная система (КИС)

2.1 Когда нужны Корпоративные Информационные Системы (КИС), ERP Systems?

 
Корпоративная информационная система (КИС) — управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию и информационные технологии. Следует помнить, что  КИС, в первую очередь, это система, и только в частном случае - информационная технология. (Википедия).  
 
Рано или поздно руководство любой компании сталкивается с проблемой систематизации информации и автоматизации процессов, работающих с информацией. Если на начальном этапе развития небольшой фирмы возможна ситуация, когда сотрудники компании используют стандартные офисные приложения, такие как, например, MS Office, для ведения складского, бухгалтерского, управленческого и других учетов, а руководству компании для принятия решения, подкрепленного достоверными данными, достаточно позвонить нужному сотруднику и попросить подготовить отчет в произвольной форме. То со временем рост объемов данных (по данным исследования объем информации, аккумулируемой компаниями, удваивается каждые 18 месяцев) ставит перед компанией задачу создания современной Корпоративной информационной системы, охватывающий все аспекты хозяйственной деятельности предприятия. То есть приобретение Корпоративной информационной системы не является самоцелью. Корпоративная информационная система, это лишь инструмент, который позволяет эффективно функционировать организации. Это касается работы, как рядовых исполнителей, так и менеджеров любого звена. Напрашивается аналогия с лопатой и комбайном. Имея пять соток земли, фермер в состоянии обрабатывать его, использую в качестве инструментов лопату и грабли. Увеличив свое хозяйство до пяти гектаров, ему уже не обойтись без комбайна. Комбайн в этом случае по-прежнему инструмент (не с точки зрения бухгалтерского учета), более совершенный, требующий знаний и навыков обращения с ним, но все же инструмент.

Зачем нужна Корпоративная  Информационная Система (КИС), ERP System? Задачи, решаемые Корпоративной  Информационной Системой (КИС), ERP System

Таким образом, приобретение Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System, это лишь приобретение инструмента, позволяющего сохранить управление над компанией либо повысить эффективность этого управления. "Автоматического управления", к сожалению, не бывает. Поэтому если после внедрения Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System не ускоряется процесс сбора и обработки информации, не повышается достоверность и полнота данных, а руководство организации не получает новых данных, или не может правильно их использовать, то информация остается невостребованной, а это не приводит к повышению эффективности решений. Корпоративная Информационная Система (КИС), ERP System сама по себе не повышает прибыльность предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Увеличивают прибыльность эффективные решения на основе этой информации. Поэтому необходимо не только правильно выбрать и внедрить Корпоративную Информационную Систему (КИС), ERP System, но и научиться ее использовать с максимальной отдачей. Причем понимание возможностей и способов использования Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System должно предшествовать, а точнее определять выбор, поставщика и процесс внедрения Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System. Главное, что позволяет сделать Корпоративную Информационную Систему (КИС), ERP System - объединить информацию о деятельности предприятия. Для промышленного предприятия это - данные о производстве, финансах, закупках, сбыте. На основе полученной информации руководитель может оперативно корректировать и планировать деятельность предприятия. Он получает возможность увидеть все предприятие изнутри, посмотреть, как функционируют основные системы, где и за счет чего можно минимизировать издержки, что мешает увеличить прибыль. Также возрастает потребность и в аналитических свойствах Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System. Руководство холдингов заинтересовано в консолидации информации, поступающей из филиалов и центральных офисов их предприятий, а также в возможности проведения дистанционного мониторинга состояния всех подразделений.

Типовые цели внедрения Корпоративной  Информационной Системы (КИС), ERP System

1. Оперативный  доступ к достоверной, исчерпывающей  информации, представленной в удобном  виде, руководителей всех уровней  управления предприятием; 2. Создание  единого информационного пространства  для всех уровней управления; 3. Упрощение регистрации данных  и их обработку; 4. Избавление от  двойной регистрации одних и  тех же данных; 5. Регистрация информации  там, где она действительно  появляется, а не там где она  стала необходимой, т.е. регистрация  информации в режиме реального  времени; 6. Снижение трудозатрат  и распределение их равномерно  на всех участников системы  учета, планирования и управления; 7. Автоматизация консолидации данных  для распределенной организационной  структуры (холдингов).

Внедрение Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System

Нередко Заказчик ожидает, что Корпоративная Информационная Система (КИС), ERP System сама внедрится и заработает на предприятии, но основной "особенностью" проектов является то, что ими нужно управлять.

Выбор поставщика Корпоративной  Информационной Системы (КИС), ERP System

Выбор поставщика Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System целесообразно производить в режиме коммерческого тендера, что позволяет максимально объективно анализировать предложения и вести предметный диалог с потенциальными поставщиками.

Выбор Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System

При выборе Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System нужно всегда руководствоваться исходной постановкой задачи. Не стоит пытаться отвечать на возникающие вопросы самому, исходя из прочитанных маркетинговых брошюр. На конкретные вопросы, касающиеся применимости Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System в каждом случае, должны отвечать специалисты поставщика, подтверждая каждый свой ответ соответствующей демонстрацией (показом действующей системы у других клиентов, настройкой контрольного примера и т. д.).

Сопровождение Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System

Условия сопровождения  Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System необходимо оговаривать и фиксировать в договоре на покупку и внедрение Корпоративной Информационной Системы (КИС), либо одновременно подписывать отдельный договор на сопровождение, для того, чтобы заложить в смету затраты на сопровождение и зафиксировать стоимость этих услуг.

Оценка  эффективности Корпоративной  Информационной Системы (КИС), ERP System

В настоящий  момент существуют 3 использующихся подхода  к оценке эффективности инвестиций в реализацию Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System: бенчмаркинг (постфактум анализ результатов похожих проектов), экспертная оценка и применение метода сбалансированной оценочной ведомости (The Balanced Scorecard). Последний был разработан в 1990 году Дэвидом Нортоном и Питером Капланом и представляет собой современную методику анализа состояния компании, базирующуюся на нефинансовых показателях. Эта методика позволяет рассматривать Корпоративную Информационную Систему (КИС), ERP System как элемент компании, представляющий собой одно из главных стратегических преимуществ с точки зрения технологичности бизнеса, и оценивать итоговые экономические показатели в результате экспертного анализа качественных улучшений бизнес-процессов на всех уровнях управленческой иерархии. Однако очевидно, что точного преобразования из качества в количество добиться невозможно, поэтому и этот подход страдает определенным субъективизмом. Тем не менее, его применение, особенно с привлечением нескольких экспертов, является целесообразным. Дополнительно необходимо осознавать тот факт, что любая Корпоративная Информационная Система (КИС), ERP System может оцениваться только применительно к конкретной задаче и никоим образом не сам по себе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Особенности выбора КИС 

Современные корпоративные  информационные системы (КИС) играют в  наше время такую же роль, какую  сыграло появление машин в  ХIХ веке. Фактически, они стали  основной движущей силой научно-технической  революции и развития современной  мировой экономики. Мировой опыт свидетельствует, что умело выбранная  и внедренная КИС существенно  улучшает управляемость предприятия  и повышает эффективность его  работы. Возникает резонный вопрос какую КИС предпочтительнее всего  выбрать российскому предприятию  для автоматизации своей деятельности?

Введение 

Выбор конкретной КИС для внедрения является сложным  и многокритериальным процессом  из-за следующих причин: высокой  стоимости приобретаемого продукта (доходящей до нескольких миллионов  долларов); большого разнообразия предлагаемых на мировом рынке КИС (свыше 500 систем класса MRP II ERP); значительной длительности подготовки специалистов по внедряемому  продукту (от полугода до года), предпродажного цикла (от нескольких месяцев до нескольких лет) и самого цикла внедрения (цикл внедрения КИС даже на одной производственной площадке может длиться до нескольких лет), а также ряда других причин.

При выборе той  или иной системы необходимо понимать, что автоматизация ради автоматизации  не имеет смысла. Следует четко  представлять, что наилучшая в  мире КИС не сможет решить все накопившиеся проблемы предприятия по повышению  эффективности его работы. Любая  из КИС это, прежде всего, инструмент (механизм) для повышения эффективности  и качества управления, принятия правильных стратегических и тактических решений  на основе автоматизированной обработки  актуальной и достоверной информации. В то же время, КИС это не только инструментарий для бизнеса, но и  технология его ведения. При полном и грамотном внедрении она  обеспечивает реальное воплощение стратегических инициатив и программ предприятия  в действительность.

В правильном выборе КИС должно быть, в первую очередь, заинтересовано руководство предприятия. Каждый проект по автоматизации деятельности предприятия должен рассматриваться  его руководством, как стратегическое инвестирование, которое должно окупиться  за счет совершенствования управленческих процессов, повышения эффективности  производства и сокращения издержек. Проект внедрения КИС находится  на одном уровне с приобретением  современной технологической линии  или строительством нового цеха. Следует  заметить, что внедрение КИС неизбежно  меняет характер служебных обязанностей, распределение ролей и рабочий  процесс на предприятии, в целом. В любом случае, у руководства  предприятия должны быть достаточно веские причины оправдания серьезных  затрат финансовых и человеческих ресурсов на внедрение у себя КИС.

Основные  причины внедрения  КИС 

Общие условия выбора КИС 

Естественно, что  любая компания, умеющая зарабатывать (и считать) деньги, предпочтет приобрести апробированную, надежную и приемлемую для нее по цене КИС. Вопрос заключается  в том, западные или российские системы  имеет смысл внимательно рассматривать  для внедрения? И здесь нельзя дать однозначный ответ. Безусловно, большинство западных КИС основаны на глубоко продуманных референтных моделях, в разработку которых вложены тысячи человеколет. Безусловно, за западными системами стоит вся финансовая мощь фирм-разработчиков и многолетний опыт сотен и тысяч внедрений. Есть ряд и других факторов, которые говорят в пользу западных систем против набирающих зрелость КИС российской разработки. Однако, все не так просто.

Процесс выбора корпоративного ПО мучительно труден и для западных компаний, которые, казалось бы, должны уже привыкнуть к высоким корпоративным стандартам предлагаемых западных КИС и качества их сопровождения. На самом деле, возникшие  в течение последних 2-х лет  на мировом рынке экономические  условия диктуют новые правила  поведения как для разработчиков  КИС, так и для их клиентов. А  для ERP-разработчиков современная  ситуация является достаточно непростой.  
Общеизвестно недавнее приобретение (за $709 млн) компанией Invensys некогда успешного разработчика ERP-систем компании Baan (в течение последних 2 лет она терпела сплошные убытки, т. к. не сумела справиться с новыми экономическими реалиями). Кроме того, хотя компания SAP AG по праву является одним из лидеров мирового рынка, ее дела тоже не в полном порядке (это замечание касается, в первую очередь, ее американского отделения). На состоявшейся в Берлине конференции пользователей SAP AG руководство компании отметило раздутость структуры фирмы SAP America, далекий от ожидаемого эффект от Интернет-портала mySAP.com и сокращение прибылей американского отделения по итогам первого квартала (примерно, на 20%). Кроме того, по словам директора службы SAP Service фирмы AMR Дэвида Буланджера, SAP AG испытывает трудности, обусловленные потерей части менеджеров по продажам (в прошлом году компанию покинуло около 20%-30% менеджеров, которые перешли в онлайновый бизнес), а также неясными перспективами ERP-рынка в условиях происходящих перемен.

Эти факты весьма многозначительны и свидетельствуют  о начале процесса разорения ERP-производителей, испытывающих трудности в новых  экономических условиях. Переориентация большинства крупных и средних  клиентов на решение Проблемы 2000 и  напряженное состояние их ИТ-бюджетов явились первыми признаками кризиса  разработчиков ERP-систем, а становление  электронного бизнеса только усложнило  их положение. Продолжающееся развитие электронного бизнеса заставило  предприятия различных вертикальных рынков (основных заказчиков ERP-систем) сконцентрировать свое внимание на интеграции серверных систем с данными своих  внешних клиентов и поставщиков  при помощи программных средств  электронной коммерции (e-commerce), приложений для управления цепями поставок (SCM) и приложений для управления взаимоотношениями  с клиентами (CRM). В свою очередь, задача полной интеграции всех этих приложений пока еще не решена в удовлетворительном объеме основными разработчиками ERP-систем. Вследствие этого, компании Baan и SAP AG уступают свои позиции поставщикам CRM-систем и SCM-систем (таким, как фирмы Siebel Systems и I2 Technologies). Более того, по прогнозу AMR Research, в период до 2004 г. расходы  на ERP-продукты будут ежегодно сокращаться  на 36%, тогда как затраты на приобретение SCM-систем будут увеличиваться на 40% в год.

Вследствие этого, перед пользователями ERP-систем (в  частности, ПО производства Baan) возникает  нелегкая проблема выбора правильной стратегии поведения в условиях столь динамично меняющегося  рынка. Часть пользователей все  же решила оставить уже установленные  системы, надеясь, что все образуется (например, компания Boeing, являющаяся крупнейшим в мире пользователем ПО Baan). Тем  не менее, проблемы использования многих ERP-систем (разработки компаний, испытывающих постоянные или временные трудности) вынуждают часть ИТ-менеджеров справедливо  задумываться о нестабильности положения своих поставщиков КИС. Их опасения вызваны, прежде всего, возможностью прекращения поддержки установленных КИС (в этом случае, при возникновении сбоев системы рухнут, и огромные финансовые потери предприятий будут неизбежны). Для этих ИТ-менеджеров неизбежно возникает проблема выбора новой КИС. А выбирать действительно есть из чего.

Современный рынок  КИС, буквально, перенасыщен предложениями  разработчиков. Если несколько лет  назад на рынке уверенно доминировали программные продукты только ряда крупных  вендоров (SAP AG, Oracle, PeopleSoft, J.D. Edwards и Baan), то сейчас появились и другие КИС, разработчики которых настроены  весьма агрессивно в отношении завоевания клиентуры (более подробно см. КИ 11-13/2000). Следует также особо отметить увеличение ERP-предложений для средних  и малых предприятий (как со стороны  крупных, так и небольших производителей корпоративного ПО). В связи с  быстрой насыщаемостью мирового рынка КИС и некоторым снижением  спроса на корпоративное ПО со стороны  крупных компаний в последнее  время ведущие разработчики ERP-систем (компании J.D. Edwards, SAP AG и др.) обращают все большее внимание именно на небольшие  фирмы, стремясь приспособить свое ПО к их требованиям. Малому бизнесу  нужны системы, отличающиеся гибкостью  и простотой по всем основным параметрам: возможностям реализации, цене, поддерживаемым программно-техническим платформам, возможностям администрирования, качеству пользовательского интерфейса и  др. Для малых предприятий очень  важно, чтобы внедрение КИС происходило  достаточно быстро и при минимальных  затратах финансовых и человеческих ресурсов. Поэтому предприятия малого бизнеса интересуют КИС, требующие  минимальной перестройки бизнес-процессов  и способные хорошо адаптироваться как к существующим, так и к  перспективным бизнес-процессам.  
Здесь также существуют определенные трудности. Если крупные компании уже вложили миллионы долларов в сложные КИС, способные решать широкий круг задач (от управления финансами, цепями поставок и кадрами вплоть до автоматизации производственных процессов), то у малых и средних предприятий существуют определенные опасения в связи со сложностью выбора и высокой стоимостью развертывания КИС. Все это вместе взятое создает немалые трудности как для предприятий (желающих выбрать и внедрить КИС), так и консалтинговых компаний, которые должны помочь им сделать этот выбор.