Автоматизация офиса

В крупных компаниях, где обрабатывается до 100 и более документов в день, отношения "каждый с каждым" в  рамках информационного обмена серьезно запутывают ситуацию. Снижается ответственность  конкретного сотрудника за конечный результат информационной работы: теряются документы, задерживается выполнение заданий, искажаются данные, растет число  проблемных и конфликтных ситуаций. Прежде всего - это касается документов, которые инициируют цепочку работ  и порождают новые документы. Для устранения этих проблем в  компаниях создаются специальные  подразделения, секретариаты, канцелярии, архивы. Однако без интеграции новых  подразделений в общую систему  управления компанией, а главное, не объединив потоки директивной и  функционально обеспечивающей информации, ослабить остроту проблемы не удастся.

4. Обеспечение управления

До 60% указаний и распоряжений руководители отдают в устной форме, не оставляя следов на информационных носителях. Как  следствие, выполнение этих указаний контролируется плохо; они слабо координируются с другими мероприятиями и  не всегда обеспечиваются необходимыми информационными материалами, поскольку  выпадают из стандартной технологической  цепочки регистрации и обслуживания.

Недокументированная информация, выполняющая  обслуживающие функции, также не является технологически адаптированной к формату документов и средствам  их обработки и поэтому не может  полностью или частично учитываться, анализироваться и контролироваться в рамках формальных процедур. Из-за того, что недокументированная информация, как правило, содержит большой объем информационных шумов и не имеет официального статуса (не институциализирована технологическими стандартами, инструкциями и другими нормативными документами), ее использование приводит к дополнительным тратам времени, ошибкам или даже помехам в работе.

Вовремя доставленная исполнителю  релевантная информация является одним  из главных условий успешного  выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей.

Важнейшим условием эффективности  и конкурентоспособности становится скорость нахождения, использования  и преобразования исходной информации в решения и действия, направленные на изменение качества или количества продуктов и/или услуг на целевом  рынке.

Тенденции роста организаций и  расширения специализации - это сигнал к преобразованию функций информационного  обеспечения в специализированную отрасль деятельности, интегрированную  с процессами управления.

Функции информационного обеспечения  необходимо придать свойства не только фильтра, концентратора, накопителя и  регулятора информационных потоков, но и производителя, и поставщика необходимой  для работы персонала информации. Только в кабинетных исследованиях  можно отрывать процесс основной деятельности от его информационного  обеспечения. В реальности это единый процесс. Производственные процедуры, перемещение материальных и денежных потоков всегда имеют информационное отображение и документальное сопровождение. Прежде чем товары пойдут на склад  или со склада, выписываются соответствующие  документы (накладные или требования). Работы выполняются по нарядам, денежные транзакции оформляются платежными документами.

Существующая в практике несогласованность  объясняется особенностями функционирования крупных и средних компаний, в которых оперативное управление жизнедеятельностью организации осуществляется из разных локальных центров, коими являются члены дирекции и руководители служб или крупных подразделений. Чем больше у генерального директора непосредственных подчиненных, тем более рассогласованными являются их действия, поскольку никто из руководителей не располагает полной информацией о текущем положении дел и состоянии ресурсов и решения зачастую принимаются без достаточных информационных оснований. Между тем компания в целом обладает всей полнотой информации, крупицы которой рассредоточены между членами организации.

Особенно важна работа с директивной  информацией, которая задает направление  изменений в организационной  системе компании и ее процессах. Директивная информация может быть представлена устными указаниями, письменными приказами и распоряжениями, резолюциями на документах, протоколами, планами, программами и т. п. Очевидно, что порядок требует соответствующей организации структур и процессов.

В крупных компаниях создаются  новые подразделения и должности  для работы с документами, информацией  и техническими средствами поддержки. Однако интеграция функций информационного  обеспечения в систему управления компаний не всегда эффективна. Именно по этой причине механическое наращивание  численности персонала и подразделений  ощутимого положительного результата не дает.

5. Распределение функций информационного обеспечения

В таблице приведены сведения о  распределении между специалистами  компании функций информационного  обеспечения, включая техническое  обслуживание и поддержание инфраструктуры.

Рис.Примерное распределение функций оперативного информационного обеспечения

     Применение описанной технологии информационного обеспечения компании требует инвентаризации документальной базы, разработки маршрутов движения документов и процессов их обработки, а также внедрения автоматизированных программных средств ведения баз данных и учета движения документов. Наградой за проделанную работу станут ускорение бизнес-процессов и сокращение времени, затрачиваемого на поиск информации, оценку ситуации и принятие взвешенных управленческих решений.

Заключение

На первый взгляд не происходит ничего сверхъестественного—информационная индустрия является новой отраслью технологий, она всегда бурно развивалась, ускорения чередовались с относительно плавными периодами. Происходящее сегодня сопоставляют с такими вехами, какпоявление персональных компьютеров в эпоху властвованиябольшихЭВМиповсеместное объединение персональных компьютеров в локальныесети.Соглашаясьсэтим сравнением, следует отметить эволюционный характер явления. Просто когда люди хотят отразить важность какого-либо момента, они называют его революционным — это из области маркетинга.

Никтонеможетигнорироватьновыетехнологии,широкораспространяющиеся в нашей жизни,неговоряужеотойнепосредственной выгоде, которую из них могут извлекать потребители ужесегодня.Результаты этих усилий уже воплощаются в реальных проектах.

В результате развития информационных технологий и большой прибыльности проектов в отрасль привлечено множество фирм. В результате создалась ситуация совершенной конкуренции. Результатом сегодняшней обостренной конкуренции будет совершенствование ИТ, появятся новыеотрасли, рынок предложения станет прозрачнее.

Таковыосновныечертыразвитиясегодняшнегоиндустриальногобизнеса — этого многоликого феномена нынешнего столетия, который ужесейчас конкурирует с промышленностью и в скором будущем может стать основнымвидом экономической деятельности.

Список используемой литературы

1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М, 2004.

2. Организация работы  с документами / Под ред. В.А. Кудрявцева. – М.: ИНФРА-М, 2001.

3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство  на компьютере. - М., 2000.4.Информационные системы в экономике. Под ред. В.В. Дика. –М.: Финансы и статистика, 2003.5.Мартин Е. Информационные технологии в управлении. –М.: Финансы и статистика, 2002.6.Грабауров М. Информационные технологии. -М.: Финансы и статистика, 2003.

7.А.Акопянц.Квыборусистемавтоматизации документооборота/ЛСомпьютерра. 2003. №12.

8. Е.В. Алексеева, Л.П.  Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. №12.

9. Л.П.Афанасьева. Электронные  документы в документообороте  и архиве организации//Секретарское  дело. 2006. №1.

10. В.Э. Баласанян. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления/УДелопроизводство. 2004. №1.

11. В.Э. Баласанян. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированные системы делопроизводства) для повышения эффективности управления//Делопроизводство. 2002. №2.

12. В.Э. Баласанян. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием// Секретарское дело. 2002. №2.

13. М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.