Содержание 
 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

    Эффективное использование информационных ресурсов необходимо организации. Информация о  сегментировании целевого рынка  позволяет компании выявлять маркетинговые  возможности. Информация необходима для чёткого определения конкурентных преимуществ компании и её страте-гического позиционирования. Наконец, информация о стратегической позиции компании на рынке требуется для построения эффективной бизнес - стратегии на основе конкурентных преимуществ.

    Предпринимателю для успешного ведения дел  в настоящее время необходимо понять важность информации и информационно-интеллектуальных систем, так как неотъемлемой чертой современного общества является его информатизация - насыщение производства и всех сфер жизни и деятельности всевозрастающими потоками информации  и  управление этими  потоками. В конкурентной борьбе решающее значение приобретают вопросы, связанные со сбором, хранением, поиском, переработкой, преобразованием, распространением и использованием информации.

    Стремительно  развиваются деловые и финансовые информационные системы. Формируется  правовая поддержка современных  информационных технологий. Фактически открыт доступ к мировому потоку политической, финансовой, научно-технической, технологической и иной информации. Впереди возможности построения глобального бизнеса в информационной сети Internet. .

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ.

 

    Существенная  часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

   1. по наименованию:

   - письма;

   - телеграммы, телефонограммы; 

   - заявления;

   - предписания;

   - характеристики;

   - справки;

   - инструкции;

   - удостоверения;

   - приказы, распоряжения, решения,  указания, поручения, протоколы и  т.п.;

   2. по типу материального  носителя:

   - бумажные (письменные, графические и т.д.)

   - фото-, кино- и видеодокументы;

   - электронные документы;

3. по принадлежности к системе  документации определенного вида  деятельности:

   - система управленческой документации;

   - система обеспечивающей документации;

   - система документации по основной деятельности и т.п.

   Система управленческой документации:

1) распорядительная  документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по планированию;

3) информационно-справочная  и аналитическая документации.

   Система обеспечивающей документации:

1. документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;
2. документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

   Система документации по основной деятельности:

1. документация по материально-техническому обеспечению;
2. производственно-технологическая документация.

Организация информационного обеспечения.

   Информация  позволяет управлять. Но и информацией  нужно управлять. Управлять процессом  ее получения и использования, информационными  ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

   Информационное  обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

   Цели  и задачи информационного обеспечения  управленческой деятельности можно определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
• создание и развитие систем обработки и передачи информации;
• развитие системы информационного обеспечения.

   Информационное  обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

• законодательные акты РФ;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
• методические материалы по работе с документами;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации.

   Любая организация существует в некоторой  внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

   Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

   Информация  внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

   - законодательные и регулирующие  органы;

   - клиенты и партнеры предприятия;

   - информационные агентства;

   - конкуренты;

   - органы статистического учета.

   Информация  из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

   Удовлетворение  информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа  информации. Эти действия совершаются  как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

• простые и сложные запросы;
• формализованные и неформализованные запросы.

   Формализованные запросы характеризуются заданностью  исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

   В результате обработки информации формируются  документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

   Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

   Централизованное  информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

   Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

   Достоинства и недостатки обеих технологий привели  к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода – организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

 

2. ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ ОПЫТ

 

    В России информационное обеспечение  организовано на базе положений Закона «О стандартизации». Закон исходит из того, что официальная информация о разрабатываемых и принятых нормативных документах, в том числе и международных, должна быть доступна заинтересованным организациям и лицам в той части, которая не рассматривается как государственная тайна.

    Исключительное  право опубликования государственных  стандартов принадлежит государственным  органам управления, утвер­дившим эти  нормативные документы, причем порядок  опублико­вания определяется Правительством РФ.

    Госстандарту РФ предоставлено исключительное право официального опубликования информации, касающейся продукции и услуг, сертифицированных и маркированных знаком соответствия государственным стандартам.

    Все субъекты хозяйственной деятельности, которые принимают нормативные документы, ведут информационные фонды и сами представляют на договорной основе документы и сведения о них заинтересованным юридическим и физическим лицам.

    Госстандарт РФ не только организует публикацию официальной  информации о российских, международных, региональных, национальных нормативных документах, правилах, нормах и рекомендациях по стандартизации, но и ведет Федеральный инфор­мационный фонд стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической информации, международных (региональных) стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации, национальных стандартов зарубежных стран.