Функции управления и связующие процессы

1 функции управления  и связующие процессы

Функции управления - две общих характеристики: 1) все они требуют принятия решений; 2) для выполнения всех функций необходима коммуникация, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Так как эти две характеристики связывают все управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими  процессами.

Принятие  решений. Управленческая работа - это, в основном, работа интеллектуальная. Она напоминает попытку составить сложный мозаичный узор из отдельных кусочков после того, как кто-то свалил в эту же коробку кусочки мозаики, принадлежащие еще пяти различным сюжетам. Чтобы дополнить сравнение с мозаикой, следует сказать, что руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие - для данной организации в данное время и в данном месте. По сути, чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возмож-ностей. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие  решения - это выбор того, что и как прогнозировать, планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Именно это и составляет основное содержание деятельности руководителя.

Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация. Способность передавать абстрактные идеи является одной из важных отличительных особенностей человечества. Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между людьми. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования.

Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Планы, например, нельзя выполнить, если они не будут переданы тем людям, которые должны их выполнять. Обычно, если руководство может донести обоснование своих решений до подчиненных, это значительно повышает шансы их успешного выполнения. До тех пор, пока работники не понимают, какое вознаграждение может предложить им организация за хорошо выполненную работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на нее. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели организации.

Процесс управления: процесс превращения цели в согласован-ную деятельность; функционирование системы управления, взаимо-действие звеньев; разработка управленческих решений; деятельность менеджера во времени и пространстве (диахроническая характе-ристика управления); последовательность действий, составляющих управление (воздействие); процесс формирование воздействия; решение проблем развития предприятия (рис.1). 

 

Функция управления - это обособившийся вид управленческой деятельности.

 

Исследование функций  управления имеет большое практическое значение, поскольку они в значительной мере определяют структуру органов  управления.

 

Наиболее  распространенная классификация выделяет следующие группы функций:

 

1. Общие  функции управления являются обязательными для успешной работы любой организации. Сюда входят: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции были выделены французским практиком и ученым Анри Файолем в его работе "Общее и промышленное управление" в 1916 г., которая была результатом процесса исследования факторов, оказывающих мотивирующее и демотивирующее воздействие на поведение человека.

 

Последовательность  выполнения данных функций обеспечивает управление любым объектом (национальной экономикой, отраслью, предприятием).

 

Функция планирования имеет особое значение и включает в себя следующие процессы:

 

1. на основе анализа внешней среды и интересов групп формируется миссия организации;
2. определяются цели на основе анализа требований рынка и возможностей самой организации;
3. исходя из установленных целей организации и состояния внешней и внутренней среды намечаются альтернативные стратегии;
4. для реализации стратегий вырабатываются политика и процедуры, по которым действуют сотрудники организации;
5. производится работа в подразделениях, основанная на оперативных планах;
6. планы организации согласуются с показателями и финансовыми ресурсами.

2. Конкретные  функции (специфические) определяются объектом управления.

 

К функциям современного предприятия относятся следующие:

 

1. планирование (используемый ресурс - время);
2. маркетинг (используемый ресурс - потребитель);
3. предпринимательство (используемый ресурс бизнес);
4. финансы (используемый ресурс - деньги);
5. организация (используемый ресурс - люди);
6. производство (используемый ресурс - технологии);
7. инновация (используемый ресурс - идеи);
8. информация (используемый ресурс - данные);
9. социальное развитие (используемый ресурс культура).

Процесс реализации функции отвечает на вопрос: какова логическая последовательность действий, чтобы функция осуществлялась без перебоя.

 

Структура функции отвечает на вопрос: как или каким образом связаны между собой все действия.

 

Как правило, на предприятии  функцию планирования осуществляет не одно подразделение, а несколько.

 

И ведущую роль играет отдел (служба) планирования. При этом не следует умалять вклада финансового отдела, бухгалтерии, отдела снабжения, сбыта, маркетинга и т. д.

 

На основе содержания, процесса и структуры функции  проводится анализ, результаты которого служат основой для развития той  или иной функции.

 

Кроме того, данная деятельность позволяет выделить новые  функции или, наоборот, изъять функции  за ненадобностью.

 

Процесс управления хозяйственной деятельностью заключается  в выполнении общих и специфических  функций. В практике управления между  органами управления функции распределяются неравномерно: порой они распыляются  или дублируются.

 

2 роли менеджера  по г минцбергу

Итак давайте подробно рассмотрим какие фигуры входят к межличностным ролям:

7. Глава организации – эта роль связана с выполнением рутинных функций правового, социального, представительского характера. Это могут быть, например декан факультета именно он в торжественной обстановке вручает студентам дипломы, представитель фирмы участвующий в передачи благотворительной помощи, музеям, больницам, школам и т.д., именно с этим человеком связывают организацию в целом и все победы и неудачи.
8. Лидер – этот руководитель несет ответственность за мотивацию, активизацию, концентрацию подчиненных на достижении целей компании. Лидер отвечает за набор и подготовку работников, контролирует выполнения функций работниками. Собственно говоря эта роль и охватывает все управленческие действия с участием подчиненных.
9. Связной – эта роль предполагает выполнения и поддержания хорошихмежличностных отношений за пределами организации. Основной ролью связного является переписка и ведения совещаний на другой стороне, другая работа с внешними организациями и людьми.

 

Фигуры отвечающие за информационное обеспечение:

10. Приемник информации – я назову их «ищейки», люди которые всегда чувствуют информационный голод, они собирают информацию об конкурентах, информируют о новинках, информируют об изменениях происходящих за пределами компании. К непосредственным обязанностям относят обработку почты, обработка контактов связанных с приходом новой информации, ознакомительные поездки.
11. Распространители информации – осуществляют оперативное расспостранение информации нужным отделам, полученной из внешних источников, или от сотрудников. Основная задача, рассылка почты, составления отчетов для общественности, передача полезной информации, личные контакты или беседы с той же целью.
12. Представитель – выражение за пределами организации ёё официальной точки зрения, ответы на вопросы прессы. Участие в брифингах, пресс конференциях, разговоры в прессе и т.д.

Роли связанные с принятием решений:

1. Предприниматель– эта роль является самой ведущей в любой организации, ведь именно от эффективной работы этих ролей и зависит улучшения в развитии компании. Эти роли менеджмента изыскивают возможности внутри компании, разрабатывают и запускают проекты и контролируют их исполнения.
2. Устранители нарушений – следят за дисциплиной выполнения и корректируют действия в момент, когда организация оказывается в “аврале”, или неприятных отношениях или перед лицом важных и неожиданных отклонений от прогнозируемого курса. Поскольку отклонения происходят быстро и самое ужасное неожиданно, то здесь этим ролям менеджмента дается приоритет перед другими ролями. От действий этой роли зависит сиюминутная постановка целей и быстрое их выполнение. Основной задачей этих ролей есть обеспечение функции оперативного управления.
3. Распределители ресурсов – ответственные за распределение всех ресурсов компании. Поскольку все организации действуют в условиях ограниченных ресурсов, то как раз эта роль и занимается этим процессом. К ресурсам можно отнести деньги, люди, время, материалы и т.д.
4. Переговорщик – роль менеджера связанная с постоянной необходимостью торговаться с представителями других организаций или отдельными людьми для отстаивания интересов собственной компании или подразделения. Переговоры могут затрагивать вопросы вопросы выполнения работы, ресурсов, целей, разных условий продаж или покупок, влияющих на организацию, от имени которой выступает менеджер.

Но это еще не все продолжаем изучение основ менеджмента, а именно управленческий процесс и этапы менеджмента.

3 навыки менеджера и уровни управления

Три уровня менеджмента

Все выполняемые  менеджером роли (как во внутренней, так и внешней среде) последова-тельно проходят три уровня или могут  быть сконцентрированы на одном из них:

 

Управление информационными  потоками с целью воздействия  на людей, что заставляет их действовать  в нужном направлении. Это функции  – коммуникация и контроль.

Управление через  людей – мотивация и побуждение.

Управление действием  – активное участие в тех или  иных акциях.

Уровень, на котором  руководитель предпочитает работать, становится детерминантой его стиля  управления. ДЕЯТЕЛЬ предпочитает работать на внешнем уровне – управление непосредственным действием. ЛИДЕР  ориентирован на работу с людьми. АДМИНИСТ-РАТОР  – на управление информационными  потоками.

 

Концепция соответствует  мнению Р. Дафта, который выделяет три  вида навыков, необ-ходимых руководителям  различных уровней управления.

Три основных вида навыков (Ричард Дафт. Менеджмент. 2000)

 

 

 

Концептуальные  навыки – аналитические способности  человека, его умение обрабаты-вать поступающую информацию, планировать  деятельность организации. Менеджер дол-жен  представлять роль каждого подразделения  в организации, положение организации  в отрасли, ее роль в деловой и  социальной среде. Менеджер должен обладать стратегиче-ским мышлением, т.е. способностью на основе анализа информации о внешней  среде и состоянию своей организации  принимать решения о направлениях развития организации, реструктуризации ее ресурсов.

Человеческие навыки – способности менеджера к  работе с людьми и посредством  лю-дей. Способности мотивации подчиненных, содействие в координации их деятельности, способности разрешения конфликтов.

Технические навыки – специальные навыки и умения, необходимые для выполнения функциональных задач. Профессиональные знания технологии и оборудования, методов и инструментария в определенной сфере деятельности (организация и планирование поста-вок, производства, сбыта, деятельность в  сфере исследований и разработок, экономики и финансов и др.).

 

4-8

II. ОСНОВЫЕ МЕНЕДЖМЕНТА

3. Этапы и школы в истории менеджмента

Великая индустриальная революция XVII–XIX вв. оказала гораздо более  существенное влияние на теорию и  практику управления, чем все предшествующие революции. Именно на этом этапе и  начал развиваться менеджмент в  том виде, в котором мы привыкли воспринимать это слово. Именно тогда  появилась потребность в талантливых  управленцах, которые могли бы выработать свою стратегию управления фирмой и  развития бизнеса и привести фирму  к успеху, или, в крайнем случае, спасти ее от банкротства.

К концу XIX – началу XX в. появились  первые работы, в которых была сделана  попытка научного обобщения накопленного опыта и формирования основ науки  менеджмента. Это было ответом на потребности промышленного развития, массовое производство и массовый сбыт, ориентация на рынки большой емкости  и крупномасштабную организацию  в форме мощных корпораций и акционерных  обществ.

Классическое направление менеджмента включало в себя три области:

– научный менеджмент – акцент делался на научно обоснованную организацию производства, рациональность и преподнесение менеджмента в виде промышленного (Ф.У.Тейлор, Г. Гант, Ф. Гилберт);

– административный менеджмент - внимание уделялось организации в целом и таким функциям как планирование, организация, командная цепочка, координация и контроль (А. Файоль, М.П. Фоллет);