Функции управления, уровни управления и их особенности

    Организация выполнения плана и контроль. Устанавливается  связь плановой работы с конечной целью производства, удовлетворением  потребностей общества.

    Существует  три основных типа планирования.

    Стратегическое  планирование (высший уровень) – это  попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции  наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет  поведение конкурентов. Главная  задача планирования на этом уровне состоит  в том, чтобы определить, как организация  будет вести себя в своей рыночной нише.

    Тактическое планирование (средний уровень) –  это определение промежуточных  целей на пути достижения стратегических целей и задач. В основе стратегического  планирования лежат идеи, которые  были рождены при стратегическом планировании.

    Оперативное планирование (низший уровень) – это  основа основ планирования. В оперативных  планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую  систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и  главных целей организации.

    Эффективность планирования зависит от того, какими принципами руководствуются при  составлении планов.

    Полнота планирования – учитываются все  события и ситуации, которые могут  иметь значение для развития организации.

    Точность  планирования – использование современных  методов и средств для обеспечения  точности прогнозов.

    Ясность планирования – формулировки планов должны быть доступны всем членам организации.

    Непрерывность планирования – планирование это  не одноразовый акт, а непрерывный  процесс.

    Экономичность планирования – расходы на планирование должны соизмеряться с выгодой от планирования [6, с. 99].  

    3.2 Функция организации  

    Реализация  планов требует организации, которая  представляет следующий этап менеджмента.

    Под организацией понимается процесс:

• Определения рациональных форм разделения труда;
• Распределения работы среди работников, групп работников и подразделений;
• Разработки структуры органов управления;
• Регламентации функций, подфункций, работ, операций;
• Установления прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
• Подбора и расстановки кадров.

    Функцию организации можно рассматривать  в двух аспектах: во-первых, как процесс  создания системы, во-вторых, как процесс  ее совершенствования, упорядочения.

    Организация работ – функция, которую должны осуществлять все руководители –  независимо от ранга. Однако, хотя смысл  этой концепции состоит в делегировании  прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации  в целом почти всегда принимается  руководством высшего звена. При  этом задача менеджеров состоит в  том, чтобы выбрать такую организационную  структуру, которая лучше всего  отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  распределять и направлять усилия своих  сотрудников.

    Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так и внутреннее ее окружение.

    Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

    Принцип разделения труда. Основной смысл –  все виды деятельности предприятия  должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и  побуждениям сотрудников, которые  будут их выполнять.

    Для преодоления отрицательных последствий  узкой специализации труда, целесообразно  расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников  к принятию касающихся их решений (стратегия  участия).

    Скалярный принцип. Относится к цепочке  прямых должностных отношений руководителей  и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в  организации. Чем отчетливее линия  должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней  процесс принятия решения и коммуникации.

    Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

    Еще одной важной характеристикой организации  управления является уровень централизации (децентрализации) полномочий (власти).

    Централизация – концентрация прав на принятие решения  на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав низшим уровням управления. 

    3.3. Мотивация 

    Мотивация – процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.

    Руководители  всегда мотивировали своих работников, осознавали они это или нет. В  древние времена для этого  служили хлыст и угрозы, для  избранных – награды.

    Методы  управленческой мотивации можно  разделить на: методы экономической  мотивации – зарплата, премия, льготы, проценты, участие в прибылях, пакет  акций, доплата и др.; методы социальной мотивации – общественное признание, благодарность, восхищение, обожествление, презрение и т.д.; методы психологической  мотивации – ощущение собственной  значимости, безразличие, ущербность, ненужность и проч.; методы властной мотивации – повышение в должности, предоставление дополнительных полномочий и т.д.; социально-психологические  методы – повышение социальной активности, обмен опытом, критика, деловая, управленческая и профессиональная этика и т.д.; методы моральной мотивации –  личное или публичное признание, похвала и критика; метод проектирования и перепроектирования (обогащения) работ; метод вовлечения сотрудника в управление; методы изучения мотивации  и мотивов; экспериментальные методы, методы оценки поведения и его  причин со стороны, методы изучения (беседа, опрос, анкетирование) и проч.

    Мотивацию можно рассматривать двояко, как:

    – определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения человека и группы;

    – процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение цели или получение вознаграждения.

    При этом процесс мотивации можно  представить в виде шести следующих  одна за другой стадий:

    – возникновение потребности;

    – поиск путей устранения потребности;

    – определение целей (направления) действия;

    – осуществление действия по удовлетворению потребности;

    – получение вознаграждения за осуществление действия;

    – удовлетворение, устранение потребности.

    Мотивы  – это то, что вызывает определенные действия человека и находится «внутри» него, их можно классифицировать по следующим основаниям: по видам активности; по времени проявления; по видам  потребностей человека; по установкам личности; по структуре; по функциям; по ведущему мотиватору.

    Процесс мотивации объясняют прежде всего  содержательные теории мотивации. В них выявляются основные потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. При разработке концепций мотивации наибольшее значение имели работы А. Маслоу, Ф. Герц-берга и Д. МакКлелланда.

    По  теории американского психолога  А. Маслоу (1908–1970) все потребности можно расположить в виде строгой иерархической структуры (рис. 2). Он считал, что потребности нижних уровней влияют на поведение человека прежде, чем потребности более высоких уровней. В каждый конкретный момент человек стремится к удовлетворению той потребности, которая для него является более важной или сильной. Потребность следующего уровня станет наиболее мощным фактором в поведении человека, когда будет удовлетворена потребность более низкого уровня.

    

    Рис. 2. Иерархия потребностей по А. Маслоу

    Очевидно, что система мотивации или  стимулирования труда работника  должна учитывать элементы всех рассмотренных  теорий. Действия по мотивации должны включать экономическое и моральное  стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для  проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя  эту функцию, руководители  должны постоянно воздействовать на факторы  результативной работы членов трудового  коллектива. К ним в первую очередь  относятся:

    – разнообразие работы по содержанию;

    – рост и расширение профессиональной квалификации работающих;

    – удобные графики работы;

    – удовлетворение от полученных результатов;

    – возможности проявления инициативы и осуществления самоконтроля;

    – повышение ответственности работающих.  

    3.4. Контроль 

    Функция менеджмента «контроль» устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.

    Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные. Контроль можно классифицировать:

    • по объектам контроля (предметы труда, средства производства, условия труда, документы и т.д.);

    • по исполнителям;

    • по принимаемому решению;

    • по возможности дальнейшего использования  объектов контроля;

    • по типу отношений;

    • по признаку открытости;

    • по масштабу;

    • по методике проведения;

    • по способу получения и обработки  информации;

    • по степени формализации (формальный или официальный и неформальный);

    • по степени мотивационной значимости;

    • по объектам выполняемых операций (однофункциональный и многофункциональный);

    • по характеру (непрерывный и периодический);

    • по количеству контролируемых величин (единичный или одномерный и множественный  или многомерный);

    • по степени охвата объектов контролем (сплошной или выборочный);

    • по режиму контроля (усиленный, ускоренный, нормальный и т.д.);

    • по времени контроля;

    • по регулярности осуществления контроля;

    • по периодичности выполнения контрольных  операций;

    • по уровню механизации (автоматизации);

    • по стадиям жизненного цикла объекта.

    Контроль  подразделяется также на текущий  и заключительный. Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, носит  название текущего. Задача его –  оперативное выявление и своевременное  пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. При этом полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Целью этого вида контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе.