Характеристика организационной структуры отеля «Саппоро»

Характеристика  организационной структуры отеля  «Саппоро»  

Главная задача отеля «Саппоро» 

• Удовлетворение  потребностей в гостиничных услугах, обеспечение качественных и надежных услуг туристам.

 

Отель возглавляет  генеральный директор  

• Организует  работу всего коллектива
• Несет полную ответственность за состояние отеля и его деятельность
• Имеет трех заместителей по номерному фонду, по питанию, по административным службам

Директор  номерного фонда 

• Директору номерного  фонда подчинены служба приема и  хозяйственная служба (горничные, уборщики общественных помещений, прачечная, химчистка)

Директор  по общественному питанию  

• Директору по общественному питанию подчинены  кухня, рестораны, бары, банкетная служба, служба обслуживания в номерах

Директор  по административной части 

• Директору по административной части подчиняются  контроллер, менеджер отдела маркетинга и продаж, главный инженер, служба безопасности, отдел персонала.

Контроллер 

• В функции контроллера  входят разработка финансового плана, бухгалтерский учет, аудит, все финансовые расчеты отеля 

- Формальное наличие  подразделений, отвечающих за  выполнение той или иной функции  управления;

- Выполнение существующими  подразделениями функций управления, требующихся для успешной работы  предприятия;

- Существующие информационные  и коммуникационные связи между  подразделениями, включая подотчетность. 
 

Анализ существующей структуры проводится по трем направлениям:  

В результате анализа было выявлено:  
 

• - На предприятии  выполняются все необходимые  функции: оперативное и стратегическое  маркетинговое планирование, комплексное  исследование, сбор и анализ внутренней  и внешней маркетинговой информации, финансовое планирование и т.д.
• - Все функции выполняется в полном объеме,
• - Четкое разделение по уровням иерархии;
• - Четкие границы между функциями подразделений.
• - Системность принятия решений и своевременность реакций на существующую ситуацию.
• Таким образом, существующая организационная структура управления позволяет эффективно управлять предприятием.

Анализ работы персонала  
 

• Распределение функций по управлению персоналом:
• - Поиск, подбор и найм персонала;
• - прогнозирование потребности в кадрах;
• - Создание эффективной системы мотивации сотрудников (в гостинице «Саппоро» разработана и действует система материального стимулирования персонала в виде системы премий и бонусов по результатам работы);
• - Планирование карьеры сотрудников, ротация и продвижение кадров: производится карьерное планирование, перемещение кадров происходит по результатам увольнения сотрудников;
• - Мероприятия по обучению: систематически проводятся главным менеджером;
• - Выявление социальной напряженности в коллективе, управление конфликтами: ведется работа по улаживанию трудовых споров и конфликтов, осуществляются обследования психологического климата вотеле.
• Все кадровые функции в отеле «Саппоро» выполняются.

Анализ стратегий  фирмы  
 

• стратегические  цели деятельности отеля:

- Область деятельности: предоставление туристических услуг  взрослому и детскому населению;

- Приоритетом деятельности  является предоставление качественных  услуг;

- Фирма должна  стремиться к стабильному положению  на рынке за счет выявления  и продвижения конкурентных преимуществ 

Факторы успеха: 

• 1. Высокая мотивация  персонала на достижение результата, поставленных задач
• 2. Использование современных технологий.
• 3. Хорошая репутация фирмы среди клиентов
• 4. Качество предлагаемых услуг.
• 5. Высокая квалификация персонала.
• 6. Развитые технологии сбора и анализа информации о рынке.
• 7. Отлаженная работа системы управления.
• 8. Наличие полной информации по рынку.
• 9. Наличие финансовых ресурсов для решения новых задач.
• 10. Четкий финансовый учет доходов и расходов.
• 11. Высокая квалификация управленческого персонала.
• 12. Современные технологии и производственные мощности.

Служба приема и размещения  

• В функции СПиР входит бронирование, регистрация, распределение номеров, взимание платы за проживание, ведение необходимой документации и поддержание в порядке базы данных

В рассматриваемой  гостинице СПиР включает в себя работников нескольких должностей:  
 

• 1) агент по  приему и размещению гостей  или дежурный администратор;
• 2) кассир, принимающий оплату и выписывающий счет клиенту;
• 3) портье — ответственный за предоставление информации гостю о функциональных подразделениях гостиницы, а так же за сбор, подшивку и хранение информации;
• 4) телефонный оператор, поддерживающий связь с междугородними и международными телефонными станциями, фиксирующий телефонные звонки из номеров, контролирующий их оплату, и оказывающий услуги по побудке;
• 5) агент по бронированию мест в гостинице;
• 6) портье по выдаче ключей.

Служба обслуживания гостей  
 

• Возглавляет службу обслуживания менеджер, которому подчинены  швейцары (doorman), коридорные пажи (bell man), подносчики багажа (porter), лифтеры, консьержи, курьеры, водители

• Швейцар встречает  гостя, открывает дверь, вызывает такси, руководит парковкой, помогает гостю  разгрузиться, охраняет багаж и передает его подносчикам багажа, которые  вносят его в гостиницу и дальше разносят по номерам. Швейцар также  должен помочь гостю сориентироваться в городе, знать его основные достопримечательности  и т. п.

• Коридорный  сопровождает гостя в номер, несет  его ручной багаж, открывает номер, проверяет его готовность, объясняет  гостю правила пользования оборудованием  номера, а также разносит по номерам  корреспонденцию и выполняет  другие функции посыльного. Кроме  того, коридорный— это глаза и  уши директора: он должен докладывать  «наверх» все замеченные им подозрительные случаи.

• К услугам, оказываемым  консьержами относятся:
• — приобретение и доставка билетов в театр;
• — заказ столика в городских ресторанах;
• — заказ и доставка билетов на различный транспорт;
• — резервирование мест в различные косметические салоны;
• — предоставление информации о достопримечательностях и интересных событиях, происходящие в месте пребывания гостей.
• — помощь в экстренных случаях.
• — выполнение личных поручений клиентов.

Инженерная  служба  

• Отель «Саппоро» до предела насыщена сложным инженерным оборудованием (скоростные лифты, система кондиционирования, отопления, водоснабжения и канализации, электрическое (большой мощности) и газовое оборудование кухни, кабельное телевидение, компьютеры и т. д.).

Служба безопасности  

• Функции службы безопасности многообразны. Наиболее трудоемкой функцией является патрулирование помещений. При патрулировании проверяются, заперты ли двери (до 10—20% дверей ночью  в отеле могут оказаться незакрытыми), наличие в помещениях лиц, которых  там не должно быть, нарушение правил безопасности служащими и т. д. Служба безопасности контролирует служебный  вход (сотрудники проходят в помещения  только по пропускам), на главном входе  установлен незаметный для гостей, но эффективный заслон для проникновения  в отель хулиганов, посторонних  пьяных лиц (которых нужно отличать от «своих» пьяных клиентов) и других нежелательных элементов.

Отдел закупок 

• Функция отдела — закупки нужных товаров требуемого качества по разумной цене в нужное время. При этом в отеле «Саппоро » выдерживается оптимальный размер запасов в гостинице, поскольку хранение стоит денег, к тому же многие закупленные товары при чрезмерно длительном хранении могут испортиться.

Служба питания  

• В непосредственном подчинении директора службы питания  находятся шеф-повар, контроллер службы питания, метрдотель, банкетный менеджер, главный бармен, стюард. Ресторан сам  осуществляет закупку, в его штате  находятся закупщик продовольствия и закупщик вин и других напитков.

Кадровая  служба и служба развития персонала  

• Основные функции работников службы развития персонала в гостинице «Саппоро» являются:
• — формирование кадров организации (планирование, отбор и найм, анализ текучести);
• — обучение работников (ориентация, переподготовка, аттестация, организация продвижения по службе);
• — совершенствование организации труда, создание безопасных условий труда;
• — стимулирование производственной, творческой отдачи, активности персонала;
• — разработка и реализация программы развития кадров гостиницы.
• Кадры организации находятся в постоянном движении вследствие приема на работу и увольнения. В отеле «Саппоро» оборот кадров составляет 5% в год.

Выводы: 

• рассмотренная в работе гостиница «Саппоро» соответствует всем необходимым требованиям, предъявляемым к организационной структуре современного отеля. Политика работы фирмы направлена на качественное и достойное оказание гостиничных услуг. Существующая структура управления гостиницей «Саппоро» отвечает текущим целям и задачам отеля и является толчком дальнейшего развития предприятия. Система управления гостиницей является результатом целенаправленного выстраивания в ответ на изменения внешней среды, в фирме выполняются все жизненно важных функций, вследствие чего клиентская база постоянно растет.