Организация управленческого труда

     Введение

     Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

     Управление  организацией – это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. "Управлять – значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов", - так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль.

     Процесс управления предусматривает согласованные  действия, которые и обеспечивают, в конечном счете, осуществление  общей цели или набора целей, стоящих  перед организацией. Для координации  действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части. Схема взаимодействия между ними показана на рис. 1.1.

     В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. Управляющее звено – необходимый элемент любой организации.

Рис. 1.1. Взаимодействие управляющей и управляемой части деловой организации А - управляющая информация, Б - информация об исполнении.

     На  этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью преодоления возникшей проблемы, которая представляет собой не что иное, как реальное противоречие, требующее своего разрешения.

     Заметим, что управленческое решение – это результат коллективного творческого труда. Оно всегда носит обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной или неявной форме влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.

     Управляемая часть – это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации. Так, например, если речь идет о деловой организации, осуществляющей управление финансами, скажем, о банке, то на его вход поступают денежные средства или их заменители (ценные бумаги, векселя, акции и т.п.). Выходом является информация по управлению финансовыми потоками и денежными средствами. Во многих случаях банк осуществляет выплату наличных денежных средств.  
 
 
 

1. Управление  как процесс преобразования информации

     Информация - осмысленные упорядоченные данные, сведения об определенном событии, факте, явлении или ситуации. Управление можно рассматривать как восприятие, преобразование и передачу информации, где исходная информация преобразуется в конечный продукт, управленческое решение или командную информацию. К управленческой (командной) информации предъявляется следующая информация:

1. ценность и полезность, т.е. не нужна избыточная и бесполезная информация;
2. достоверность и объективность - выражает точность и соответствие данных реальным фактам;
3. своевременность информации - означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это необходимо для управления;
4. полнота информации определяется её достоверностью для принятия обоснованных управленческих решений;
5. правовая корректность информации. На основе полученной информации управляющая система (аппарат управления) вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему (коллектив работников) для исполнения.

     Информация, которая функционирует на предприятии, может быть классифицирована по следующим признакам:

1. по назначению (экономическая, техническая и организационная);
2. по роли в процессе управления (аналитическая, отчетная, нормативная, плановая);
3. по виду носителя (печатный текст или машинный носитель);
4. по времени поступления (периодическая, постоянная, случайная);
5. по степени преобразования (исходная, производная, обобщенная);
6. по времени использования (условно постоянная, переменная).

     Условно-постоянная информация - изменяется сравнительно редко, и она используется многократно (нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели). Переменная информация отражает динамизм процесса производственной и хозяйственной деятельности.

     Организация информационного обеспечения менеджмента  включает:

1. формирование документооборота;
2. организация процесса сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации;
3. выбор состава технических средств по переработке информации.

     Документ  – это материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовой статус. Разрабатываемые документы должны отвечать требованиям единой системы государственного делопроизводства (ЕСГД), унифицированной системы организации распорядительных документов (УСОРД) и типовых инструкций по делопроизводству и других нормативных актов, которые имеются на данном предприятии.  
 
 

2. Содержание  и особенности управленческого  труда

     Управленческий  труд – вид общественного труда, направленный на обеспечение скоординированной деятельности, как отдельных участников совместного труда, так и коллектива в целом. Содержание управленческого труда зависит от объекта управления и определяется структурой управленческих процессов, его техническим оснащением, а также взаимоотношениями людей в процессе управления управленческих функций. Управленческий труд имеет свои особенности:

1. носит в основном информационный, аналитический и умственный характер;
2. участвует в создании материальных благ не прямо, а последовательно через группы других лиц;
3. в качестве предмета управленческого труда выступает информация и люди, участвующие в управленческом процессе;
4. результатом труда являются управленческие решения;
5. средствами труда служит организационная и вычислительная техника. В основе рациональной организации управленческого труда лежат следующие принципы:
1. принцип комплексности предполагает, что организация управленческого труда осуществляется не по одному направлению, а по их совокупности и касается не одного работника, а все коллектива;
2. принцип регламентации - предполагает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций и других нормативных документов в системе управления;
3. принцип специализации заключается в закреплении за каждым подразделением определенных функций и работ с возложением на них полной ответственности за конечные результаты их деятельности;
4. принцип экономичности состоит в достижении наилучших результатов при наименьших затратах времени и средств;
5. принцип научности - заключается в совершенствовании организации управленческого труда на научной основе.

     Основными направлениями совершенствования организации и управленческого труда являются:

1. совершенствование форм разделения и кооперации труда;
2. совершенствование системы оплаты и стимулирования труда управленческих работников;
3. рациональная планировка и оснащение рабочих мест оргтехникой, техническими средствами связи и обслуживания;
4. улучшение санитарно-гигиенических и психо-физиологических условий труда (создание температурного режима, уровень шума, удобство мебели);
5. внедрение передовых приемов и методов управленческого труда.

3. Техника  управления и автоматизации управленческого  труда

     Материальной  базой управленческого труда  является организационная и вычислительная техника, офисная мебель, электронные средства сбора, регистрации, обработки, передачи информации. Современные информационные технологии включают:

1. автоматизированную обработку информации с помощью персональных ЭВМ;
2. локальные распределительные сети ЭВМ;
3. машиночитаемые носители информации;
4. устройства для быстрого изготовления, копирования и размножения документов (ксероксы, принтеры).

     Новые информационные технологии позволяют 

1. применять электронную почту, дают возможность направлять письменные сообщению любому человеку в организации и вне её;
2. проводить видеоконференции руководителей и специалистов, находящихся в разных местах;
3. обеспечить доступность документов через электронные средства связи.

     На  предприятиях, для установления межмашинного обмена информацией создаются сети ЭВМ любой конфигурации и сопряженности, которые включают в себя автоматизированные рабочие места (АРМ) руководителей и специалистов по управлению производством. (АРМ) представляет собой комплекс технических, программных и информационных средств для решения задач по управлению производством непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ. Сеть АРМ охватывает все производственные и вспомогательные цеха, функциональные подразделения и связаны с вычислительным центром предприятия. АРМ включает, как правило, персональную ЭВМ, к которой подключаются периферийные устройства различного функционального назначения, а также устройства связи с автоматикой технологического оборудования. Принципиальная схема автоматизированного управления производством с помощью АРМ имеет следующий вид:

• линейно-функциональные связи
• информационные связи

4. Культура  и этика управленческого труда

     Культура  производства - совокупность традиций и норм, которыми должен руководствоваться  менеджер в своей деятельности.

     В основе: юридические нормы, которые отражены в государственно-правовых и нормативных актах; организационные нормы, которые устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений, правила внутреннего трудового распорядка; экономические нормы – регулируют экономическую деятельность организации; моральные нормы – регулируют поведение менеджера в области нравственности и морали. Этическую культуру менеджера определяют его умение решать практические вопросы с учетом требований морали и нравственности с соблюдением правил этикета. Управленческий этикет – это совокупность норм и правил поведения менеджера во взаимоотношениях с людьми, которые включают:

1. ответственность в деловых отношениях;
2. ясность выражения мыслей;
3. честность и порядочность;
4. высокая требовательность к себе и к другим;
5. вежливость, тактичность и скромность.

     Личная  культура менеджера проявляется:

1. во внешности – подчеркнутая аккуратность, умение одеваться просто, строго с учетом индивидуальности;
2. в разговоре – высокая культура речи, эстетичность жестов и интонаций, владение приемами ораторского искусства;
3. содержание рабочего места и служебных помещений – порядок, чистота, эстетичность интерьера, освещенность, кондиционирование, наглядная информация;
4. в работе с документами – грамотное оформление, регистрация, контроль за исполнением;
5. в организации приема посетителей по личным и служебным делам;
6. поддержание здорового образа жизни и хороших семейных отношений.

5. Проведение  деловых совещаний, встреч и  переговоров.

     Цель деловых совещаний – рассмотрение и принятие решений по проблемам, требующим коллективного обсуждения. На совещаниях сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов. Деловое совещание должно быть тщательно подготовлено, а именно: