Программное обеспечение управления проектами

 

     Бюджетные риски. Анализ бюджетных рисков происходит в Microsoft Project с помощью анализа  освоенного объема. Анализ освоенного объема – это способ определения производительности проекта. Он показывает, какая часть бюджета должна бы была быть потрачена на данный момент, в виде количества труда, тратящего на данный момент, и базовых расходов на задачи, назначения и ресурсы.

     В Microsoft Project общие значения освоенного объема отображаются в трех таблицах: «Освоенный объем», «Показатели затрат для освоенного объема» и «Индикаторы календарного плана освоенного объема». Расчет освоенного объема зависит от избранного способа (по проценту завершения или по физическому проценту завершения), а также, если используется несколько базовых планов, от избранного базового плана, по которому рассчитывается освоенный объем.

     Ресурсные риски. Риски ресурсов в Microsoft Project можно  проанализировать следующим образом (табл.8). 

     Таблица 8. Определение ресурсов с большим риском

 

2.7.Отслеживание изменений

     В Microsoft Project легко осуществлять отслеживание хода выполнения проекта. Основным критерием оценки изменений проекта является базовый план.

     Базовый план является набором предыдущих оценок начальных и конечных дат, длительностей, затрат труда и расходов, сбереженных  после завершения и настройки  плана проекта, но к началу выполнения работ проекта. Кроме того, в базовом плане хранится около 20 наборов данных, включая итоги и почасовые сведения для задач, ресурсов и назначений (табл.9). Можно сберечь до 11 базовых планов.

     Таблица 9.Данные, которые хранятся в базовом плане.

 

     По  ходу выполнения проекта можно сравнить сбереженные в базовом плане  значения с фактическими. При анализе освоенного объема можно также указать, какие значения базового плана необходимо использовать для расчетов освоенного объема. При каждом сохранении базового плана записывается дата и время. Это облегчает отслеживание использования базового плана, а также момента последнего сохранения.

     Промежуточный план – это набор текущих данных проекта, сбереженный после начала проекта, что сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном проекте хранятся два набора данных (начальные и конечные даты текущих задач). Можно сберечь до 10 промежуточных планов.

2.8.Обмен данными между участниками проекта

     Для успешной работы над проектом его  участники должны обмениваться информацией, необходимой для работы: изменениями в назначениях, ресурсах, задачах и тому подобное. Обмен может быть организован как с использованием современных коммуникационных технологий, так и без них.

     Для обмена сведениями о проекте между  участниками может быть использован сервер Microsoft Project Server. Это сопутствующий Microsoft Project программный продукт, что устанавливается на сервере организации и обеспечивает возможности общего планирования и обмена сообщениями о состоянии для членов рабочей группы, руководителей проектов и других заинтересованных сторон за счет обмена и обработки информации проекта. При использовании Microsoft Project Server участники проекта могут пересматривать последние текущие сведения этом проекте.

     Если  пользователи не используют сервер Microsoft Project Server, но имеют доступ к Интернету, сведения о проекте могут экспортироваться в формате HTML путем сохранения их как веб-страницы. Также можно пользоваться специальным веб-сервисом www.projectcentral.com.

     Если  для связи используется сетевой  сервер или система электронной  почты, например Microsoft Exchange или Microsoft Outlook, возможно простое направление, отправление или передача данных о проекте с помощью Microsoft Project.

     В случае, когда при работе над проектом не используются электронные коммуникации, возникает необходимость в отправлении печатных отчетов о текущем состоянии участникам проекта и заинтересованных лиц. Microsoft Project позволяет печатать сведения о задачах, ресурсы, расходы и поступи выполнения проекта в отчетах, которые отвечают требованиям пользователей (рис.  9). Пользователи могут изменять данные в отчетах, применяя разные таблицы и фильтры. 

     

     Рис. 9. Виды отчетов 

     Microsoft Project содержит много встроенных  отчетов о задачах и ресурсах, а также перекрестных отчетах. Они разделены на несколько категорий: обзоры, текущую деятельность, расходы, назначения, загрузки и тому подобное.

2.9.Завершение проекта

    Завершение  проекта дает возможность собрать  и зафиксировать информацию о процессе и результатах его выполнения, чтобы предоставить ее заинтересованным сторонам. За результатами завершения проекта создают документы обобщения опыта.

     В документах обобщения опыта записываются сведения о ходу проекта и наиболее удачных действиях. Сюда входят сведения об успехах и ошибках проекта, которые могут быть использованы для тренировки перед будущими проектами или в повторных проектах.

     Документы обобщения опыта дают возможность  ответить на следующие вопросы:

- достигнутая цель ли проекта;

- выполненная работа ли своевременно, в рамках бюджета и в соответствии со спецификациями;

- что можно сделать для усовершенствования будущих проектов;

- или довольные заинтересованные стороны.

     Microsoft Project не дает возможности создать  подобные документы автоматически. Вместо этого можно воспользоваться любым редактором текста, и прикрепить файлы документов обобщения опыта к проекту Microsoft Project. После этого можно обеспечить доступ к ним с помощью отчетов и представлений, через Интернет, сервер Microsoft Project Server или общие папки Microsoft Exchange. Можно также сберечь завершенный проект в виде шаблона, что позволит использовать его данные в новых проектах.

 

     

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     В процессе выполнения курсовой работы мы произвели краткое описание программных систем: Primavera, Spider Protect, Open Plan, Project Expert и других. Подробно рассмотрели  систему  управления  проектами  MS Project.   Эта система  позволяет руководителям проектов динамично управлять календарными планами и ресурсами, получать сведения о состоянии проекта и анализировать его данные. В  процессе  работы  с    MS Project ,  были  выполнены  следующие  задачи: 

• Все работы пакета были  оценены, обеспечены ресурсами, для них должны быть рассчитаны сроки, определен бюджет и обеспечен контроль. Информация, полученная в результате ресурсного анализа проекта, помогает заострить внимание менеджера и членов команды на тех моментах работ, где эффективное управление ресурсами будет являться ключевым фактором успеха.
• Определены основные критерии оценки изменений.
• Построены таблицы норм расходов и их использования.
• Систематическая оценка и измерение выполнения на основе системы показателей позволяют вовремя получить предупреждения о потенциальных проблемах и их сущности.

 

      

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Грашина.М., Дункан.В. Основы управления проектами. – СПб.:, 2006. -208с.
2. Дворянкин А.М., Половинкин А.И., Соболев А.Н. «Методы синтеза технических решений». М. Наука. 1977г.- 104с.
3. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. М.: Высшая школа, 2004.-301с.
4. Норенков И.П. «Введение в автоматизированное проектирование технических устройств и систем». Учебное пособие для втузов. М.  ВШ. 1986г. – 304с.
5. Хилл П. «Наука и искусство проектирования».М. Мир. 1973г.- 270с.
6. Шапиро В.Д. Управление проектами / В.Д. Шапиро. – СПб: Два - Три, 2003г. -610 с.
7. Ястремская Е.Н. Стратегическое инвестирование предприятий: Монография / Е.Н. Ястремская, А.В. Строкович. – Харьков: РИО ХГАДТУ,2001г. – 182 с.
8. http://orags.narod.ru/manuals/html/ito/ito_51.htm
9. http://projectm.narod.ru/publico12.htm
10. http://www.betec.ru/index.php?id=6&sid=18

11.http://www.projectmanagement.ru/theory/pm_glos.html

12.www.pmi.ore.

13.www.pmi.org/publictn/ pmboktoc.htm.

14.www. Project.km.ru