Программные средства управления проектами

     Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также, при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, буквально заваливших рынок дешевыми системами для управления проектами, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний.

     В настоящее время на рынке представлено значительное количество универсальных  программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. Среди наиболее популярных можно привести следующие:

1. Primavera Project Planner (P3) (Primavera).
2. Microsoft Project (Microsoft).
3. Time Line (Time Line Solutions).
4. Open Plan (Welcome Software).
5. Artemis Views (Artemis Management Systems).
6. CA-Super Project (Computer Associates International Inc.).
7. Project Scheduler (Scitor Corp.).
8. TurboProject (IMSI).
9. Project Workbench (Applied Business Technology).
10. Spider Project (Технологии управления Спайдер).[2. С.120]

     Во  многих источниках встречается также  и другая классификация программных  средств управления проектами. Выделят, например, три категории:

• средства планирования и контроля за выполнения проектов;
• инструменты финансового планирования проектов;
• средства создания и управления виртуальным офисом проекта.

     Именно  данная классификация будет использована в качестве основной классификации  программных средств управления проектами.

     Open Plan Professional - система, являющаяся одним из лидеров в области профессиональных систем управления проектами. Мощные средства ресурсного планирования Open Plan позволяют корректно управлять всеми видами ресурсов: людьми, оборудованием, материалами, финансами.

     В Open Plan предусмотрены специальные процедуры планирования и контроля затрат, среди которых особо стоит отметить средства анализа и построения отчетов по фактической выработке. Средства “запоминания” нескольких вариантов реализации проекта и ввода фактических данных по затратам на работу и отработке ресурсов позволяют проводить анализ расходов по проекту, как прогнозируемых, так и реальных.

     Встроенные  в Open Plan аналитические инструменты, базирующиеся на методе Monte Carlo, позволяют  определить возможные риски в  оценке срока завершения отдельных работ, целых этапов и всего проекта. [4. С. 159]

     Стандартные средства Open Plan позволяют интегрировать  независимые проекты, предоставляя возможность управления ресурсами  и финансами с учетом приоритетности проектов, проводимых предприятием, и получению консолидированной отчетности.

     Open Plan предоставляет наиболее мощные  на сегодняшний день средства  структуризации модели проекта,  базирующиеся на следующих основных  понятиях:

• иерархическая структура задач (WBS -Work Breakdown Structure);
• сетевая модель (PERT - диаграмма);
• иерархическая структура ресурсов;
• иерархическая система кодирования работ.

     Open Plan предлагает мощные средства  анализа степени обеспеченности  проекта ресурсам за счет сравнения  профилей потребности проекта  в ресурсе и профиля доступности  ресурса. Данный анализ может  быть проведен как для отдельного  ресурса, так и для группы  ресурсов. В отличие от многих других пакетов календарного планирования Open Plan позволяет проводить анализ и перепланирование не только для воспроизводимых ресурсов, но и для материальных.

     Одним из наиболее распространенных программных  продуктов, предназначенных для управления проектами, является Microsoft Project. На сегодняшний день последняя версия данной программы - MS Project 2002 представляет собой оптимальный набор программных инструментов для управления проектами со стандартным офисным интерфейсом, что является немаловажным фактором для большинства пользователей, работающих с пакетом MS Office.[4. С. 160]

     Microsoft ® Project (стандартный выпуск) позволяет  руководителям проектов динамично  управлять календарными планами  и ресурсами, получать сведения  о состоянии проекта и анализировать его данные. Интуитивные инструменты Microsoft Project обеспечивают руководителей и участников рабочих групп необходимыми данными, помогающими соблюсти сроки проекта и его бюджет.

     Стандартный выпуск Microsoft Project предназначен для руководителей проектов и специалистов по планированию, чья работа требует особых профессиональных знаний. Некоторые руководители используют программное обеспечение для управления проектами только с целью отслеживания задач, тогда как другие — еще и для отслеживания затрат и ресурсов, а также для управления ими. Важной составляющей их работы является передача данных о состоянии проекта и других сведений многочисленной рабочей группе.[4. С.162]

     С помощью Microsoft Project можно преобразовать  списки задач, созданные в Microsoft Excel или Outlook, в календарные планы. Есть также возможности импорта и экспорта, например шаблон списка задач Excel, что значительно облегчает переход от использования Excel к использованию Microsoft Project.

     По  сравнению с предыдущими версиями в новом стандартном выпуске Microsoft Project усовершенствованы возможности отслеживания хода выполнения проектов, сравнения ожидаемых и фактических значений в проекте, а также ведения журнала записей, позволяющего облегчить планирование проекта в будущем. Microsoft Project позволяет сохранить в ходе проекта до 11 полных базовых планов.

     Microsoft Project можно настроить и объединить  с другими системами в соответствии  с потребностями конкретного  предприятия. С помощью последней версии этого популярного приложения для управления проектами нетрудно улучшить свою профессиональную подготовку. Интерактивное руководство (консультант) позволяет приобрести базовые навыки управления проектами, предоставляя пошаговые инструкции на протяжении всего проекта.

     Настраиваемое интерактивное руководство (консультант) позволяет с помощью Microsoft Project эффективно внедрять в управление проектами  опыт, накопленный на предприятии. Для  необходимой настройки консультанта разработчики могут воспользоваться  моделью объектов Microsoft Project.[4. С.164]

     Spider Project - пакет управления проектами,  спроектированный и разработанный  с учетом большого практического  опыта, потребностей, особенностей  и приоритетов Российского рынка.

     К особенностям пакета Spider Project, выгодно отличающим его от западных аналогов, относятся:

1. Наилучшие расписания выполнения работ и оптимальное использование ресурсов проектов. Планы, составленные Spider Project, как правило, имеют меньшую длительность, а значит и стоимость, чем планы, составленные зарубежными пакетами.
2. Возможность не только задания длительности, но и планирования сроков исполнения работ исходя из их объемов и производительности назначенных ресурсов.
3. Возможность автоматического назначения ресурсов, исходя из их квалификации.
4. Возможность создания и использования в проектах различных баз данных, в том числе нормативных расценок и расходов материалов на единицу объема, производительностей и загрузки ресурсов на типовых работах и т.д.
5. Возможность создания и одновременной работы с неограниченным числом версий проектов.
6. Возможность использования в проектах любых дополнительных характеристик работ, ресурсов и назначений.
7. Возможность моделирования не только затрат, но и доходов, не только расхода, но и производства ресурсов. Подсчет Cash Flow для всех статей затрат, а также для любых материалов проекта.
8. Возможность создания, хранения и включения в проекты типовых фрагментов проектов.
9. Оптимальная организация групповой работы и мультипроектного управления.
10. Встроенная система учета, позволяющая не только корректировать оставшиеся длительности и объемы работ, но и получать отчеты по исполнению проекта в любых разрезах и за любой промежуток времени.
11. Встроенное руководство по управлению проектами, полностью охватывающее международные стандарты и учитывающее специфику управления проектами в России [2. С. 125]

     Primavera Project Planner — профессиональная система  управления проектами. По заявлениям  разработчиков, P3 - не просто убедительность  представления информации - это управление  и контроль над Временем, Людьми, Оборудованием, Бюджетом, Производительностью и многим другим. Применяется для больших проектов. Разрешает сложные ресурсные конфликты.

     P3 разработан для крупномасштабных  и многоплановых проектов. Работая  с проектами содержащими до 100,000 работ P3 не имеет ограничений по ресурсам и количеству целевых планов.

     Р3 представляет исчерпывающие средства для интеграции данных с другими  системами Вашей компании. Р3 - ODBC - совместимый, полностью интегрируемый  продукт, поддерживающий взаимодействие с системами учета рабочего времени, управления поставками и анализа риска.

     Primavera Project Planner имеет насыщенный интуитивно  понятный графический интерфейс  для планирования и расчета  расписания Ваших сложных проектов. P3 помогает ускорить работу с помощью фрагментов. Фрагменты - в большей степени чем шаблоны - позволяют создавать группы работ с зависимостями между ними и назначенными ресурсами. В результате можно создавать проект из блоков предыдущих проектов, а также сохранять фрагменты с ресурсными и стоимостными данными, чтобы позднее использовать их как шаблоны или подпроекты.[2. С.127]

     P3 допускает одновременный доступ  нескольких пользователей к их  данным по проекту, для обновления, анализа этих данных и построения  отчетов. P3 имеет средства администрирования для ограничения прав доступа пользователей в соответствии с их полномочиями, местом работы, предоставленными в их распоряжение ресурсами и другими данными по проекту. Это позволяет, например, быть в курсе дел всего проекта, но не изменять данные, не имеющие "прямого" отношения к конкретному пользователю.

     Никакой другой программный продукт для управления проектами не даст вам столько возможностей для контроля стоимости, как P3. P3 поддерживает распределение расходов по статьям затрат так, что Вы можете легко установить связь с Вашей бухгалтерской системой. Это даст возможность оценить бюджет и стоимость до завершения по любой статье затрат. Вы можете отслеживать затраты как факт за период и как факт на дату.[2. С.133]

     В программе Project Expert применяется методика UNIDO по оценке инвестиционных проектов и методика IAS финансового анализа.

     Project Expert позволяет пользователям, не  имеющим специальной подготовки  в области финансового анализа,  в короткий срок решить следующие  задачи:

• детально описать и спроектировать деятельность любого предприятия, с учетом изменения параметров внешней среды (инфляция, налоги, курсы валют);
• разработать план реализации инвестиционного проекта, стратегии маркетинга и производства, обеспечивающие наиболее рациональное использование материальных, людских и финансовых ресурсов;
• построить модель финансирования проекта;
• проанализировать различные сценарии развития предприятия, изменяя значения параметров, влияющих на его финансовые результаты;
• выявить ключевые риски;
• подготовить финансовые отчеты (Отчет о движении денежных средств (Кэш-фло), Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет об использовании прибыли) и бизнес-план инвестиционного проекта, полностью соответствующие международным требованиям;
• провести всесторонний анализ проекта, в том числе анализ чувствительности, анализ общей эффективности проекта (Индекс прибыльности, Чистый приведенный доход, Внутренняя норма рентабельности), анализ денежных потоков для каждого участника проекта и анализ финансовой деятельности по ряду показателей (коэффициент текущей ликвидности, прибыль на акцию и др.);
• провести статистический анализ проекта;
• построить графики в разных вариантах, включая трехмерные, как на основе отчетов, так и при помощи описания математической зависимости;
• подготовить собственные отчеты, учитывающие специфику проекта. [2. С. 135]

     WelcomHome – это средство совместной  работы, основанное на Web-технологиях  и предназначенное для ведения  проектов, c использованием единого  Web-интерфейса доступа ко всей проектной информации. WelcomHome обеспечивает членам команды централизованное место взаимодействия по всем вопросам проекта и позволяет осуществлять планирование и контроль проектов в режиме реального времени, вне зависимости от местоположения участников проекта через Интернет.

     WelcomHome является общим порталом для  всей информации по управлению  проектами. Каждый проект, управление  которым ведется с помощью  WelcomHome, имеет Начальную страницу - краткий обзор проекта, включающий  актуальную информацию по вехам, статусу проекта. Для создания Начальной страницы в WelcomHome предусмотрены специальные мастера и шаблоны.[4. С.177]

     WelcomHome облегчает совместную работу  на уровне проекта и группы  проектов, обеспечивая единое хранилище  информации о достижении целей проекта, о ходе исполнения проекта и возникающих рисках. Для упрощения системы коммуникаций и своевременного осведомления о ходе проекта всех заинтересованных сторон предусмотрены следующие возможности: