Роль комуникаций

Роль  коммуникаций и передачи информации в управлении 

Введение 

Глава 1. Информационное обеспечение управления

1. Уровни и виды коммуникаций в управлении
2. Управленческая информация и ее значение
3. Каналы передачи и обработки управленческой информации

Глава 2. Анализ эффективности информационных потоков и коммуникаций на предприятии

2.1.Применение  информационных технологий на  предприятии 

2.2.Анализ эффективности  коммуникаций и обработки информации  на предприятии 

Глава 3. Пути повышения  эффективности коммуникаций и передачи информации на предприятии

3.1.Способы повышения  эффективности коммуникаций на  предприятии

3.2.Меры по  повышению эффективности передачи  и обработки управленческой информации 

Заключение 

Список литературы

Приложение 
 
 
 

Глава 1. Информационное обеспечение управления

1. Уровни и виды коммуникаций в управлении

Для осуществления  своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен  информацией. Обмен информацией  встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим  процессом или коммуникацией.

Коммуникация - это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может  осуществляться в явной форме (посредством  языка или графических иллюстраций) или неявно, например, в невербальной форме (жесты, выражение лица и т. д.). Исходя из определения можно подразделить коммуникацию на следующие виды:

• межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

• коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся  на:

     формальные или официальные. Данные  коммуникации определяются политикой,  правилами, должностными инструкциями  определенной организации и осуществляются

• по формальным каналам;

• неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Межличностные коммуникации делят также на:

• вербальные (словесные);

• невербальные,   призванные осуществить      обмен      информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

Вербальные  и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают  друг друга. Как правило, интерпретация  получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

Цели  коммуникаций:

•     Обеспечение эффективного обмена информацией  между субъектами и

объектами управления.

•     Совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена информацией.

•     Создание информационных каналов для  обмена информацией между отдельными

сотрудниками  и группами и координации их задач  и действий.

•     Регулирование и рационализация информационных потоков.

Отсутствие  эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90% времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций.

Средствами  коммуникации является все, что позволяет  передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним  относятся: совещания, личные беседы, служебные  записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.

Рассмотрим  коммуникационные процессы, имеющие место в организациях.

1. Коммуникации между организацией и ее средой

Организация функционирует во внешней среде, которая является изменчивой и неопределенной. Для успешной работы в таких условиях должны использоваться различные средства коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. Одной из основных задач является установление взаимосвязи с потребителями, существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь происходит через маркетинговые средства: реклама, PR (связь с общественностью), отчеты о деятельности компании в прессе, имидж организации, участие в выставках, а также через торговые организации. В последнее время многие организации создают специальные подразделения по сбору и переработке информации, исходящей из внешней среды. Это помогает создавать прочные связи с потребителями, учитывать их потребности, что является основой долговременного существования современных организаций. Организация также поддерживает связи с представителями государственных и политических структур, используя лобби, поддерживая различные политические акции. Существует большое разнообразие и других форм коммуникации между организацией и ее внешней средой. 

2. Коммуникации  между уровнями управления и подразделениями

Такая коммуникация получила название межуровневой. К ней относятся:

• вертикальная коммуникация, или коммуникация по нисходящей и коммуникация по восходящей. Ее подвидами являются: коммуникация руководитель-подчиненный и коммуникация между руководителем и группой;
• горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями.

Информация  перемещается внутри организации с  уровня на уровень и это - вертикальная коммуникация. Она может идти сверху вниз и являться нисходящей. Примеры  такой коммуникации - распоряжения вышестоящего руководства, цели для подразделений, информация об изменениях в деятельности (например, будет производиться выход на новый рынок). При рассмотрении вертикальной коммуникации отдельно выделяют коммуникацию руководитель-подчиненный, так как эти личностные взаимоотношения во многом являются ядром коммуникации. Она зависит не только от формально закрепленных правил, он и от неформального стиля отношений в организации. Решение многих задач будет зависеть от того, сколько подчиненных смогут и захотят понять руководителя. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненными имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Коммуникация в этом случае будет зависеть не только от личностных характеристик, но и от лидерства в группе.

Кроме этого организация не может эффективно существовать без информации, идущей снизу, или восходящей коммуникации. В основном это оперативная информации о работе, ее сложностях, а также слухи. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных и служебных записок. Передача такой информации заметно влияет на производительность и всю атмосферу в целом.

3. Неформальные  коммуникации

Вся организация  состоит из формальных и неформальных компонентов. Каналом неформальной коммуникации являются слухи, один из самых быстрых способов распространения  информации. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переменам и принятию нового, определения "узких" мест в руководстве организацией.

Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций:

предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

• вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
• горизонтальные  между  различными  подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные  коммуникации в свою очередь подразделяются на:

• восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;
• нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций  непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются

коммуникационными барьерами (преградами).

Различают коммуникационные барьеры макро  — и микроуровня.

Макробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

К таким  барьерам относятся:

• перегрузка информационных сетей и искажение информации;
• потребность во всё более сложной информации;
• интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных

языков  и т.п.

Микробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. К ним относятся:

• отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);
• отношение адресата к источнику информации;
• восприятие получателем информации многозначных слов;
• отсутствие обратной связи.

Затрудняют  коммуникации также предвзятые представления людей, отвергающие новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными условиями (стереотипы).

В результате искажается восприятие сообщения, замедляется и искажается процесс обратной связи, снижается результативность данного сообщения. 

2. Управленческая  информация и ее значение

Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из главных инструментов управления в руках менеджера  является находящаяся в его распоряжении информация. Информация сегодня - важнейший  ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы.

Исследования  показывают, чтo oт 50 дo 90% рабочего времени  современный менеджер тратит на обмен  информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов. Используя и передавая эту информацию, а, также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Управленческая  информация — это часть социальной информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию муниципально-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими "корнями" проникает в социальную информацию, однако выбирает оттуда только то, что отражает управленческие потребности, интересы и цели людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности.

Как научная  категория информация в управленческих структурах характеризуется радом  признаков (свойств), к числу которых  относится:

- известная самостоятельность данных;

-  возможность их многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;

- пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счёт изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;

- доступность математического анализа;

-  системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая в органах муниципального управления, разнородна и разнообразна. Она может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную  ценность также для нижестоящих управленческих структур, когда они выступают в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль.