1. Информационное  обеспечение идентификации и  прослеживаемости включает в себя разработку и внедрение информационных форм (сопроводительных документов и других носителей), схем информационных потоков и точек регистрации информации, а также процедур обработки, систематизации, хранения и реализации данных об объектах идентификации, включая машинные способы обработки информации. Состав работ по информационному обеспечению приведен на рис.1.4.1.
2. Вид, состав и содержание носителей информации для идентификации и прослеживаемости в каждом отдельном случае определяются выбранным методом идентификаций и способом маркировки материала, деталей, изделии в процессе производства и спецификой конкретной продукции. В настоящих рекомендациях практические вопросы идентификации и прослеживаемости рассматриваются на примере использования сопроводительных документов, применение которых на предприятии не связано с большими затратами. Кроме бумажных носителей на предприятии могут применяться металлические или пластмассовые бирки, различные ярлыки, перфокарты и т.д. Приведенные ниже виды сопроводительных документов отражают методический подход к организации работ по идентификации на предприятии с учетом накопленного опыта организации производства.
3. Сопроводительная документация, используемая в целях идентификации и прослеживаемости должна быть адресной и удовлетворять принципу информационной достаточности, обеспечивать преемственность процессов идентификации; должна быть доступной и сохраняемой по всей технологической цепочке, иметь определенный уровень утверждения на предприятии.

     3.1. Адресность заключается в четком  в однозначном регламентировании  в документах источников и  потребителей сопроводительных документов (информации) - склад, цех, участок, исполнитель.

     Рис.1.4.1 

     3.2. Информационная достаточность заключается  в наиболее полном отражении  в сопроводительных информационных формах таких характерных признаков (характеристик) объекта идентификации (материал, деталь, изделие), которые позволили бы однозначно осуществить идентификацию объекта на конкретном технологическом маршруте, а при перенесении данных в последующие информационные формы обеспечить прослеживаемость по всей технологической цепочке.

     3.3. Преемственность последующих и  предыдущих сопроводительных документов  в процессе идентификации означает, что основные данные из предыдущих  форм должны бить перенесены в последующие для сохранения отличительных характерных признаков объектов идентификации при осуществлении прослеживаемости. Включение избыточной информации ведет к "утяжелению" информационных форм и увеличению трудозатрат на их обработку. В то же время, недостаточная информация может привести к неоднозначным результатам, что может сказаться, например, на результативности работы по анализу причин дефектов.

     3.4. Доступность сопроводительных документов  заключается в обеспечении свободного  доступа ответственных лиц и персонала к сопроводительным документам, свободного владения способами заполнения, оформления, учета, хранения этих документов в процессе производства.

     3.5. Сохраняемость сопроводительных  документов заключается в обеспечении  условий сохранности их в процессе производства по всей технологической цепочке и организации хранения документов определенный период времени в специально отведенном месте (на складе, в цехе и т.д.).

     3.6. Сопроводительные документы (информационные  формы и носителя) должны иметь четко определенный статус, закрепленный в технической документации.

4. Для идентификации в прослеживаемости на предприятиях машиностроения и приборостроения могут быть применены следующие документы:
• сопроводительный талон, предназначенный для выдачи всех материалов с центрального склада в цеховые склады заготовительного и механического цехов (форма 1);
• маршрутный лист, предназначенный для указания состава и последовательности операций в заготовительном и механическом цехах по маршруту изготовления деталей (форма 2);
• сопроводительный талон, предназначенный для сдачи всех готовых деталей на склад готовых деталей (форма 3);
• сопроводительный лист, предназначенный для указания состава и последовательности выполняемых операций по маршруту обработки деталей и изготовления сборочных единиц (форма 4);
• технологический паспорт, предназначенный для указания последовательности и содержания операций, выполняемых при изготовлении изделия, включая операционный и приемочный контроль (форма 5).

     4.1. Сопроводительный талон 1 предназначен  для выдачи всех материалов  с центрального склада и получения  их в материальные склады цехов.

     Сопроводительный талон 1 содержит следующие реквизиты: наименование материала; марка; партия; размер; количество; номер контрольной карты; характеристика материала с указанием срока годности; фамилия ответственного лица (кладовщика); дата поступления; срок и место хранения.

     На  сопроводительном талоне 1 должна быть предусмотрена виза контролера, подтверждающая качество материалов.

     4.2. Маршрутный лист составляется  на все детали, изготавливаемые  в механическом и заготовительном  цехах. Из сопроводительного талона 1 в маршрутный лист вносятся следующие основные данные: наименование материала; марка; номер партии; наименование детали; обозначение детали; наименование изделия; название операций; Ф.И.О. рабочего; отметка ОТК о приеме деталей; отметка ОТК о приеме партий деталей.

     4.3. Сопроводительный талон 2 содержит  следующие реквизиты: Ф.И.О. исполнителя; тип изделия; наименование детали; номер детали; количество деталей; наименование материала; марка материала; номер партии; номер маршрутного листа; параметры (размеры) по ГОСТ (ТУ); количество годных деталей; количество бракованных деталей; Ф.И.О. работника ОТК.

     Основные  данные сопроводительного талона 2 выписываются из предыдущего маршрутного  листа.

     4.4. Сопроводительный лист составляется  на все детали и сборочные  единицы. В нем указывается статус контроля и данные о качестве выполненных операций. Сопроводительный лист заполняется на основании сопроводительного талона 2 и содержит следующие основные реквизиты: наименование материала; наименование, обозначение, номер детали; наименование, обозначение, номер сборочной единицы; название операций; Ф.И.О. исполнителей; количество деталей, предъявленных ОТК; количество деталей, принятых ОТК; отметка (штамп) ОТК.

     4.5. Технологический паспорт предназначен  для указания последовательности и содержания операций, выполняемых при изготовлении изделия, включая операционный и приемочный контроль. Технологический паспорт является сопроводительным документом по всему указанному в нем технологическому маршруту изготовления изделия. В общем виде форма технологического паспорта содержит: наименование, обозначение, номер сборочной единицы; наименование, шифр изделия; номер сопроводительного листа; название операций сборки; Ф.И.О. исполнителей; отметка (штамп) ОТК.

5. Разработка схем информационных потоков и точек регистрации информации об объектах идентификаций осуществляется на основе технологических маршрутов изготовления продукции, действующих схем и точек технического контроля с учетом специфики и трудоемкости операции контроля и способов обработки информации.
6. Процедуры обработки, систематизации, хранения и реализации информации об объектах идентификации должны быть согласованы с действующими на предприятии процедурами по регистрации данных.

1.5. Организационное  обеспечение идентификации  и прослеживаемости

1. Организационное обеспечение идентификации и  прослеживаемости на предприятии включает установление функциональных задач  и ответственности подразделений  и должностных яиц предприятия, разработку и документирование процедур идентификации и прослеживаемости, обучение персонала я проведение внутренних проверок эффективности действующих процедур.

Состав  основных работ по организационному обеспечению приведен на рис.1.5.1.

2. Планирование и организация работ на предприятии по идентификации и прослеживаемости осуществляются последовательно в комплексе работ по обеспечению качества продукции и охватывают все этапы (стадии) петли качества.
3. На этапе маркетинга в системе качества службой маркетинга решаются следующие основные задачи:

     - подготовка предложений по идентификации  новой продукции, исходя из  требований рынка, в кратком  описании продукции (ТЗ, техническое  предложение)

     "Краткое  описание продукции содержит  требования и пожелания потребителя  в виде предварительного перечня  технических условий, которые, послужат основой для выполнения последующих, работ по проектированию";

     - подготовка предложений по актуализации  требований к методам идентификации  выпускаемой (модернизируемой) продукции  по результатам анализа рыночных  потребностей и конкурентоспособности продукции;

     - подготовка предложений по применению  идентификации для выявления,  отзыва и изоляции дефектной  продукции на стадиях реализации  и эксплуатации.

     Рис.1.5.1

4. На этапе проектирования и разработки продукции конструкторскими и технологическими службами осуществляется:

     - разработка требований по применению  индивидуальной или партионной (групповой)  идентификации материалов, комплектующих  изделий, деталей, сборочных единиц, готовой продукции, исходя из специфики и характера продукции и производства;

     - разработка требований к способам  маркирования и составу сопроводительных  документов;

     - подготовка предложений по номенклатуре  наиболее ответственных деталей, сборочных единиц, подлежащих индивидуальной идентификации;

     - проведение технико-экономического  обоснования применения методов  идентификации.

5. На этапе материально-технического снабжения службой МТС осуществляется:

     - определение оптимальных размеров партий материалов и комплектующих изделий и графиков их поставок по срокам и объемам в целях идентификации и прослеживаемости при запуске в производство;

     - согласование с поставщиками  методов идентификации, способов  маркировки материалов и комплектующих изделий, а также состава и содержания сопроводительной документации;

     - установление порядка складирования,  хранения и выдачи в производство  материалов и комплектующих, в  т.ч. для изделий, имеющих ограниченный  срок хранения и использования;

     - разработка и систематический контроль совместно с ОТК выполнения процедур идентификации поступающего материала и комплектующих по всей технологической цепочке, а также процедур идентификации несоответствующей продукции (при входном контроле), ее хранения и изоляции;

     - разработка форм сопроводительных документов или других носителей информации в соответствии с принятыми методами и способами идентификации и прослеживаемости на предприятии;

     - обеспечение совместно с другими  подразделениями увязки и преемственности  между маркировкой материалов и комплектующих изделий и записями в сопроводительной документации с технологической маркировкой и записями во внутренних носителях информации;

     - организация учета, систематизации, хранения и использования данных  по идентификации материалов, комплектующих изделий и сопроводительных документов.

6. На этапе подготовки к разработке производственных процессов технологическими службами совместно с производственными подразделениями осуществляются:

     - разработка схемы идентификации;

     - отработка и проверки в опытном, производстве практических методов и способов идентификации, материалов и комплектующих при запуске в производство деталей, узлов, готовой продукции, в процессе производства;