Автоматизация офисной деятельности (на примере конкретных разработок)

     Федеральное агентство по образованию

     Шадринский  государственный педагогический институт

     Кафедра прикладной информатики 
 

    Курсовая  работа на тему:

    «Автоматизация  офисной деятельности (на примере конкретных разработок)» 
 

    Выполнила: Шабунина Дарья

    386 группа

    Проверила: Федорова Л.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Г.Шадринск. 2010г.

    Содержание:

  Введение. 
  Глава 1. Задачи автоматизации офисной деятельности.

    §1.1. Обеспечение совместной деятельности.

    §1.2.Документооборот.

    §1.3. Планирование работ и управление ими.

    §1.4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли). 

    § 1.5. Связь с внешним миром. 

    § 1.6. Защита данных. 

Глава 2. Программное  обеспечение для автоматизации  работы офиса или компании

    § 2.1. Интегрированные пакеты для офисов

    § 2.2. Характеристика 1С:Бухгалтерии.

    § 2.3. Автоматизация любых торговых и складских операций.

Глава 3. Решения  офисной автоматизации.

      § 3.1. Lotus Domino/Notes компании IBM

      § 3.2. Система автоматизации документооборота ЭСКАДО.

Заключение.

Список используемых источников.

Приложение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                   Введение. 
        В данной работе рассматривается тема "автоматизация офисной деятельности (на примере конкретных разработок)". На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.

    Спектр  решений, предлагаемых для автоматизации  офисной деятельности, включает офисные  пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения  для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

    Цель  работы - проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.

    Объект  исследования - программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации.

    Предмет исследования - задачи и методы автоматизации офисной работы, средства офисной автоматизации.

    При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке. 
 
 

      Глава 1. Задачи автоматизации офисной деятельности.

    Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера  ее бизнеса, инфраструктуры, административного  устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.

    §1.1. Обеспечение совместной деятельности.

    Прежде  всего офис — это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, — развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

    Таким образом, при организации внутрикорпоративных  деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает  потребность в автоматизации  различных видов деятельности ее сотрудников.

    §1.2.Документооборот.

    В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации  документа в канцелярии) и к  его исполнению, возможно, сопровождаемому  контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения  компании — от канцелярии до руководства — и является важной частью системы управления фирмой.

    Если  регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются  трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

    Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами — контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

    §1.3. Планирование работ и управление ими.

    Планирование  работ включает в себя составление  регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано  с планированием мероприятий  как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

    §1.4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли). 

    В отличие от документооборота все  производственные процессы, связанные  с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

    В целом система автоматизации  коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

• Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
• Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
• Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
• Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
• Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

 
 
 

    § 1.5. Связь с внешним миром. 

    Деятельность  любой компании немыслима без  средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи  с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

• средства электронной почты;
• автоматизация службы факсимильных сообщений;
• средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.

    § 1.6. Защита данных. 

    Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.

    Защита  корпоративных данных является комплексной  задачей, частями которой являются:

• Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой — служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
• Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
• Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса или компании

    В настоящее время уже сложно представить  современный офис без компьютеров. Применение компьютерных технологий  позволяет значительно повысить производительность и качество работы как отдельного секретаря-референта, так и служб документационного обеспечения управления в целом.   

    Долгое  время автоматизация учреждений в осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах  данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем,  стоит заметить, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

    Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

  В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

    Приведем  краткий перечень программных средств, участвующих в автоматизации  работы офиса:

    Операционные системы

    " Microsoft Windows XP Professional;

    " MS Windows 2000 Professional;

    " Microsoft Windows NT Workstation 4.0;

    " Sun Solaris 9 и др.

    Серверное программное обеспечение

    " Microsoft Windows 2000 Server;

    " Microsoft Windows NT Server 4.0;

    " Windows Server 2003 Enterprise Edition;

    " NetWare 6;

    " Sun Solaris 9;

    " SCO OpenServer 5 и др.

    Прикладное  программное обеспечение по категориям

    " Антивирусы;

    " Безопасность;

    " Графические/Издательские пакеты;

    " Интернет;

    " Мультимедиа; 

    " Научное программное обеспечение;