Автор работы: Пользователь скрыл имя, 13 Октября 2011 в 13:42, курсовая работа
Цель работы - проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.
Объект исследования - программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации.
Предмет исследования - задачи и методы автоматизации офисной работы, средства офисной автоматизации.
Введение.
Глава 1. Задачи автоматизации офисной деятельности.
§1.1. Обеспечение совместной деятельности.
§1.2.Документооборот.
§1.3. Планирование работ и управление ими.
§1.4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли).
§ 1.5. Связь с внешним миром.
§ 1.6. Защита данных.
Глава 2. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса или компании
§ 2.1. Интегрированные пакеты для офисов
§ 2.2. Характеристика 1С:Бухгалтерии.
§ 2.3. Автоматизация любых торговых и складских операций.
Глава 3. Решения офисной автоматизации.
§ 3.1. Lotus Domino/Notes компании IBM
§ 3.2. Система автоматизации документооборота ЭСКАДО.
Заключение.
Список используемых источников.
" Обучающие программы;
" Отправка и прием факсов;
"
Офисное программное
" Резервное копирование;
" САПР;
"
Сетевое программное
" Средства авторизации;
" Средства разработки;
" СУБД;
" Утилиты;
"
Электронная почта.
§ 2.1. Интегрированные пакеты для офисов
Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation - одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition включает программы: Word, Excel, Outlook, PowerPoint. На возможностях этих программ мы кратко остановимся.
Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности. Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.
Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.
Microsoft Power Point - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.
Power Point позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.
Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.
Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.
Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.
Microsoft
Excel имеет массу встроенных
Программный продукт "1С:Бухгалтерия " включает технологическую платформу "1С:Предприятие " и конфигурацию (прикладное решение) "Бухгалтерия предприятия".
Конфигурация
"Бухгалтерия предприятия" предназначена
для автоматизации
"1С:Бухгалтерия " поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.
В
состав конфигурации включен план счетов
бухгалтерского учета, соответствующий
Приказу Минфина РФ "Об утверждении
плана счетов бухгалтерского учета
финансово-хозяйственной
"1С:Торговля
и склад" автоматизирует
Типовая конфигурация позволяет:
В "1С:Торговля и склад" вы можете:
Глава 3. Решения офисной автоматизации.
§ 3.1. Lotus Domino/Notes компании IBM
Рассмотрим одно из решений для автоматизации деятельности компании и ее офисов с учетом требований, изложенных выше. Предлагаемое решение базируется на многолетнем опыте внедрения подобных систем и, по мнению автора, является сбалансированным с точки зрения цены и потребительских характеристик.
Ядром предлагаемого решения является сервер коллективной работы Lotus Domino/Notes компании IBM; рассмотрим его более подробно.
Основой
сервера Lotus Notes является встроенная база
данных, имеющая нереляционную
Другими чертами системы Lotus Notes являются:
Таким образом, Lotus является не только средством хранения данных, но и Интернет-сервером, а также обеспечивает функционирование электронной почты. Как интегрированная система коллективной работы сервер Lotus Notes позволяет организовать:
Система Lotus Notes легко настраивается на все популярные сетевые протоколы и содержит развитые средства организации удаленного доступа и взаимодействия по глобальным сетям.
Пакет Lotus Notes содержит развитые средства защиты информации, о которых будет рассказано далее.
Все эти и многие другие достоинства делают систему Lotus Notes самым популярным средством построения корпоративных систем совместной работы. Так, в течение 1999 года во всем мире было продано почти 22 млн. лицензий на Notes, что превысило аналогичный показатель 1998 год на 62%. К концу 1999 года в мире насчитывалось около 56 млн. пользователей Lotus Notes.
Собственно, только приобретение и развертывание системы Lotus Notes позволяет решить следующие задачи:
Но только этим использование сервера Lotus не ограничивается. Как уже говорилось выше, сервер Lotus Notes предназначен в первую очередь для организации коллективной работы над документами, что определяется архитектурой его баз данных и развитыми встроенными средствами создания приложений для их обработки. Безусловно, компания, владеющая системой Lotus, может самостоятельно разработать приложения под свои нужды, но на рынке уже имеются готовые. Два из них, предназначенные для организации документооборота и автоматизации коммерческой деятельности (торговли), предлагаются вниманию читателей.
§ 3.2. Система автоматизации документооборота ЭСКАДО.
Пакет
ЭСКАДО (Электронная Система
Информация о работе Автоматизация офисной деятельности (на примере конкретных разработок)