Внедрение процессного подхода в организации

На (рис. 1.5) представлено взаимодействие основных и обеспе­чивающих бизнес-процессов. Понимание данного взаимодействия очень важно для определения доли обеспечивающих про­цессов в затратах на производство продукции или услуг и определения их истинной себестоимости.

Рис. 1.5. Взаимодействие бизнес-процессов

Процессы управления — это бизнес-процессы, которые охваты­вают весь комплекс функций управления на уровне каждого биз­нес-процесса и бизнес-системы в целом. В основе построения: технологии выполнения процессов управления лежит концепций контроллинга, которая позволяет сформировать полный цикл yправления предприятием, начиная от стратегического планирования до анализа причин отклонений от плана и формирования управляющих воздействий.

К процессам развития, как правило, относятся процессы совершенствования производимого продукта или услуги, техноло­гии, оборудования, а также инновационные процессы.

1.2 РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

              Для успешного руководства и управления организацией не­обходимо, чтобы менеджмент — скоординированная деятель­ность по руководству и управлению организацией — осущес­твлялся систематически и наглядно.

Одним из ключевых аспек­тов менеджмента является обеспечение наглядности «прозрач­ности» объекта управления, организации или системы посред­ством его описания — точного, достаточного, лаконичного и
удобного для восприятия и анализа.

Очевидно, что для сложных систем практически невозможно получить единственное описание, отвечающее на все вопросы с точки зрения управления, пригодное для достижения всех клю­чевых целей. Являясь по своей природе многогранной по формам и содержанию представления, организация это система как сово­купность взаимосвязанных компонентов может быть описана в виде целого ряда самостоятельных, законченных «проекций», ко­личество которых, кроме всего прочего, определяется целями ме­неджмента (рис. 1.6).

Рис. 1.6 Многообразие «проекций» организации.

Например, одна и та же организация может быть представле­на как.

•  сеть процессов, с помощью которых она выполняет свою миссию.

•  совокупность источников и потоков информации и типов данных.

•  организационная структура.

•  инфраструктура территории, здания, сооружения, комму­никации

При создании моделей деятельности сначала описывают мис­сию фундаментальные цели предприятия, затем дают характе­ристики основным стратегиям, которые позволяют этих целей достигнуть.

Моделирование объекта начинают именно с описания про­цессов, определяющих миссию. Затем поэлементно описывают другие процессы, существующие на предприятии. Это дает воз­можность выявить и устранить очевидные ошибки в структуре управления. Процесс продолжают до достижения необходимой степени «прозрачности», достаточной для корректного анализа выработки эффективных управленческих решений.

После поэлементного описания процессов проводят их ана­лиз и ранжирование по важности и эффективности. Решение принимается по следующему принципу, кто больше всех выигрывает от эффективной организации процесса и кто больше всех проигрывает от сбоев во время его выполнения. При этом за каж­дым процессом закрепляется сотрудник, на которого ложится ос­новная ответственность за улучшение этого процесса.

В соответствии с идеологией стандартов ISO семейства 9000 создание системы менеджмента качества в конкретных ситуациях является доказательством того, что организация потенциально способна стабильно поставлять продукцию, отвечающую обяза­тельным требованиям и требованиям потребителей, а также не­уклонно повышать удовлетворенность потребителей.

        Требование стандартов о представлении системы менеджмента качества в ви­де сети процессов является необходимым и достаточным услови­ем «проекцией» обеспечения ее «прозрачности» для оценки первой, второй и третьей сторонами, доказательством потенци­альных возможностей обеспечения результативности.

Применение в организации в качестве основы управления системы , сети процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов могут считаться «про­цессным подходом» (рис. 1.7).

Рис 1.7 Идеология процессного подхода в соответствии с ISO семейства 9000 версии 2000 .

Функциональная модель строится для:

•  формирования иерархии процессов, определяющих качество продукции.

•  определения входов, выходов и взаимосвязей между процессами.

•  идентификации процессов, включающей определение диапазонов ответственности, ресурсов, требуемой документации (организационно-распорядительных документов, нормативов и показателей качества процессов.

Статистическая модель служит для ответа на вопросы:

•  Какие параметры процесса определяют качество продукции?

•  Как про ранжировать эти параметры по степени важности?

•  Как улучшить процесс за счет внутренних резервов?

•  Как прогнозировать состояние качества продукции и процессов?

•  Какие корректирующие и предупреждающие меры можно принимать?

Эффективный менеджмент качества через призму процес­сного подхода можно представить условно как совокупность двух элементов:

•  хорошо структурированной описанной сети процессов, определяющей деловой процесс, процессы организации;

•  постоянно реализуемых процедур планирования, обеспечения, управления, улучшения качества в рамках каждого процесса сети процессов.

      Адекватное описание процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Под этим термином следует понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей, между ними.

С точки зрения человека, такие системы, как деятельность организации или производственный процесс, описать достаточно трудно, потому что они обладают сложной внутренней струк­турой и сложным характером взаимодействий между элементами этой структуры. Очень часто невозможность обычными средства­ми дать простое описание, а, следовательно, и обеспечить понимание таких систем делает их проектирование, разработку и поддержание в рабочем состоянии трудоемким и дорогостоя­щим процессом и повышает степень их ненадежности.

Моделирование предполагает наличие в обязательном поряд­ке установленного набора изобразительных, выразительных средств и правил — языка описания объекта. Среди наиболее распространенных языков описания и соответствующих им моделей можно выделить следующие. Вербальная модель — описание на естественном языке.

Напри­мер, для стандартизации это наиболее характерная и привычная форма описания объекта. Следует отметить, что этот язык не всегда обеспечивает необходимую «прозрачность» описываемого объекта.

Математическая модель — описание с помощью средств и правил определенного раздела математики.

Напри­мер, статистическая модель для анализа и прогнозирования тех­нологического процесса, составленная на базе таких разделов ма­тематики, как теория вероятностей, математическая и приклад­ная статистика.

Графическая модель — описание объекта с помощью средств и правил графического изображения. Например, единая система конструкторский документации — набор средств и пра­вил получения графического описания объекта, называемого чертежом.

Следует отметить, что нет четких границ между приведенны­ми типами языков описания и соответствующими им моделями. Как правило, каждая модель в той или иной мере использует средства и правила других моделей. Например, математическая модель может содержать как элементы вербальной модели сло­весное сопровождение, так и элементы графической модели поясняющие схемы, рисунки.

Большинство экспертов по системам менеджмента качества сходятся на том, что наиболее приемлемым способом опи­сания процессов является их графическое представление (рис. 1.4).

       В различных документах, посвященных толкованию процессного подхода, изложенного в новой версии стандарта, предлагаются различные варианты графического представления процессов.

Описание системы процессов организации должно отражать не только отдельные процессы, но также взаимосвязи и взаимо­действия между процессами. Процессы вместе с взаимосвязями и взаимодействиями представляют собой сеть процессов организа­ции. Описание сети процессов, составляющих деятельность ор­ганизации, - это сложная организационно-техническая задача, для решения которой требуются специальные средства описания и анализа.

1.3  РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.3.1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ РЕИНЖИНИРИНГА

       При изменении условий работы организации принятая в ней система бизнес-процессов может стать неэффективной, что тре­бует некоторого целенаправленного изменения этой системы, или реинжиниринга бизнес-процессов. Сегодня методы реинжиниринга бизнес-процессов широко используются многими компаниями мира. М. Хаммер и Дж. Чампи определяют реинжиниринг как: «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальных по­казателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы». Здесь речь идет именно о кардинальном, в десятки раз по­вышении перечисленных показателей эффективности.

Для пояснения, каким образом проведение реинжиниринг бизнес-процессов повышая эффективность работы предприятия, можно рассмотреть, как ре­инжиниринг изменяет реконструируемые бизнес-процессы.

Одна из главных задач реинжиниринга — добиться снижения себестоимости и рисков организации. Одним из главных методов снижения издержек и рисков предприятий является автоматизация процессов. Применение инструментов управления предприятием, систем автоматизации, должно быть очень осторожным. Попытки автоматизировать исторически сложившуюся систему управления компанией, как правило, не дают ощутимых результатов в плане снижения издержек.

Автоматизация управления предприятием должна происходить одновременно с его реорганизацией, оптимизацией струк­туры и процессов. Масштабы и глубина реорганизации зависят от того, насколько выработанные оптимальные процессы и структура будут отличаться от существующих.