Коммуникации в организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ 

 

 

 Введение ………………………………… …..………………………… …3

 

Глава I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ. …………………………… …..………………………   6                                            

1.1. Сущность, виды коммуникаций. ……………………………………     6

1.2. Коммуникация как функция управления организацией……………    7

1.3 Направления и элементы коммуникаций. ……………………………   9

 

Глава II. ОСОБЕННОСТИ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ.

2.1 Модели и типы коммуникаций. ………………………………………   12

2.2 Коммуникативный процесс. ……………………… …………………    16

2.3Организационные факторы, влияющие на коммуникации. …………   33 

 

 

 Глава III.  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ. … ……………… ……………… …..………………… 36

3.1 Совершенствование  коммуникативного процесса в организации.…… 36 

3.2 Совершенствование  видов коммуникаций. …………………………… 38     

 

Заключение. ………………………………………………………………    41     

 

Список литературы.  ……………… … ………………………… ……… 43    

 

 

 

 

 

Введение.

Актуальностью работы является то, что без коммуникации невозможны совместная деятельность, а также  управление, поскольку оно, с одной  стороны, использует существующие и  сложившие формы коммуникации, а  с другой стороны, формирует те формы  коммуникации, которые облегчают  как совместную деятельность, так  и управление ею.    Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.         Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.   Цель  курсовой  работы - определить   коммуникативные   особенности управления организации.         Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.             Неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.         Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.            При рассмотрении коммуникационного процесса необходимо учитывать, что а условиях человеческого общения важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.            Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений.       Общение нужно рассматривать не только как отправление и прием информации, так как мы имеем дело с отношением двух индивидов, каждый из которых является активным субъектом - взаимное информирование их предполагает налаживание совместной деятельности. Поэтому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.           Предмет исследования – коммуникации в организации.             Объект исследования – коммуникации в управлении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ.

1.1. Сущность, виды коммуникаций и модели и типы.

Термин «коммуникация» употребляется  в разных значениях. Например, можно  говорить об инженерных, транспортных, информационных коммуникациях как средствах или формах связи. По этому поводу регулярно возникают недоразумения, приводящие к неправильному их толкованию и пониманию. 
       Под коммуникацией в широком смысле понимают общение, передачу информации от человека к человеку, В организационном контексте понятие «коммуникация» рассматривается как процесс (коммуникация - это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации). Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Говорят, если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.        Коммуникация (от лат. communicatio – сообщение) - это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи. 
        Коммуникация - это одно из необходимых условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность - одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью в социальных группах понимают способность к общению, общительность, способность к совместной работе. В информационных технологиях коммуникабельность - это совместимость разнотипных систем передачи информации.   Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных коммуникаций. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных и письменных сообщений. Устная передача информации осуществляется в процессе речевого диалога, совещания, переговоров, презентаций, телефонного разговора, когда наибольший объем информации передается посредством голосовой связи. Письменные коммуникации реализуются через документы в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций, положений, когда руководитель передает подчиненному письменные указания. В процессе чтения литературы мы изучаем историю, экономику, политику, культуру и тем самым черпаем знания из книгохранилища мировой культуры. Несмотря на развитость вербальных коммуникаций, их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению ученых, не превышает 10%.         Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи. Язык телодвижений – главный компонент невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека (до 55% всех коммуникаций).        К нему относятся одежда, осанка, жесты, собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими. Параметры речи – второй по значимости компонент невербальных коммуникаций, который составляет до 35% всех коммуникаций. К параметрам речи мы относим интонацию, тембр голоса, темп речи, частоту дыхания, выбор слов, употребление жаргона, громкость голоса, произношение слов и др. [№15]

 

1.2. Коммуникация как функция управления организацией.

 Коммуникации являются  важнейшей составляющей в деятельности

руководителя, поскольку  коммуникации – это обмен информацией  между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.     Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности управления.          Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90% своего времени. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.   В связи с этим, высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного и письменного общения.      Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций.      Автор книги «Предприятие будущего» Г. Аммельбург определяет значение коммуникативных процессов в организации, пользуясь аллегорическим сравнением с живым организмом. Организацию в широком понимании он представляет как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.  В узком понимании, организация – это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением («скелет»). [№3 стр. 416]

 

1.3 Направления и элементы коммуникаций.

 

  Коммуникативный поток  может перемещаться в горизонтальном  или вертикальном направлении.  Вертикальное направление, в свою  очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.     Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.       Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.        Горизонтальное направление. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так как позволяет экономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других – происходит спонтанно.

Элементы коммуникации.

 Источник. В организациях  источником коммуникации обычно  являются сотрудники со своими  идеями, намерениями, информацией  и целью коммуникации. Когда руководитель является источником информации, он дол жен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем инфор мации и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя.

     Кодирование.  Это перевод идей источника  коммуникации в систематический  набор символов, на язык, выражающий  его цели. Функция кодирования  – обеспечение формы, в которой  идеи и цели могут быть выражены  как передача сигналов.

     Передача сигнала.  Цель источника коммуникации  выражена в виде сигнала, форма  которого зависит в значительной  мере от используемого канала.

     Канал. Каналы  относятся к передаточным механизмам  от источника коммуникации к  получателю информации. В организациях  это может быть устное обращение  друг к другу, телефонные разговоры,  неформальные связи, групповые  собрания и др.

     Расшифровка-прием.  Чтобы процесс коммуникации был  завершен, необходимо, чтобы сигнал  был расшифрован. Каждый получатель  информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.

     Обратная связь.  Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь  высокую степень точности. Поскольку  точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной  связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является  более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо  более точная. Петля обратной  связи обеспечивает канал для  ответа получателя информации, что  позволяет источнику коммуникации  определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель  может оценить, насколько эффективно  он осуществляет коммуникацию, а  также повысить точность сигналов  в будущих коммуникациях.          Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала.     В деятельности организации к ним относятся: 1) отвлечения; 2) неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы); 4) статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; 5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.[№23 стр. 84-85]

 

 

 

 

Глава II. ОСОБЕННОСТИ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ.

2.1 Модели и  типы коммуникаций.

 

     Модели коммуникаций - это графическая схематичная модель, отображающая основные составные элементы и функциональные характеристики коммуникативного процесса. Модель не отображает в должной степени реальность, сильно зависит от исследователя и требуется для систематизации и организации своих мыслей. Выделяют три основные модели:

     Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости от этого и различаются модели коммуникации.

Коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее  из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы  посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также  включает звук, который влияет на процесс. Первоначально применялась к электронной коммуникации, однако использовалась также для описания коммуникации между людьми. Коммуникация рассматривалась как односторонний процесс. В этой модели нет места для обратной связи.

    Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели – коммуникации как взаимодействия. Данная модель неоднократно критиковалась за неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.

    Коммуникация как процесс. Современные модели коммуникации являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как процесс. Наиболее важное отличие состоит в том, что процесс коммуникации больше не рассматривается как линейный или циркулярный. Сутью модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя информации. Развитие этой модели отражает трансформацию представлений о коммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы.       Различают следующие типы коммуникации:  

     Внутриличностная коммуникация. Это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

     Межличностная  коммуникация. Коммуникация с другим  человеком называется межличностной.  Это самый распространенный тип  коммуникации. В межличностной коммуникации  мы действуем и как принимающая,  и как посылающая информацию  сторона. Посланием является предоставляемая  информация, каналом ее передачи  является обычно взгляд или  звук, а обратной связью – ответ  каждого участника коммуникации. Интервью часто рассматривается  как тип межличностной коммуникации.