Оценка эффективности организационных систем

    - из-за недостаточной ясности  причинно-следственных связей между  успехом организации и принимаемыми  мерами, что вызвано, в частности,  большим временным разрывом между  ними;

    - из-за отсутствия во многих  случаях «образцовых моделей», к  которым должна стремиться организация.

     Выбор метода обследования определяется его целями, а также особенностью объекта изучения и этапа диагностического процесса. Для этого следует использовать набор критериев, отражающих как существующую практику, так и вновь возникающие объективные процессы. Важнейшие среди них:

    а) общая эффективность работы  организации, т.е. мера достижения  целей, ради которых она создана.  Система целей здесь охватывает  экономические и социальные, научно-технические  установки. Она может быть представлена  в виде «дерева целей», в котором  цели разного уровня связываются  в классификационные группы таким  образом, чтобы осуществление  установок нижнего уровня приводило  к реализации определенной цели  более высокого уровня;

    б) выполнение программы экономического  и социального развития;

    в) финансовая обеспеченность работы организации. Это важнейший обобщающий экономический критерий эффективности деятельности. Его показателем является превышение выручки над расходами, включая затраты на установленные отчисления государству и региону, развитие деятельности организации и социальное развитие коллектива;

      г) соответствие технологического  уровня организации и продажи  работ (услуг) объективным требованиям  развития рынка; 

      д) достижение мирового уровня по качеству и себестоимости предоставляемых работ (услуг);

      е) решение главных социальных  проблем коллектива организации.  Важнейшими показателями здесь  являются степень удовлетворения  социально-бытовых потребностей  коллектива и возможность профессионального  развития;

     ж) выполнение организацией требований  экологии.

Приведенные критерии позволяют выявить узловые  проблемы организации и определить направления углубленного анализа  для выяснения главных резервов повышения эффективности работы.[3, с.78]

     При определении критериев и  показателей эффективности работы  организации необходимо учитывать  принятые в мире подходы, в  соответствии с которыми выделяют по меньшей мере семь критериев оценки:

1. действенность;
2. экономичность;
3. качество;
4. прибыльность (доходы/расходы);
5. производительность;
6. качество условий трудовой жизни;
7. внедрение новшеств.

     Действенность — степень достижения системой поставленных перед ней целей. Для оценки обычно используются следующие показатели:

    - Своевременность; 

    - Количество;

    - Качество.

     Чтобы ее измерить, сравнивают намеченные результаты с фактическими (используемые ресурсы не учитываются, если они не фигурировали в качестве цели). Наиболее распространенный метод измерения — расчет индексов действенности, показывающих степень достижения цели в одном периоде по сравнению с другим.

     Экономичность — степень использования системой «нужных» вещей; показатель, характеризующий результативность организационной системы в отношении затрат.

Экономичность определяют путем сопоставления  ресурсов, которые предполагалось израсходовать  для достижения определенных целей  и выполнения конкретных работ (услуг), с ресурсами, которые были фактически потреблены.

    Практически, задача определения  меры экономичности сводиться  к наиболее полному поэтапному  учету затрат на управление. Так  должны быть учтены капитальные  единовременные и эксплуатационные (текущие) затраты, неизбежные  накладные расходы. Одновременно  следует учесть затраты на  разработку системы управления, включая экспериментальные расходы  на ее внедрение и эксплуатацию, на возможную коррекцию и последующий  демонтаж. Только такой всеохватывающий  учет позволит оценить действительную  экономичность системы управления.

     Качество — степень соответствия системы требованиям, спецификации и ожиданиям клиентов. Традиционные методы определения качества предоставляемых работ (услуг) включают установление соответствия спецификациям и своевременности предоставления работ (услуг) — в сроки и во время, которое удобно для потребителей.

      Оценка качества связана с  понятием качественных признаков  или конкретных свойств, которые  закладываются при конструировании,  создании изделия и подтверждаются  при испытаниях и эксплуатации.

     Качественными признаками продукта/услуги  являются следующие условия: 

     1. Произведен ли и доставлен  продукт так как требовалось?

     2. Удовлетворен ли покупатель  продуктом?

     3. Будет ли продукт выполнять  то, для чего он предназначен?

      Прибыльность — соотношение между валовыми доходами (или сметными показателями) и суммарными издержками (или фактическими расходами). Конкретными показателями прибыльности являются:

     - уровень прибыли, отнесенный  к объему продаж;

     - соотношение прибыли и совокупных  активов; 

     - отношение прибыли к собственному  капиталу.

     Производительность — соотношение количества работ (услуг) и затрат на их реализацию.

     Качество условий  трудовой жизни — престижность работы, чувство безопасности, уверенности, удовлетворенности работников организации, включая управленческий персонал. Методы измерения направлены на определение степени соответствия личных представлений работников о социально-психологических условиях в трудовом коллективе и фактического состояния условий труда.

     Внедрение новшеств — реальное использование новых достижений в области современной техники и управления в организации для достижения поставленных целей. [5, с.23] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Методологические  основы оценки эффективности  организационных систем

2.1. Методы  оценки эффективности организационных  систем

     Для управления эффективностью  организации необходима разработка  единых принципов и подходов  к управлению, измерению и оценке  развития и работы организации  в условиях постоянных изменений  с учетом современных складывающихся  представлений об успешной организации.

     Рассматривая организацию как  открытую систему, следует выделить  два направления оценки ее  эффективности: оценка эффективности  всех ее подсистем и оценка  эффективности развития организации  во внешней среде.

     Назовем принципиальные для анализа положения организации моменты:

     а) Выявление сильных и слабых сторон организации (внутренние факторы) и их сравнение с возможностями и опасностями рынка (внешние факторы) позволяет оценить реальные предпосылки ее приспособления к внутренней структуре, определить потенциал адаптационного управления и направления его реализации. Компоненты адаптационного потенциала (организационные, кадровые, технологические и информационные ресурсы) определяются основными составляющими подсистемами организации (персонал, экономика и финансы, маркетинг, инновации) и одновременно являются объектами управления и оценки.

     б) При оценке и измерении  эффективности организации необходимо  учитывать взаимосвязь и взаимовлияние  параметров работы входящих в  организацию подсистем. 

     в) Общее состояние организации предопределяется не только параметрами ее подсистем, но и динамикой факторов внешней среды, прямо или косвенно воздействующих на нее. Чтобы описать будущее состояние внешней среды, определяют отдельные параметры и проецируют в будущее их потенциальную динамику. При этом выделяют соответствие изменений внутренней среды организации (параметров всех ее подсистем) изменениям микросреды (поставщиков, посредников, конкурентов, потребителей) и макросреды (политической, демографической, научно-технической, культурной и природной среды) по их направленности на цели развития организации.

     г) Изменения, происходящие во внешней среде, предопределяют необходимость стратегического подхода к развитию и работе организации (есть ли у организации стратегия?).

     д) Работа организации в реальном масштабе времени должна быть подчинена целевым установкам стратегии развития организации.

     е) Связь между стратегическим, текущим и оперативным управлением  должна базироваться на использовании  методического инструментария, обеспечивающего  единство подходов, оценок, измерений.

     Выделяют согласование кадрового (готовность персонала управлять организацией на основе четко сформулированных высших целей и принципов управления); организационного (дееспособность организации, ее возможности в решении стратегических и текущих задач); информационного (наличие эффективного инструментария для сбора, переработки и передачи необходимой информации) потенциала и др. К примеру, определение информационного потенциала организации обеспечивается следующим методическим инструментарием:

    - развитой системой управленческого и финансового учета;

   - развитой прогнозно-аналитической системой;

   - хорошими профессиональными знаниями;

   -  эффективной системой электронной обработки данных.

     Использование методического инструментария, обеспечивающего единство подходов, оценок, измерения, основано на  принципах установления обратной  связи между видами управления. Среди наиболее популярных методов,  обеспечивающих связь стратегического  и оперативного управления и  используемых организациями в  качестве инструментов, можно назвать:

     1) метод дерева целей и проведение эксперимента (при диагностике проблемы);

     2) сетевые графики, логические методы, методы прогнозирования (при выявлении оценке альтернатив развития);

     3) метод дерева решений (при выборе альтернатив).

     Рассмотрим для примера единство  подхода организации к формированию  системы экономических показателей  и организационных форм, которая  переводит содержательно сформулированные  цели в область реального практического  управления объектами. Многоуровневость дерева целей требует адекватной системы показателей, каждый из них имеет собственное место и значение на конкретных участках деятельности организации, каждый показатель по-своему «работает» в общем управленческом процессе. При управлении текущей эффективностью имеют дело не с собственно целями, а с показателями, количественно характеризующими состояние и поведение наиболее важных для организации экономических объектов и позволяющими в связи с этим планировать, контролировать и регулировать работу многочисленных подразделений.

     Одними из главных показателей  являются:

    - прибыль (рентабельность) продукта;

    - объем продаж;

    - масштабы деятельности организации;

    - наличие надежных партнерских отношений;

    - наличие клиентской базы (постоянная клиентура);

    - количество оборотов оборотных средств;

    -принадлежность к ассоциациям, поскольку, например, членство в ассоциации предоставляет разнообразные скидки в рекламе;