Внедрение процессного подхода в организации

     

 

Рис. 1.5. Взаимодействие бизнес-процессов 

     Процессы  управления — это бизнес-процессы, которые охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и бизнес-системы в целом. В основе построения: технологии выполнения процессов управления лежит концепций контроллинга, которая позволяет сформировать полный цикл yправления предприятием, начиная от стратегического планирования до анализа причин отклонений от плана и формирования управляющих воздействий.

     К процессам развития, как правило, относятся процессы совершенствования производимого продукта или услуги, технологии, оборудования, а также инновационные процессы. 

1.2. Реализация процессного подхода

      Для успешного руководства и управления организацией необходимо, чтобы менеджмент — скоординированная деятельность по руководству и управлению организацией — осуществлялся систематически и наглядно.

Одним из ключевых аспектов менеджмента является обеспечение наглядности «прозрачности» объекта управления , организации или системы посредством его описания — точного, достаточного, лаконичного и 
удобного для восприятия и анализа.

     Очевидно, что для сложных систем практически  невозможно получить единственное описание, отвечающее на все вопросы с точки  зрения управления, пригодное для  достижения всех ключевых целей. Являясь по своей природе многогранной по формам и содержанию представления, организация это система как совокупность взаимосвязанных компонентов может быть описана в виде целого ряда самостоятельных, законченных «проекций», количество которых, кроме всего прочего, определяется целями менеджмента (рис. 1.6).

Например, одна и та же организация может быть представлена как.

• сеть процессов, с помощью которых она выполняет свою миссию.
• совокупность источников и потоков информации и типов данных.
• организационная структура.
• инфраструктура территории, здания, сооружения, коммуникации

     При создании моделей деятельности сначала описывают миссию фундаментальные цели предприятия, затем дают характеристики основным стратегиям, которые позволяют этих целей достигнуть.

Моделирование объекта начинают именно с описания процессов, определяющих миссию. Затем поэлементно описывают другие процессы, существующие на предприятии. Это дает возможность выявить и устранить очевидные ошибки в структуре управления. Процесс продолжают до достижения необходимой степени «прозрачности», достаточной для корректного анализа выработки эффективных управленческих решений. 
 

 

Рис. 1.6. Многообразие «проекций» организации. 

     После поэлементного описания процессов  проводят их анализ и ранжирование по важности и эффективности. Решение принимается по следующему принципу, кто больше всех выигрывает от эффективной организации процесса и кто больше всех проигрывает от сбоев во время его выполнения. При этом за каждым процессом закрепляется сотрудник, на которого ложится основная ответственность за улучшение этого процесса.

     В соответствии с идеологией стандартов ISO семейства 9000 создание системы менеджмента качества в конкретных ситуациях является доказательством того, что организация потенциально способна стабильно поставлять продукцию, отвечающую обязательным требованиям и требованиям потребителей, а также неуклонно повышать удовлетворенность потребителей.  
 

Требование  стандартов о представлении системы  менеджмента качества в виде сети процессов является необходимым и достаточным условием «проекцией» обеспечения ее «прозрачности» для оценки первой, второй и третьей сторонами, доказательством потенциальных возможностей обеспечения результативности.

     Применение  в организации в качестве основы управления системы , сети процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов могут считаться «процессным подходом» (рис. 1.7). 

 

Рис 1.7. Идеология процессного подхода в соответствии с ISO семейства 9000 версии 2000 . 

     Функциональная  модель строится для:

• формирования иерархии процессов, определяющих качество продукции.
• определения входов, выходов и взаимосвязей между процессами.
• идентификации процессов, включающей определение диапазонов ответственности, ресурсов, требуемой документации (организационно-распорядительных документов, нормативов и показателей качества процессов.

 

     Статистическая  модель служит для ответа на вопросы:

• Какие параметры процесса определяют качество продукции?
• Как про ранжировать эти параметры по степени важности?
• Как улучшить процесс за счет внутренних резервов?
• Как прогнозировать состояние качества продукции и процессов?
• Какие корректирующие и предупреждающие меры можно принимать?

Эффективный менеджмент качества через призму процессного подхода можно представить условно как совокупность двух элементов:

• хорошо структурированной описанной сети процессов, определяющей деловой процесс ,процессы организации;
• постоянно реализуемых процедур планирования, обеспечения, управления, улучшения качества в рамках каждого процесса сети процессов.

Адекватное описание процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Под этим термином следует понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей, между ними.

   С точки зрения человека, такие системы, как деятельность организации или  производственный процесс, описать  достаточно трудно, потому что они  обладают сложной внутренней структурой и сложным характером взаимодействий между элементами этой структуры. Очень часто невозможность обычными средствами дать простое описание, а, следовательно, и обеспечить понимание таких систем делает их проектирование, разработку и поддержание в рабочем состоянии трудоемким и дорогостоящим процессом и повышает степень их ненадежности.

   Моделирование предполагает наличие в обязательном порядке установленного набора изобразительных , выразительных средств и правил — языка описания объекта. Среди наиболее распространенных языков описания и соответствующих им моделей можно выделить следующие. Вербальная модель — описание на естественном языке.

Например, для стандартизации это наиболее характерная и привычная форма описания объекта. Следует отметить, что этот язык не всегда обеспечивает необходимую «прозрачность» описываемого объекта.

Математическая  модель — описание с помощью средств и правил определенного раздела математики.

   Например, статистическая модель для анализа и прогнозирования технологического процесса, составленная на базе таких разделов математики, как теория вероятностей, математическая и прикладная статистика.

   Графическая модель — описание объекта с помощью средств и правил графического изображения. Например, единая система конструкторский документации — набор средств и правил получения графического описания объекта, называемого чертежом.

   Следует отметить, что нет четких границ между приведенными типами языков описания и соответствующими им моделями. Как правило, каждая модель в той или иной мере использует средства и правила других моделей. Например, математическая модель может содержать как элементы вербальной модели словесное сопровождение, так и элементы графической модели поясняющие схемы, рисунки.

   Большинство экспертов по системам менеджмента качества сходятся на том, что наиболее приемлемым способом описания процессов является их графическое представление (рис. 1.4).

В различных  документах, посвященных толкованию процессного подхода, изложенного  в новой версии стандарта, предлагаются различные варианты графического представления процессов.

   Описание  системы процессов организации  должно отражать не только отдельные  процессы, но также взаимосвязи и взаимодействия между процессами. Процессы вместе с взаимосвязями и взаимодействиями представляют собой сеть процессов организации. Описание сети процессов, составляющих деятельность организации, - это сложная организационно-техническая задача, для решения которой требуются специальные средства описания и анализа. 
 

1.3. Реинжиниринг бизнес-процессов в организации

     1.3.1. Определение реинжиниринга. 

При изменении  условий работы организации принятая в ней система бизнес-процессов  может стать неэффективной, что  требует некоторого целенаправленного изменения этой системы, или реинжиниринга бизнес-процессов. Сегодня методы реинжиниринга бизнес-процессов широко используются многими компаниями мира. М. Хаммер и Дж. Чампи определяют реинжиниринг как: «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы». Здесь речь идет именно о кардинальном, в десятки раз повышении перечисленных показателей эффективности.

     Для пояснения, каким образом проведение реинжиниринг бизнес-процессов повышая эффективность работы предприятия, можно рассмотреть, как реинжиниринг изменяет реконструируемые бизнес-процессы.

     Одна  из главных задач реинжиниринга  — добиться снижения себестоимости и рисков организации. Одним из главных методов снижения издержек и рисков предприятий является автоматизация процессов. Применение инструментов управления предприятием, систем автоматизации, должно быть очень осторожным. Попытки автоматизировать исторически сложившуюся систему управления компанией, как правило, не дают ощутимых результатов в плане снижения издержек.

     Автоматизация управления предприятием должна происходить одновременно с его реорганизацией , оптимизацией структуры и процессов. Масштабы и глубина реорганизации зависят от того, насколько выработанные оптимальные процессы и структура будут отличаться от существующих.