Гибкие запросы

Формирование гибких запросов

      В процессе формирования и выполнения гибких запросов последовательно решаются задачи:

• описание логики поиска;
• описание структуры выходного документа;
• выбор варианта хранения сформированного запроса;

-  выполнение запроса и выгрузка результатов для последующего анализа и распечатки с помощью Word или Excel;

-   модификация имеющихся запросов.

Описание логики поиска

      Логика поиска определяется одним или несколькими критериями. Каждый критерий представляет собой отношение, определяющее допустимые значения одного из отобранных полей, которыми ограничивается результат поиска. Если критериев несколько, то они соединятся между собой логическим условием «И». Это означает, что в результаты поиска будет включена информация, одновременно удовлетворяющая всем введенным условиям (критериям).

Для описания логики поиска:

• выберите поля для описания критериев поиска в виде списка;
• опишите критерии поиска.

      Список полей для описания критериев поиска формируется путем нахождения названия поля на панели Поля картотеки и перемещение его на панель Поля картотеки, отобранные для запроса следующим образом:

-установите курсор на нужное поле на панели Поля картотеки;

-нажмите ЛКМ и, не отпуская ее, переместите с помощью курсора нужное поле на панель Поля картотеки, отобранные для запроса;

• отпустите ЛКМ и убедитесь в появлении названия поля на панели Поля картотеки, отобранные для запроса.

     Результат будет тот же, если последовательно выбирать названия полей на панели Поля картотеки двойным нажатием ЛКМ.

     Правее каждого отобранного поля имеется надпись [значение не определено], так как не указаны границы допустимых значений. Для описания критериев (определения отношения для задания границ допустимых значений) установите курсор на соответствующей строке вкладки Поля условия, откройте ПКМ контекстное меню и выберите один из вариантов отношения. Вместо надписи [значение не определено] откроется поле для ввода одного или нескольких значений.

     Выберите нажатием ПКМ надпись [значение не определено] в поле Поля картотеки, отобранные для запроса, откроется контекстное меню, содержащее пункты:

     Удалить - для удаления на вкладке Поля условия одного из ранее отобранных полей;

• Использовать в запросе - если слева имеется символ V, то поле должно участвовать в определении условий поиска (будут учитываться установленные критерии поиска этого поля), а при удалении символа V (нажатием ЛКМ) поле исключается из участвующих в определении условий поиска без удаления его из списка (учет поля при поиске может быть восстановлен);
• IS NULL - для отбора в процессе поиска только тех записей, у которых значение данного поля не определено;
• IS NOT NULL - для отбора в процессе поиска только тех записей, у которых значение поля определено (в него внесена реальная информация);
• Null - означает отсутствие значения поля, но это не пробелы или числовые нули.

     На вкладке Поля условия установите курсор в конце строки и нажмите кнопку откроется или список с предлагаемыми вариантами отбора значений, по которым формируется гибкий запрос, или окно для ввода даты, или окно для ввода текста. Выбрав значение запроса, например, ВПЕРВЫЕ по жалобе (представлению) нажмите кнопку - сохранить. Заполните все строки на панели Поля картотеки, отобранные для запроса.

Текстовое значение критерия используется для:

• поиска по слову (введите искомое слово);
• поиска по неполному слову (введите неполное слово). При поиске по неполному слову:
• введите символы, с которых начинается слово, а вместо отсутствующего окончания слова введите знак процента («%») при поиске слов по начальным символам;
• введите вместо отсутствующего начала слова знак процента («%»), а затем окончание слова при поиске слов по окончанию;

      - введите знак процента («%»), затем набор букв, который должен присутствовать в слове, затем еще раз знак процента («%») при поиске слов, включающих в себя определенный набор букв.

Если в качестве критерия используется дата, то:

• введите дату в правое поле при поиске дел до указанной даты (включая ее);
• введите дату в левое поле при поиске дел после указанной даты (включая ее);
• введите даты и в левое и в правое поле, при поиске дел между указанными датами (включая даты);
• введите дату дважды в левое и в правое поле при поиске дела по указанной дате.

     Если задание критерия предполагает выбор из каталога, то возможен групповой выбор, при котором укажите не одно, а несколько значений из предлагаемого списка. 

Описание структуры выходного документа

      Результат исполнения запроса представлялся в виде списка дел, отобранных в результате поиска, который можно далее использовать для ускорения поиска нужных карточек, или, на основе разработанных запросов, можно сформировать документ, в котором помимо номера дела присутствует, по желанию пользователя, и другая информация.

      Для описания структуры выходного документа задайте состав выводимой информации на вкладке Поля результата в виде списка полей, каждому из которых будет соответствовать своя колонка в таблице с результатами поиска по аналогии со списком полей для описания критериев поиска.В результате будет сформирован список полей на вкладке Поля результата. Порядок размещения полей списка соответствует порядку размещения соответствующих колонок в таблице с результатами поиска.

     При работе со списком полей используйте контекстное меню, раскрывающееся выбором ПКМ названия поля, или пиктограммы в правом верхнем углу вкладки Поля результата:

      Показать результаты запроса; «Сворачивать» данные; Удалить.

Пункт меню «Сворачивать» данные активен только при работе с полем, которое может принимать не одно, а несколько различных значений. 

Выполнение запроса и выгрузка результатов в Word или Excel

      Заполните панель Поля картотеки, отобранные для запроса, выберите на панели инструментов пиктограмму «Выполнить текущий запрос». Если пиктограмма «Выполнить текущий запрос» неактивна, это означает, что запрос не готов для выполнения (какие-то элементы в описании запроса пропущены, например, не указаны поля результата). Результат исполнения запроса представлен на рис. 3.26. В таблице Результат исполнения запроса отобрано два дела.

     Возврат к нужному делу осуществляется двойным нажатием ЛКМ на строку с номером дела или выбором пиктограммы «Перейти на выбранное дело на панели инструментов».

     Продолжительность выполнения запроса зависит от объема информации, накопленной в БД, от сложности логики поиска, а также от некоторых ситуационных обстоятельств (текущая загрузка сети, ее производительность и т. д.). Поэтому выполнение запроса в некоторых случаях требует продолжительного времени.

      Если не удается получить результат за ожидаемое время, воспользуйтесь вариантом представления результата в форме количества найденных записей (требуется меньшее время). Оценив полученный результат, можно добавить какие-то новые условия для сокращения объема выборки и ускорения получения результата.

     Результат отображается в виде таблицы, содержание которой определено пользователем внизу рабочей области.

      Для возможности обзора таблицы с результатами в случае большого числа строк и колонок предусмотрены горизонтальная и вертикальная линейки прокрутки.

      С помощью пиктограмм на панели инструментов, установите ширину колонок таблицы двумя способами:

• в соответствии с их названием (этот вариант устанавливается по умолчанию);
• в соответствии с данными, приведенными в таблице Результат исполнения запроса.

Для сортировки данных в таблице Результат исполнения запроса

(данные в таблицу выгружены в том порядке, в каком они были найдены в БД) пользуйтесь пиктограммой, расположенной справа от названия каждого столбца таблицы, для открытия меню с перечнем возможных вариантов сортировки строк таблицы.

     Если сортировка уже проводилась, то вместо знака рядом с названием соответствующей колонки появится стрелка, указывающая вариант упорядочения.

     Помимо просмотра таблицы Результат исполнения запроса можно осуществить:

• переход в картотеку;
• выгрузку результатов в Word и Excel.

      Для перехода в картотеку выделите одну из строк таблицы и выберите пиктограмму «Перейти на выбранное дело».

     Для выгрузки результатов в Word и Excel, используйте пиктограммы.Перед переходом в среду Word или Excel на экране появится окно Параметры вывода для предварительной настройки. Результатом выгрузки запроса в Word и Excel будут документы в табличной форме.

     Процесс конвертирования в формат Word или Excel занимает определенное время, в течение которого на экране присутствует окно с сообщением о выполнении конвертирования.