Анализ Временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..........3

1 Анализ Временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных   Силах Российской Федерации…………………………………………………4

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….. 29

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………………... 30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В данной курсовой работе рассматривается инструкция по делопроизводству в военной прокуратуре Н-ского гарнизона. Делопроизводство в военной прокуратуре регламентируют законодательные и нормативные правовые акты Российской федерации, правовые акты Министерства обороны РФ и Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской федерации (далее именуется - Временная инструкция). Временная инструкция утверждена министром обороны Российской Федерации 19 августа 2009 года и вступила в законную силу 15 сентября 2009 года. При работе с документами и служебными изданиями специалисты делопроизводители руководствуются Временной инструкцией. Целью выполнения курсовой работы является изучение Временной инструкции по делопроизводству для оценки её соответствия требованиям к службе ДОУ в федеральных органах исполнительной власти.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Анализ Временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных  Силах Российской Федерации.

 

Первая глава Временной  инструкции называется «Общие положения».

В этой главе указана дата вступления в силу Временной инструкции. Помимо этого прописано, что данная инструкция будет действительна  до принятия окончательной постоянной.

Помимо этого оговаривается, что служебная переписка не должна вестись без необходимости. Документы  заполняются на русском языке. Строго ограничивает переписку с представителями  иностранных государств. 

Ответственность за организацию делопроизводства возложена на командира части или начальника организации. Таким образом военный прокурор несет ответственность за организацию делопроизводства и обязан:

А) определять порядок работы со служебными документами и изданиями  в военной прокуратуре Биробиджанского  гарнизона;

Б) знать фактическое состояние  делопроизводства и принимать необходимые  меры по сокращению служебной переписки, предотвращать ведение переписки  по вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения  или переговорам по средствам  связи и информационным системам, если законодательными, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации  или правовыми актами Министерства обороны не предусмотрено составление  письменного документа;

В) правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно  содержать его в готовности к  выполнению поставленных задач в  повседневной деятельности, в боевых (полевых) условиях и на учениях, контролировать работу подчиненных должностных  лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;

Г) обеспечить учет поступающих  служебных документов и изданий, их своевременное доведение до личного  состава и контроль за исполнением;

Д) требовать от подчиненных  своевременного исполнения полученных служебных документов (поручений, указаний);

Е) обеспечивать готовность к спасению служебных документов и изданий в случае пожара, стихийных  бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

Ж) организовывать и систематически проводить с личным составом занятия  по изучению правил делопроизводства, обеспечивать необходимые условия  для его правильной организации  и ведения, выделять и оборудовать  для этого необходимые помещения  и материально-технические средства;

З) принимать меры по совершенствованию  делопроизводства, качественному подбору  личного состава для работы со служебными документами и изданиями, обеспечению книгами, журналами, бланками, оргтехникой и переходу на автоматизированные (компьютерные) технологии обработки  служебной информации;

И) обеспечивать правильное применение действительных и условных наименований воинских частей при составлении  и отправке служебных документов и изданий, обращая особое внимание на правильность ведения переписки  со сторонними организациями, гражданами;

К) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных  документов с истекшими сроками  хранения, утративших значение для  практической работы, не подлежащих архивному  хранению и не имеющих исторической и научной деятельности, и освобождать  от этих документов делопроизводство;

Л) обеспечивать своевременную  сдачу в архивы служебных документов с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения. Не допускать  уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архив.

Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами и изданиями, обязаны:

А) знать и выполнять  требования, установленные Временной  инструкцией по делопроизводству в  Вооруженных Силах Российской Федерации.

Б) быть бдительными, не допускать  нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных  документов и изданий, а также  пресекать действия (бездействия) других лиц, могущие привести к таким  последствиям;

В) знакомить со служебными документами других лиц, передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения начальника.

Г) передавать служебные  документы в другие подразделения  и организации только через делопроизводство. Допускается передача служебных  документов военнослужащим и лицам  гражданского персонала для временного пользования (для работы) под расписку в реестре. В этом случае исполнитель  обязан получить служебные документы  под расписку а этом же реестре. Подписи  за получение служебных документов необходимо расшифровывать;

Д) давать справки по служебным  документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения  к этим документам, только с разрешения начальника.

Е) немедленно сообщать начальнику об утрате или недостаче служебных  документов (изданий), удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные  документы (издания), личных печатей, штампов, а также об обнаружении лишних и неучтенных служебных документов и изданий;

Ж) при убытии в связи  с освобождением от занимаемой должности (увольнением со службы (работы), переводу к новому месту службы), при убытии в отпуск, служебную командировку, на лечение, учебу по указанию непосредственного  командира (начальника) в установленном  порядке своевременно передать все  числящиеся за ним служебные документы (издания) другим ответственным лицам  или сдать в делопроизводство.

З) своевременно сдавать  в делопроизводство служебные документы  и издания, надобность в которых  миновала;

И) предъявлять все числящиеся за ним служебные документы и  издания сотрудникам делопроизводства по их требованию.

Лицам, работающим со служебными документами и изданиями запрещается:

А) сообщать устно или  письменно служебные сведения о  характере выполняемой работы, проводимых мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной  службы (работы) отношения к этим сведениям;

Б) излагать личные просьбы  на бланках с наименованием воинской части;

В) самовольно провозить  и пересылать за границу служебные  документы и издания, не подлежащие опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти  документы (издания) могут быть высланы  через соответствующие воинские части в установленном порядке;

Г) вести разговоры, связанные  с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.

Обеспечение книгами, журналами  бланками возложено на подразделение  обеспечения вышестоящей организации. В данном случае это окружная военная  прокуратура.

Работа с документами  за пределами неслужебных помещений разрешается только с разрешения военного прокурора. Интересен тот факт, что форма, в которой должно быть дано разрешение, не указана.

 

Во второй главе Временной инструкции описаны основные виды служебных документов, составляемых (издаваемых) в Вооруженных силах. Это приказы, директивы, приказания, указания, постановления, регламенты, положения, наставления, инструкции, уставы, распоряжения, предписания, доклады, донесения, рапорты, договоры, контракты, планы, представления, расписания занятий, отчеты, перечни, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты и другие разработанные в установленном порядке документы (текстовые или графические), написанные или нарисованные от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатанные на пишущей машинке, изготовленные на средствах вычислительной техники, изданные типографским, электрографическим или другим способом.

Далее дается общая информация по каждому из перечисленных выше документов. Приказ описан подробнее других документов. Описывается, что такое приказ, на основании чего и по каким направлениям деятельности он может быть отдан, какие требования предъявляются при изготовлении.

 

В третьей главе Временной  инструкции описаны правила оформления служебных документов.

Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать законодательным, иным нормативным правовым актам  Российской Федерации, приказам, директивам и другим служебным документам вышестоящих  командиров (начальников);

б) основываться на фактах и  содержать достоверную и аргументированную  информацию, конкретные и реальные для исполнения указания или предложения;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, быть увязан с ними, а при необходимости  иметь ссылки на них;

г) обеспечивать возможность  его обработки, размножения и  копирования при помощи оргтехники;

д) соответствовать утвержденной (установленному) форме (образцу), если таковая предусмотрена.

Составлению проекта служебного документа должно предшествовать изучение существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующих по этому вопросу  законодательных и иных правовых актов, справочного и другого  материала.

Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской  орфографии и пунктуации, кратко и  ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться  в одном и том же значении.

При составлении служебных  документов рекомендуется:

пользоваться простыми предложениями;

не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

Текст телеграммы излагается без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются  переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки.

Издание распорядительных служебных  документов в виде служебных писем  не допускается.

На срочных документах, доставляемых местным адресатам  через экспедиторов (посыльных, нарочных, фельдъегерей) воинских частей, ставится надпись: «Срочно — доставить  к » (указывается время, к которому необходимо доставить документ).

Во всех служебных документах при определении времени суток  следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов «утра», «дня», «вечера» и «ночи». При определении времени года целесообразно указывать его период (например, в зимнем периоде обучения), применять слова «зима», «весна», «лето», «осень» не рекомендуется.

В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский» или «гвардейская») и государственных наград.

Запрещается указывать в  несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования.

Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные  награды, пишутся только в адресах  служебных документов, когда это  необходимо по содержанию документа.

 При изготовлении служебных  документов машинописным способом  или с помощью других технических средств рекомендуется применять текстовый редактор WinWord или другой совместимый с ним формат с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером № 12 - 16 через 1 - 2 межстрочных интервала (для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером № 12). Документы, представляемые Министру обороны Российской Федерации, подготавливаются с применением шрифта размером № 16.