Делопроизводство и корреспонденция

Содержание 
Введение 3 
Структура и назначение номенклатурных дел 13 
Требования к формированию дел 14 
Правила хранения дел 22 
Экспертиза ценности документов 25 
Оформление дел 27 
Составление описей дел 28 
Порядок передачи дел в архив 30 
Архивное хранение документов в электронной форме 31 
Приложения 33 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала  необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали  документы, так как устное слово  кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так  понято. Уже в XVI в. употребляется  слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии  слово «дело» зафиксировано в  документах в 1584г. 

     Современное делопроизводство включает:

• обеспечение  своевременного и правильного создания документов 
(документирование);

• организацию  работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с  термином «делопроизводство» в последние  десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его  появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и  их организационным, программным и  информационным обеспечением для приближения  к терминологии, употребляемой в  компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины  «делопроизводство» и «документационное  обеспечение управления» являются синонимами и применяются для  обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях  документов, регламентирующих организацию  документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения  управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации».

     Документирование — это процесс создания и оформления документа. 
Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы»  различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и  т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение  движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях  и хранения. 
Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

 
В технологию работы с документами  входит:

• прием и  первичная обработка документов;

• их предварительное  рассмотрение и распределение;

• регистрация  документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

     Раскроем  некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или  управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий  термин:

«Информация —  сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области  человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому  она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных  органах власти и управления, в  учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно  возникает управленческая информация, которая используется для целей  управления каким- либо объектом или  структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и  являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для  историка - историческим источником, кибернетика- документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

В Федеральном  законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия  «документ»:

Документ —  это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это  же определение дано и в государственном  стандарте на термины и определения  «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его  элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее  определение:

Реквизит документа  — обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы  состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме  данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат  закрепления 
(отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым  обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное  и неоднократное возвращение  к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальные документы  — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные  и удостоверенные в установленном  порядке. 
Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации  любого учреждения, предприятия, любой  фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных  сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и  анализа, а также материалом для  справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и  как предмет труда, и как результат  труда.

Многие формы  управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической  документации; контроль — путем  сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно  классифицировать в соответствии с  их назначением как средства:

• регламентации  деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

• накопления и  обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и  др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных  коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и  средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить  подлинным доказательством заключенной  в них информации. Юридическая  сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и  граждан), которые руководствуются  документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим  законодательством компетенцией издавшего  его органа и установленным порядком оформления1. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать  при его подготовке действующие  нормы законодательства;

• издавать документы  только в пределах своей компетенции;

• соблюдать  действующие в определенное время  общегосударственные правила составления  и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

В управленческой практике принято различать документы  по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с  компьютера, отражает работу автора над  его содержанием. Он может содержать  только текст и не обладает юридической  силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан  с чернового документа или  написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором  содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени  и месте создания) считается подлинным. 
Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа  — это документ, полностью воспроизводящий  информацию подлинного документа и  все его внешние признаки или  часть их. Копия документа может  быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит  содержание документа и все его  внешние признаки 
(содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.