Документ. Способы документирования

v запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; 

v подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; 

v поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; 

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 

3.4 Хранение  аудиовизуальных документов 

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния. 

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных  средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации. 

Количество  листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных  документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется: 

v листов в деле - в листе-заверителе и в соответствующей графе описи дел, документов; 

v фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов; 

v единицы хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов. 

v При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов: 

v единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов; 

v единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей; 

v единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров. 

Объем страхового фонда и фонда пользования  измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в: 

кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов; 

метрах - для копий кинодокументов; 

времени звучания - для копий фонодокументов; 

в мегабайтах - для копий электронных документов. 

При этом отдельно учитываются страховые  копии уникальных документов и особо  ценных документов и копии фонда  пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов. 
 
 
 
 

 Заключение 

Всегда  документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный  документ создается для выполнения, прежде всего управленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения. 

Способы передачи документов также постоянно  меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной  почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения  или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что  позволяет впоследствии навести  по документу справку, проконтролировать  исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято  решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и  попадает в папку для дальнейшего  хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе. 

Таким образом, все документы имеют  общие этапы прохождения и  обработки в организации. Но этот общий путь движения создаваемых  в организации документов и получаемых извне складывается из движения и  работы с каждым документом в отдельности  и напрямую зависит от принятого  в конкретной организации процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе. 

Получение организацией документов, как правило, централизованно. Но это было так, когда  документы поступали по почте, телеграфу, доставлялись курьером. С появлением факсов и электронной почты документ может быть, сразу получен отделом  или конкретным исполнителем минуя  службу ДОУ. Таким образом, происходит процесс децентрализации получения  и отправки документов, что может привести к потере контроля над ним. Следовательно, одна из задач при организации электронного документооборота - обязательно централизовать учет всей поступившей документации. Эта задача легко решается объединением всех компьютеров в единую сеть. 

Внедряемые  сегодня электронные системы  пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е. те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет  полной только тогда, когда будет  определен не только общий документопоток, но и движение каждого документа, выполняющего типовую функцию. 

В заключение следует подчеркнуть, что любой  вид материального носителя информации имеет свои достоинства и недостатки. Способы документирования информации и формы передачи информации модернизируются, становятся всё более удобными в  использовании. 
 
 
 

 Список  используемой литературы

1. Федеральный  закон от 29 декабря 1994 г. 

2. №  77-ФЗ "Об обязательном экземпляре  документов". 

3. Постановление  администрации г. Красноярска от 30 декабря 2004 г. № 610 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска". 

4. Приказ  Министерства культуры и массовых  коммуникаций РФ от 18 января 2007г.  №19" Об утверждении Правил  организации хранения, комплектования, учета и использования документов  Архивного фонда Российской Федерации  и других архивных документов  в государственных и муниципальных  архивах, музеях и библиотеках,  организациях Российской академии  наук". 

5. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".6. Журнал "Делопроизводство", 2007 № 4, 6, 8. 

    7. Поисковая система "Консультант  +".8. Информационно-правовое обеспечение  "Гарант".