Документирование управленческой деятельности

     Федеральный закон  «О коммерческой тайне» устанавливает, что коммерческая тайна – это  конфиденциальность информации, позволяющая  ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду¹⁰.

     Закон устанавливает меры по охране конфиденциальности информации, относимой к коммерческой тайне, принимаемые ее обладателем. Они включают в себя:

1. определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
2. ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
3. учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
4. регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
5. нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

     Таким образом, закон четко определяет вид грифа – «Коммерческая тайна» и состав дополнительных сведений, также наносимых на документ.

     Порядок работы со служебной информацией  ограниченного распространения  в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях установлен постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Требования данного Положения распространяются на порядок обращения не только с документами  на бумажном носителе, но и со служебной информацией ограниченного распространения на иных материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиопленка, машинные носители информации и др.).

     Постановлением  установлено, что на документах (в  необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного  распространения, проставляется пометка  «Для служебного пользования».

     Необходимость проставления этой пометки на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

     Порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного  распространения определяет руководитель федерального органа исполнительной власти.

     Изготавливаются документы, содержащие информацию  ограниченного распространения, в машинописном бюро федерального органа исполнительной власти или подведомственной ему организации. Наряду с пометкой «Для служебного пользования» на обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

     В случаях, когда законодательством  не установлена форма грифа (пометки) ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию, собственник или пользователь информации может принимать решения о применении какого-либо грифа. При этом чаще всего используется гриф «Конфиденциально». Он удобен тем, что не раскрывает характера информации, содержащейся в документе, в отличие, например, от таких грифов, как «Банковская тайна», «Налоговая тайна» и др., применяемых для обозначения сведений, связанных с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.

     Наряду  с грифом «Конфиденциально» может  использоваться гриф «Строго конфиденциально» для обозначения более высокого уровня конфиденциальности. Порядок  установления этих грифов должен регламентироваться внутренними нормативными документами организации, работающей с документами конфиденциального характера.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Конфиденциальное  делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального делопроизводства, так и видов и содержания работ с документами.

     На  документах, содержащих информацию ограниченного  доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу.

     Гриф  конфиденциальности, или гриф ограничения  доступа к традиционному, машиночитаемому  или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему

     Гриф  конфиденциальности присваивается  документу: 
— исполнителем при подготовке к составлению проекта документа; руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем организации при согласовании или подписании документа; 
— работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для организации документ не имеет грифа ограничения доступа.

     Информация  и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют  несколько уровней грифа ограничения  доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации: первый, массовый уровень — грифы  "Конфиденциально",  "Конфиденциальная информация".

       Второй уровень (достаточно редкий) — грифы  "Строго конфиденциально",  "Строго конфиденциальная информация",  "Конфиденциально. Особый контроль".

     На  ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких  документов:  "Собственная информация фирмы",  "Информация особого  внимания",  "Копии не снимать",  "Хранить в сейфе" и др.

     Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы персонала.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.93 № 5485-1 //СЗ РФ. 1993. N 43. Ст.4987; 2003. N 33. Ст.3269
2. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ  «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007)
3. Алексенцев А. И. Конфиденциальное делопроизводство. М.: Управление персоналом, 2003
4. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. Документационный системный комплекс организации: учебно-методическое пособие. Издательство "Ось-89, 2006
5. Демушкин А.С. Документы и тайна. М.: Городец, 2003. - 400 с
6. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. Росархив. ВНИИДАД. - М., 2006.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. (М.: ИНРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2008. ( 272 с.
8. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М.Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: практическое пособие. Издательство "Омега-Л", 2007
9. Мигель И. Н. Документирование управленческой деятельности: курс лекций. Издательство "Флинта", 2006
10. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. М.: Омега-Л -2008
11. Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство "Омега-Л", 2007
12. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство "ПРИОР", 2007