Документные комплексы системы здравоохранения с точки зрения стандартизации и унификации

от 21.03.2000 №139

      Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

       Резолюция – реквизит, который  пишется соответствующим должностным  лицом и содержащий принятое решение по данному документу. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция пишется от руки в правом верхнем углу над текстом документа. По правилам стандартизации и унификации на документе не должно быть более четырех резолюций.

       Заголовок к тексту включает  краткое содержание документа  и согласуется с наименованием  вида документа. Например, «Приказ  о порядке представления годовых медицинских статистических отчетов». Заголовок располагается слева над текстом документа, его объем не должен превышать 5 строк длиной в 28 знаков. Заголовок экономит время при работе с документом, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Он переносится в регистрационные формы, базу данных. Заголовок составляется исполнителем документа, в конце его точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

       Отметка о контроле – это  отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», штампом или словом «Контроль». Отметка о контроле проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

       В состав реквизита «Подпись»  входят: наименование должностного  лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы).Например,

Заместитель начальника

Главного  управления здравоохранения

Московской  области

                                                       (подпись)                                 А.А.Сизов 

       При подписании документа несколькими  должностными лицами, подписи располагают  одну под другой в последовательности, которая соответствует занимаемой  должности. А при подписании  документа несколькими лицами  равных должностей их подписи  располагают на одном уровне. ГОСТ Р 6.30 – 2003 не регламентирует вопросы о правах подписи, порядке замещения подписи, а также использования факсимильной подписи.

       Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО,  должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. Например,

СОГЛАСОВАНО

Начальник Калининградского

управления  здравоохранения                  (подпись)            И.Ю,Краснянский

20.10.2006

       Зона для данного реквизита  располагается в нижней части листа или на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе: Лист согласования прилагается. А на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу относится этот лист.

       Неотъемлемым реквизитом является оттиск печати. Он заверяет подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, а также на иных документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи. Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» (место печати) или даже изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться. Печати делятся на два вида: гербовые и печати организации.

       Отметка об исполнителе включает  фамилию исполнителя документа (иногда Ф.И.О.). Эту отметку располагают обычно на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе целесообразна для больших организаций с тем, чтобы освободить руководителей от решения непринципиальных вопросов и задач. 

Особенности подготовки и оформления отдельных  видов документов.

       Приказ – это распорядительный документ органа, учреждения здравоохранения со статусом юридического лица. Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы предложения, содержащиеся в проектах, были конкретными и реальными, а также соответствовали действующему законодательству.

       Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой части излагается основание, а также причина создания документа. Во второй части излагается решение руководителя. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». В пунктах этой части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых в приказе действий. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль за его исполнением.

       Приказы подписываются начальниками  органов здравоохранения, а в их отсутствие – заместителями, исполняющими их обязанности. Необходимо сказать, что приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

       Распоряжение – документ, издаваемый  органом или учреждением здравоохранения  по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и инструкций.

       Распорядительная часть начинается  словом «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)». Последним  пунктом распоряжения, как и в  приказе, является возложение контроля на должностное лицо. Также общими чертами приказа и распоряжения являются право подписи и нумерование документов в пределах календарного года.

       Инструкция – документ, в котором  излагаются правила, регулирующие  специальные стороны деятельности  органа или учреждения здравоохранения. В заголовке к тексту инструкции обозначается круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости – и на подпункты.

       Решение – документ, принимаемый  коллегией организации в целях  разрешения наиболее важных вопросов. Текст решения, как и приказ, состоит из частей констатирующей и распорядительной.

       В констатирующей части излагаются  состояние вопроса, цели и задачи  проекта. Распорядительная часть  должна содержать перечень мероприятий  или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны отделы управления или должностные лица организации. Заседания по принятию решения оформляются протоколом.

       Протокол – документ, фиксирующий  ход обсуждения вопросов и  принятия решений заседаниях  коллегиального характера и совещаниях в организации.

       Текст протокола состоит из  двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются  такие реквизиты, как председатель, секретарь, присутствовали, повестка  дня. Основная часть протокола  состоит из разделов : СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Текст протокола строится по образцу текста приказа.

       Акт – документ, составляемый  несколькими лицами и подтверждающий  установленные ими факты или  события.

       Текст акта состоит из двух  частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие, его номер и дата. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.

       Все виды управленческих документов  оформляются на бумаге определенных  размеров – форматов, соответствующего  качества (плотности и белизны). ГОСТ 9372 – 60 устанавливает три ряда  потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным, а ряды В и С – дополнительными.

       Ряд А делится на классы, обозначаемые  цифрами от 0 до 13. Форматы обозначаются  буквой ряда и цифрой класса. В практике документов здравоохранения  находят применение следующие форматы:

• А4 – А5 (приказы, письма и ОРД)
• А6 – А7 (разного рода справки, карточки, выписка из ОРД)

 

       ГОСТ Р 6.30 – 2003 базируется на  подготовке документов с помощью  печатающих устройств и средств  вычислительной техники. ГОСТ  Р 6.30 – 2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

       «Каждый текст документа должен иметь поля:

       20 мм – левое;

       10 мм – правое;

       20 мм – верхнее;

       20 мм – нижнее.

       Реквизиты документа отделяют  друг от друга 2 – 3 межстрочными  интервалами.» [Сабанов 2007,с.160].

       При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

       Рационально построенная медицинская  документация имеет особое значение  в системе здравоохранения, насчитывающей  десятки тысяч медицинских учреждений  разных типов, находящихся в сложных взаимосвязях, поэтому она должна быть универсальной, единой, простой и приемлемой везде. Перечень типовых форм, их форматы, вид документов, сроки хранения и образцы утверждены приказом Министерства Здравоохранения СССР № 1030 от 04.10.1980 г.. Вся информация, сосредоточенная в этих документах, при их объединении может составить медицинское досье человека, характеризующее его здоровье, полученную им медицинскую помощь и результаты проведённых медицинских обследований и мероприятий в течение всей жизни.

       В своей жизни человек чаще  всего сталкивается с таким  видом медицинских документов  как справки. Медицинская справка (форма 095/у) о временной нетрудоспособности. Медицинское заключение (по форме 095/у) позволяет обосновать пропуски занятий сроком в пределах 2-х недель, и вместе с тем освободиться от занятий физкультурой сроком до 30 дней. Для того чтобы закрыть пропуски занятий на более длительный период, к такой медицинской справке должна добавляться форма 027/у.

       Медицинская справка формы 086/у – это врачебное профессионально-консультативное заключение, которое заполняется для поступающих в высшие учебные заведения, техникумы, средние специальные учебные заведения, профессионально-технические, технические училища. Также данная медицинская справка требуется при поступлении на работу и прохождении диспансеризации на государственной службе. Смысл медицинской справки формы 086/у в том, чтобы предоставить ответ, пригоден или не пригоден человек по состоянию здоровья к тому или иному процессу.

       Медицинская справка формы 082/у позволяет выехать за границу и даёт медицинское заключение об отсутствии противопоказаний к выезду за границу. В результате медицинского осмотра устанавливается состояние здоровья и срок пребывания за границей.

      Форма 084/у. Врачебное заключение о переводе беременной на другую работу. В соответствии с медицинским заключением по форме 084/у беременным женщинам снижаются нормы выработки либо они переводятся на другую работу, которая исключает воздействие неблагоприятных производственных факторов, если таковые имели место быть на прежней работе. При этом средний заработок по прежней работе сохраняется.

      Форма 070/у. Справка для получения путёвки. Это новая форма, введенная в 2004 голу для получения путёвки в санаторий или для отдыха. Особенностью этой справки является срок её хранения – она хранится в учреждении, выдавшем путёвку, в течение 3 лет.

      Основные требования, предъявляемые  к составлению и оформлению  медицинских справок (впрочем,  как и других медицинских документов) отражены в ГОСТ Р 6.30 – 2003 и регламентируются им.

      В верхнем правом углу расположены  два неотъемлемых реквизита: код  формы по ОКУД и код учреждений  по ОКПО (08 и 04). Стоит отметить  особенность расположения данных  реквизитов именно в таком порядке. Это целесообразно для работников ЛПУ в целях экономии времени сортировки, хранения и поиска документов определённого вида, то есть нужной формы.

      За этими реквизитами располагается  следующий: наименование организации.  На бланках и мед. справках он именуется как наименование учреждения (это является неким отклонением от нормы, предъявленной в ГОСТе, но в это же время именно такое наименование характерно для медицинской документации, так как она издаётся в лечебно-профилактических учреждениях).

      Ниже реквизитов 08 и 04 расположен  реквизит под названием «гриф  утверждения документа» (16). Медицинские  документы могут утверждаться  должностным лицом или специально  издаваемым документом. Взять к  примеру справку формы 095/у. Она утверждена Минздравом СССР 04.10.80 г. № 1030 (этим же указом были утверждены формы 070/у, 082/у, 084/у, 086/у). За грифом утверждения документа следует наименование вида документа. В данном случае это медицинская справка. В след за наименованием документа располагается заголовок к тексту, то есть расшифровка и краткое содержание всего документа.