Документооборот в организации

После указания руководителя ЗАО ПФ «СКБ Контур» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

 Затем  снимает копию для исполнителя  и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов ЗАО ПФ «СКБ Контур», если они не

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают  и обобщают данные о ходе и результатах  исполнения документов в сроки, установленные 

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов ЗАО ПФ «СКБ Контур» проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны  обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это  приводит к дублированию ввода информации документов.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура  дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура  дел составляется в целях обоснованного  распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным  справочником и используется при  построении информационно-поисковой системы.

документационного обеспечения управления, Основными  правилами работы ведомственных  архивов, Перечнем документов с указанием  сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо  этого используются положения о  структурных подразделениях предприятия, штатное расписание, перспективные  и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и  созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную  форму номенклатуры дел следует  включить такие реквизиты:

-наименование организации;

-наименование структурного подразделения;

-название вида документа;

-место составления;

-на какой год;

-название разделов;

-гриф утверждения;

-гриф подписания.

Формирование  дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в  соответствии  с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или  документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

-папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;

- для приложений к документам сформирована отдельная папка;

-документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

-в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

-в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам  службы делопроизводства ЗАО ПФ «СКБ Контур»   необходимо соблюдать следующие общие правила:

По окончании  года в надписи на обложках дел  постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении  точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении  календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

Подготовка  документов для передачи в архив

Подготовка  документов к сдаче в ведомственный  архив включает:

- проведение  экспертизы ценности документов;

- оформление  дел;

- составление  описей дел; 

- составление  актов о выделении к уничтожению  документов и дел.

В структуре  ЗАО ПФ «СКБ Контур» до настоящего момента  отсутствует такое– Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.

Приказом  директора ЗАО ПФ «СКБ Контур» № 48 от 18.03.2004 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

- начальник  Общего отдела;

- юрист;

- секретарь-референт.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков  хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

-референт  должен согласовать его с руководителем  структурного подразделения и  отнести его в архив. В архиве  акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива.

Все лица, ответственные за делопроизводство в ЗАО ПФ «СКБ Контур» обязаны  завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок организации  делопроизводства ЗАО ПФ «СКБ Контур» обладает рядом недостатков:

-отсутствует четкий порядок регистрации документов;

-встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

-о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти  недостатки необходимо устранить, поскольку  только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.