Формирование и хранение дел в делопроизводстве

2.7. Формирование и  хранение дел в  делопроизводстве

Номенклатура  дел

Делами называют совокупность документов, относящихся  к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом  называют один документ [1, 3, 5, 9].

Ежедневно в  организациях и учреждениях разрабатывается  и поступает большое количество документов различных видов. Все  они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения  и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или  нескольким).

В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:

• по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т.д.;
• по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2003 г.»;
• по объектам, фирмам-контрагентам. Например: «документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.»;
• по корреспондентам. Например: «переписка с АО «Звезда» за 2003 г.»;
• по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».

Основным видом  работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление  номенклатуры дел.

Номенклатура  дел - это утвержденный систематизированный  перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с  указанием срока их хранения, оформленный  в установленном порядке.

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий  и организаций, независимо от специфики  его работы или организационно-правовой формы.

Номенклатура  дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и  дел и ведения справочной картотеки  документов. Она используется для  учета и обеспечения сохранности  дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и  видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия  и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические  документы и печатные издания.

Номенклатуры  дел подразделяются на:

• типовые;
• примерные;
• конкретного предприятия (индивидуальные).

Кроме того, различают  номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает  единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих  различную структуру организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Номенклатура  конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его  области деятельности. На больших  предприятиях могут составляться отдельные  номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура  дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или  специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной  структуры учреждения, комплекса  документов, на основе которых будут  формулироваться наименования дел  и определяться принципы их формирования.

Номенклатура  дел подписывается ответственным  составителем, архивистом, согласовывается  с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в  службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный  архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура  дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и  руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

После утверждения  структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных  подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «служба ДОУ»). Остальные  структурные подразделения располагаются  после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с  присвоением им индексов. Каждое подразделение  имеет свой порядковый номер (индекс).

В номенклатуре дел небольших организация (без  деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия  или должности руководителей. Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора  и т.д. (или: 01 - руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).

Внутри разделов располагаются заголовки дел  с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров - 04, а дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05.

В начале каждого  раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы.

Заголовки дел  должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных  в следующей последовательности:

• название вида документа. Например: «приказы», «договоры»;
• краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу»;
• дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка с АО «Вихрь» за 2003 г.»;
• название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «акт инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17;
• слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2003 г. Копии».

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она  ведется. В заголовках не рекомендуется  употреблять слово «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения  дел заголовки могут дополняться.

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием  сроков хранения» со ссылкой на соответствующую  статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия  и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной  экспертной комиссией. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой  или примерной номенклатурой  дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия без изменений (ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная  система документационного обеспечения  управления, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая  инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах РФ. Архивными учреждениями разработаны методические пособия  по составлению номенклатуры дел.

Номенклатура  дел составляется по унифицированной  форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение (табл. 2.2).

Первая графа  содержит индекс дела, включенного  в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения  и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце  раздела номенклатуры оставляют  резервные порядковые номера для  заведения дополнительных, не предусмотренных  заранее дел.

Во второй графе  перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к  одному делу накапливается большое  количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.

Третья графа  заполняется в конце года и  содержит сведения о количестве томов.

В четвертой  графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в  соответствии с которым срок установлен.

Пятая графа  заполняется в течение года. В  примечаниях указываются отметки  о заведении ( незаведении ) дел, об ответственных  за эти дела, о передаче дел в  другое подразделение или другому  лицу, о делах, переходящих на следующий  год, изъятых или утерянных делах  и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа  и номер полки, где оно хранится.

Количество дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго  тома дела). В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного  хранения и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет). Количество дел считается с учетом переходящих дел.

Сводная номенклатура дел предприятия рассматривается  и одобряется экспертной комиссией  предприятия, визируется его архивистом и направляется на согласование в  государственный архив (если документы  поступают на государственное хранение). После этого номенклатура утверждается руководителем предприятия (табл. 2.3, 2.4).

Если организация  не сдает документы на государственное  хранение, номенклатура дел может  согласовываться с экспертной комиссией  вышестоящей организации. 

Формирование  дел

Формирование  дел - это группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела [5, 9].

Формирование  дел способствует оперативной обработке  и поиску документов, надежности документационного  обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает  порядок в организации делопроизводства учреждения.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики  отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел  и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный  архив.

При формировании дел придерживаются определенного  порядка:

• в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;
• подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
• в дело включается один экземпляр документа;
• документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
• документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
• документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
• документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
• документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
• документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.