Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, телеграмма

Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная  записка, объяснительная записка, справка, телеграмма

   . Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно - справочных документов:

1. акт;
2. протокол;
3. докладная записка;
4. объяснительная записка;
5. справка;
6. телеграмма,
7. телефонограмма.

 

 Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

 Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

   Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

   Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный  документ с указанием номера и  даты.

   После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. Слайд

   В основной части (констатирующей) излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

   В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в  нем сторон или нормативными документами.  

   Формуляр  акта состоит из реквизитов: 

• Наименование организации – автора документа;
• Наименование вида документа - А  К  Т;
• Дата, номер;
• Заголовок;
• Место издание;
• Текст;
• Гриф утверждения;
• Подпись.

 

   Слайд.

   Протокол- Документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и  принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов

   Существует  два вида протоколов:

   Полный  протокол содержит запись всех выступлений на заседании;

   Краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

   Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

   Текст протокола состоит  из двух частей: вводной  и основной

   Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц.

     Вводная часть заканчивается  повесткой дня. Вопросы в повестке  дня располагают по степени  их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

   Основная  часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)…

   В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких  протоколах указываются фамилия  выступавшего (докладчика) и тема его выступления. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".

   В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких  протоколах указываются только фамилии  лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

   В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется  кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.  

   Обязательные  реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование вида документа- ПРОТОКОЛ;
• Дата заседания, номер;
• Место составления;
• Заголовок к тексту;
• Текст;
• Подписи (председатель, секретарь).

 

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

     По содержанию докладные записки  бывают:

а) информационные;

б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

• В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние Внешняя - представляется руководителю вышестоящей организации;
• Внутренняя - представляется руководителю подразделения или организации.

   Внутренние  докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации .

   Текст докладной записки  состоит из двух или  трех смысловых частей:

• В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
• В третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

   Вторая  часть в докладной записке  может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки  содержит обоснование, выводы и предложения  составителя.

   Внутреннюю  докладную записку подписывают  составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

   Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательные  реквизиты:

• Наименование организации (структурного подразделения);
• Наименование вида документа;
• Дата, номер;
• Место составления  (для внешней);
• Адресат;
• Заголовок;
• Текст;
• Подпись.

 

   Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.  

   Текст состоит из двух частей:

• Первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
• Вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

   Объяснительную  записку подписывает ее составитель.

   Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

   Может быть оформлена рукописным способом.  

   Обязательные  реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование вида документа;
• Дата, номер;
• Место составления;
• Адресат;
• Заголовок;
• Текст;

   Подпись.   

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

     Текст справки состоит из двух  частей:

   в первой излагаются факты, послужившие  поводом для её написания;   во второй - приводятся конкретные данные. Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

     В справке фиксируют сведения  определенного периода времени.  Датой справки является дата  её подписания. Справки составляются  для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

   Если  необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело. Слайд

   Формуляр  справки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного подразделения (если есть);
4. наименование вида документа;
5. дата, номер;
6. место издания;
7. адресат;
8. заголовок;
9. текст;
10. подпись;
11. печать.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы указываются:

адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

наименование  должности;

подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

печать;

дата.

     Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

   Телефонограмма  составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

   Телефонограммы  используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

   В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных  оборотов.

   Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем  или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.