История архивного дела в России

Поместно-Вотчинный  архив

     Бедственное положение документов о помещичьем землевладении явилось основной причиной создания Поместно-Вотчинного архива, который возник в 1786 году по именному указу. Его основу составили комплексы документов центральных поместно-вотчинных учреждений 16-18вв. Он имел коллегиальное управление – присутствие. Архив комплектовался делами канцелярии Вотчинных дел, Вотчинной коллегии, Вотчинного департамента. Это указы Сената, протоколы и журналы заседаний, материалы о купле-продажи имений и крестьян. Большое место занимали дела по межеванию первой половины 18 века.

     Деятельность  Поместно-Вотчинного архива регламентировалась инструкциями. Предписывалось, чтобы  сотрудники являлись на службу «в порядочной одежде, обуви, прическе волос, работали бы прилежно и с челобитными обходились вежливо».(11.стр.15)

     Межевой архив

     С 1765 г до середины 19 века проводилось  Генеральное межевание, которое  узаконило за помещиками огромное количество земель. Указом от 14 января 1768 года предписывалось каждой губернии после окончания  межевания всю документацию сдать  в создаваемый межевой архив  при Московской межевой губернской канцелярии.(13.стр.173) Кроме документов по межеванию в архив поступили отдельные источники по ряду губерний. К концу 18 века здесь находилось около 900,0 тыс. дел. Архивисты не успевали их разбирать. В декабре 1796 года архив разделился на два отделения: чертежное и канцелярское. Систематизация картографических материалов была хорошо разработана. Источники распределялись по губерниям уездам, на шкафах имелись названия городов и регионов. Особый интерес представляли экономические примечания, т.е. объяснительные записки к картографическим материалам. Картографическая документация (планы, карты, атласы) и текстовая (межевые книги, экономические примечания) были тесно связаны между собой, поясняя, и дополняя друг друга. Составлению объяснительных записок к картографическим материалам уделялось большое внимание.(11.стр15)

     В межевом архиве интенсивно велась разработка справочников, причем основное внимание уделялось составлению алфавитов. Предписывалось разрабатывать к  экономическим примечаниям два  алфавита: первый – с наименованиями земельных участков, второй – с  фамилиями владельцев. Это облегчало  работу и способствовало улучшению  сохранности материалов.

     В самом конце 18 века началась концентрация важнейших военных документов. В 1797 году возникло собственное ее императорского величества депо карт, в которое  передали более 20 тыс. карт, планов и  атласов из упраздненного департамента Генерального штаба, некоторые картографические материалы из Эрмитажа, поступила  текстовая документация из кабинета Екатерины II, канцелярии генерал-прокурора  Лопухина.( 11.стр16.) 

     4.4. Архивы народов,  вошедших в состав  России 

     В начале 18 века в состав России вошла  почти вся Прибалтика. Архивы этого  региона имели специфические  черты. В них находилось большое  количество материалов на немецком языке, так как делопроизводство в губернских правлениях велось на русском и немецком языках.(11.стр.72)

     Комплексы документов создавались при различных  учреждениях левобережной Украины. При Гетмане продолжала функционировать Войсковая канцелярия (до 1765 года). Русское правительство стало осуществлять контроль за состоянием архивного дела и предписывало принимать меры, направленные на сохранение документов войсковой канцелярии.

     Общей чертой для архивного дела левобережной Украины, Литвы и Белоруссии было то, что в архивы учреждений (губернских правлений, судебных палат и пр.) передавалось большое количество актовых  книг с XVI по XVIII вв. Значительная часть этих материалов была переплетена, но многие были разрознены и представляли собой связки документов. 

     § 5.Архивное дело в  современной России. 

       Законом об Архивном  деле 2004 г. в работу с документами прочно вошло понятие о владельцах архивных документов как о государственных органах, органах местного самоуправления либо юридических или физических лицах, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом (или договором). Вместе с тем, статьей 17 данного Закона установлено, что «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов..».

Практически решение  этого вопроса возможно в трех вариантах и владелец документов, естественно, не входящих в понятие  памятников истории и культуры, вправе в настоящее время выбрать  один из них:

- наиболее  традиционный, это создание собственных архивохранилищ документов оснащенных соответствующим оборудованием и укомплектованных необходимым штатом сотрудников;

     - создание «вскладчину» с другими  владельцами единого финансового  фонда и оборудование объединенного  архива с общим штатом сотрудников;

     - передача документов на аутсорсинговое хранение в специализированные коммерческие организации (фирмы), профессионально специализирующиеся на сохранении документов в соответствии с мировыми стандартами обеспечения их безопасности и сохранности.

 Эта информационная  услуга, которая не могла существовать  при тоталитарной государственной  системе управления, тем более  в сфере архивного дела, оказалась  весьма востребованной.  В настоящее  время количество коммерческих  и государственных организаций,  желающих обеспечить максимальную  защищенность своих документов  и минимизировав при этом риски  утраты необходимой информации, постоянно растет. Рост потребности обусловил и рост предложений, таких коммерческих фирм, успешно ведущих бизнес в области организации хранения документов сторонних организаций на договорной основе в настоящее время на рынке архивных услуг несколько. Состав предоставляемых ими архивных услуг достаточно унифицирован: профессиональное хранение документов; защищенное хранение компьютерных данных и резервных копий документов на машинных носителях; сбор у клиента и конфиденциальное уничтожение документов; доставка документов от клиента и к нему из хранилища. В последнее время в состав услуг стали входить: архивная обработка документов; организация документооборота в офисе клиента и другие.

Следует отметить, что первой в этом бизнесе в  России, самой крупной и успешной является компания ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр». Компания входит в международную группу компаний OSG с офисами, расположенными  в различных странах мира, является членом Международной профессиональной ассоциации PRISM (Professional Records & Information Services Management), Ассоциации Российских Банков, Американской торговой Палаты, Российско-Британской торговой Палаты, Европейского Бизнес Клуба, РОО Гильдии управляющих документацией.

Компанией установлены  строгие стандарты качества обслуживания, обеспечения сохранности и безопасности документов, отвечающие требованиям  российского законодательства в  области архивного дела. В российский сегмент ОСГ эффективно вложены  средства на самое современное оборудование архивных хранилищ и внедрение новых  технологических разработок в области  учета и обеспечения сохранности  документов, архивохранилища компании, оборудованы современными системами  охранной и пожарной сигнализации, системами пожаротушения, контроля и поддержания необходимого температурно-влажностного режима. В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги.

При передаче документов на депозитарное хранение сторонней  организации полностью обеспечивается надежная защита информации: архивные хранилища устроены таким образом, что абсолютно невозможно понять, что хранится в том или ином коробе без соответствующего запроса  информационной системы. Все хранилища  оснащены и специальной охранной системой, которая в случае несанкционированного доступа посылает сигналы тревоги  не только на внешний пункт охраны складского комплекса, в местное  отделение милиции, но и на мобильный  телефон ответственного сотрудника компании.

Итак, аутсорсинговая система хранения документов позволяет достаточно результативно передать значительную часть функций по учету, организации сохранности и поиска информации  сторонней организации, а с учетом постоянно растущей цены офисных площадей – это может быть выгодно и экономически не только для коммерческих, но и для государственных организаций. Следует отметить, что правовых ограничений для дальнейшего развития рынка данного вида архивных услуг не имеется. 

Заключение 

     Итак, в XVIII веке произошли существенные изменения в архивном деле:

1. Архивы отделились от канцелярии, возникли новые архивы при высших, центральных и местных учреждениях. Произошла частичная концентрация материалов, имеющих особое значение для развития государства (по истории, внешней политике, экономике и т.д.) Предпринимались попытки провести концентрацию материалов на местах.
2. Появились исторические архивы, материалы которых широко использовались в научных целях, что обогатило источниковую базу исторической науки.
3. В 18 веке была создана огромная сеть местных архивов. Но наряду с концентрацией фондов центральных учреждений наблюдалось рассредоточение их по местным архивам, что сильно затрудняло сбор информации.
4. В 18 в. крупные собрания древних рукописей концентрировались у выдающихся государственных деятелей, ученых, деятелей культуры, среди которых были в основном княжеские и графские фамилии (А.Д. Меньшиков, Г.А. Потемкин, А.А. Безбородко, Я.В. Брюс, Н.И. Новиков, В.Н.Татищев, М.М.Щербатов, Н.П.Румянцев и многие другие). Появились новые поместно-вотчинные, а также фабрично-заводские документохранилища (в домах князей Демидовых, Шереметевых. Голицыных, Юсуповых, Воронцовых, Куракиных и др.). Основной недостаток такой собирательской деятельности – ее частнособственнический характер. Не было органа, координировавшего эту работу. Не проявлялась забота о сохранности частных коллекций, многие частные собрания погибли.
5. В связи с развитием культуры, литературы, искусства в 18 в. появились и получили развитие новые хранилища документов и материалов: Архив Академии наук с фондами ученых, Рукописный отдел библиотеки Академии наук с сосредоточием древнейших источников и летописей, Рукописный отдел библиотеки Эрмитажа с памятниками по русской истории, Архив Академии художеств, Рукописный отдел библиотеки Московского университета и др.
6. Во второй половине 18 в. получает развитие издание архивных источников.

     Система хранения информации стала формироваться  одновременно с формированием системы  деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным  в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на различные сроки хранение в зависимости от проведенной оценки их информационной ценности.  Хранение документов в течение длительных сроков с ограничением доступа к ним и максимальным исключение их порчи или несанкционированного изъятия и называется, как правило, архивным хранением.

     Прогресс  в области архивного дела в  значительной степени был обусловлен развитием культуры и исторической науки.

      Список литературы

1. Бухерт В.Г. Архив межевой канцелярии (1768-1918) / Под ред. С.О. Шмидта. – М., 1997. – 111 с.

2.    Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: Учебное пособие. -Пенза, 2005. – 115с.
3. Давыдова Е. О чем говорят архивы // «Старшеклассник» [газета]. - № 3 (14), март 2003.
4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1998. – 222 с
5. Козлов В.П. Российское архивное дело. – М., 1999. – 336с.
6. Реформы Петра I. Сборник документов / Сост. В.И.Лебедев. - М., Гос.соц.-эк.изд-во, 1937.
7. Российский государственный архив древних актов: Путеводитель: В 4 т. / Сост.: Ю. М. Эскин, М. В. Бабич, Л. А. Тимошина. - М.: Археографический центр, 1996. - Т. 3. в 2-х частях. - 1152 с. Ч.1. [1 - 720], Ч.2. [721 - 1152]
8. Российский государственный архив древних актов: Путеводитель: В 4 т. / Составитель Ю. М. Эскин. - М.: «Археографический центр», 1999. - Т. 4. - 781 с.
9. Самоквасов Д.Я. Архивное дело в России. В 2-х кн. Кн.2. – М., 1902.- 329с.
10. Самошенко В.Н. История архивного дела дореволюционной России. – М., 1989. – 215с.
11. Состояние архивного дела в Российской империи в 18 веке / Сост. А.Д. Арьянов. – Улан-Удэ: ВСГТУ, 2005. – 24с.
12. Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. – М.:Приор-издат, 2004. – 160с.
13. Центральный государственный архив древних актов СССР: Путеводитель: В 4 т./ЦГАДА СССР. - М.: Главархив СССР, 1991. - Т. 1. - 530 с.
14. Центральный государственный архив древних актов СССР: Путеводитель: В 4 т. / Сост.: Ю. М. Эскин, М. В. Бабич, Е. Ф. Желоховцева. - М.: Главархив СССР, 1992. - Т. 2. - 520 с.