История развития делопроизводства в России

     В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления  документов. Во многом он также регламентировался  законодательством.

     До 60-х гг. XIX в. был распространен  коллежский порядок составления  документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория  вопроса. Позже этот порядок был  заменен составлением справки, в  которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

     Законами  устанавливались определенные правила  составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств  дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим  образом оформлена.

     В XIX в. документы стали изготавливаться  на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

     В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

     В исполнительном делопроизводстве устанавливается  более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки  документов в дела оставался предметно- вопросный; корреспондентский и  географический признаки применялись  при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам  группировались внутренние документы. 

     4.2 Развитие советского делопроизводства

     После революции в октябре 1917г., в связи  с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его  неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного  обеспечения управления заметно  понизился. В.И. Ленин и Советское  правительство, формируя новый государственный  аппарат, параллельно уделяли много  внимания улучшению «письмоводства», сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты.

     Были  другие попытки улучшения работы государственных учреждений в области  документирования, однако реализация их тормозилась вследствие разрухи  и идущей Гражданской войны и  интервенции государств Антанты (1918-1920гг.). Не хватало также технических  средств оформления документов, бумаги, чернил.

      В 1922 году Народным комиссариатом рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был образован отдел нормализации с секцией делопроизводства, которая занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации – Государственное бюро организации строительства «Оргстрой» и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны.

     При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских  учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х годов остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразде- 
ление, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне — Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизиро- 
вались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги.

     Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х годов.

      На  долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной-начальником Главного архивного управления в 1988 г.

     Заметным  явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы. В середине 80-х годов ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

      В целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами  весьма положительно. Начав в 20-х  годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 
90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.

      4.3 Делопроизводство в современной России

      Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной  России составляет совокупность законодательных  актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы  создания, технологию обработки и  хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб  делопроизводства на всех уровнях управления.

     Исходным  правовым актом, определяющим государственную  политику в сфере информационно-документационного  обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить  и распространять информацию любым  законным способом…».³

     Это положение развито в новейшем правовом акте – Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях  и о защите информации» от 27.07.2006г. №149-ФЗ. Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации; дает определение таких понятий как документированная информация, электронное сообщение, конфиденциальность информации и др.

     Приведу ниже лишь некоторые нормативные  акты, которые в настоящее время  имеют первостепенное значение для  организации делопроизводственного  обеспечения управления:

     - Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные  положения. Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ).

     - Делопроизводство в федеральных  органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству.

     Утверждена  приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

     - Федеральный закон «Об архивном  деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ.

     Федеральный закон регулирует отношения в  сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере  управления архивным делом в РФ в  интересах граждан, общества и государства.

     - ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов.

     Национальный  государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным  документом по оформлению служебной  документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное  агентство по техническому регулированию  и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст.

     В стандарте отражены проверенные  временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее  действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

     Требования  ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в  ОК 011-93 «Общероссийский классификатор  управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к  оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая  бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

     Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы  и правила работы с рядом специфических  документных образований, которые  регламентируются специальными нормативно-правовыми  актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах  документации.

     Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками  для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному  обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

     Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных  достижениях науки, техники и  информационных технологий, на международных  стандартах, а также учитывать  опыт документирования и документооборота в Российской Федерации.

 

    Список  использованной литературы  

1. Конституция Российской Федерации, 12.12.1993 г.

2. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие.

    Ростов-на-Дону, 2008. - 473 с.

3. Голикова Н. Б. Кисляева Л. Г. Система государственного управления XVIII

    века. // Очерки русской культуры XVII века. – М.: Изд. МГУ, 2000 – Ч.2 –

    С.44 - 109.

4. Ерошкин Н. П. История государственных учреждений дореволюционной

    России. – М.:Высшая Школа,2003.

5. Кудряев В.А. и др. История развития Российского делопроизводства.

    М., 2008.

6. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М., 2006. – 427 с.

7. Павленко Н. И. Пётр Великий. – М.: Мысль, 2003 – С.536 – 637. 

 

    Вопрос 22. Организация работы инспектора отдела кадров 

    Отдел кадров – визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.