История создания и развития документов

Заключение

В данной курсовой был рассмотрен путь развития делопроизводства на примере отдельного вида документа - приказ. Постепенное совершенствование государственного и общественного строя, общей культуры, языка вело к все большему его усовершенствованию. В центре делопроизводства - документ. Возникновение документа произошло вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, документы стали средством общения, передачи информации. Появление делопроизводства, современного документооборота - это закономерный этап развития хозяйственных, деловых и межличностных отношений людей. На раннем этапе развития человечества в документах отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов, в которых отражалось классовое и сословное деление общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению и т.д. Люди пытались передавать информацию различными способами. Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.      В курсовой работе мы постарались рассмотреть путь развития, совершенствования и все стороны такого важного распорядительного документа как, Приказ. При рассмотрении нельзя было отставить в стороне основные понятия: “Документ” и “Документирование”. А также регистрация, контроль за исполнением документов, и их хранение. 

Список  используемых источников и литературы

Ларин М. В. Развитие понятия “документ”. - Делопроизводство. №1. 2000

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и  делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие  для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004

Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208

Колесник  Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003

Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов.

.

Отвечая на вторую поставленную задачу, можно  определить то, что «делопроизводство» постоянно совершенствовалось. От устной традиции к «постоянно запоминающему  устройству». Сейчас происходит, медленный  переход от «аналога - к цифре», от бумажного документооборота к электронному. В связи с этим появляются новые  нормативные акты, федеральные законы, нормы. Но все равно тонкости остаются. Предписания государственных законов  допускают существование множества  подлинников (оригиналов) электронного документа, каждый из которых имеет  равную юридическую силу. Трудно вообразить, что произойдет в кредитно-финансовой сфере, если бы там закон соблюдался: дважды отправленное одно и то же электронное  платежное поручение формально  позволяет дважды получить деньги. В законе " Об информации, информационных технологиях и о защите информации " утверждается: " Электронный  документ - сведения, представленные в  форме набора состояний элементов  электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей  быть преобразованной в форму, пригодную  для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации  документа ". Новая редакция Федерального закона предназначена для учета новых технологических изменений, прошедших за пять лет с момента принятия закона.

Достижение  науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования  управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности  управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных  документов на предприятии уже будет  измеряться миллионами, поэтому системы  управления электронными документами  и архивами станут одной из важнейших  составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация  работы с документами.

Приказ

Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу  или управляемому объекту. 
 
К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. 
 
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум.

Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. 
 
Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.     

     Носителем информации выступает документ 
Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяют большое внимание. 

      
Документы используются в различных  областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких  целей он используется. 
 
По мнению специалистов - документоведов, документ представляет содой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале. 
 
1. История возникновения и развития делопроизводства 
 

Любой документа  функционирует совместно с другими  документами. Совокупность взаимосвязанных  документов, используемых в определенной 
сфере человеческой деятельности, называется системой документов. 
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, 
созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).  
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.  
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.  
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную 
для применения, оптимальных правил и требований по разработке и 
оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.  
В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).  
С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97. Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации.  
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности и др.  
действия акта управления указывается в самом документе.  
6. Текущее хранение документов  
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.  
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.  
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.  
Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).  
В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.  
Например: "Приказы директора банка за 2000 г."  
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.  
Нормативные документы и методические материалы по составлению  номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие распорядительные документы директивных и вышестоящих органов. Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

Заключение   
Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.  
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. 
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. 
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.  
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.  
В курсовой работе мы постарались рассмотреть все стороны такого важного распорядительного документа как, Приказ.  
При рассмотрении нельзя было отставить в стороне  основные понятия: “Документ” и “Документирование”.  
А также регистрация, контроль за исполнением документов, и их хранение.  

Список  используемой литературы  
1.  Ларин М. В. Развитие понятия “документ”. - Делопроизводство. №1. 2000  
2.  Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004  
3.  Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004  
4.  Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ,  2003, с.208  
5.  Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003  
6.  Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. 
М.: Дело ЛТД. 2001.