Классификация служебных писем

· фамилия, имя и отчество участника (участников);

· место работы, должность;

· почтовый адрес с индексом, телефон  для связи, адрес электронной  почты;

· потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются  все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявке, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Заявка может содержать гарантию оплаты услуг или участия в  мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную  заявку в особую разновидность, поскольку  в этом случае мы имеем дело с  обычным гарантийным письмом. Любое  гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией  оплаты либо иной формы компенсации.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Ключевыми языковыми формулами  этой разновидности писем являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться  просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный  документ, в котором зафиксированы  обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация  обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить  те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания  являются:

Напоминаем Вам…

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас в известность, что…

Несмотря на неоднократные  напоминания… и др.

Письмо-напоминание может содержать  еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, –  письма сложной структуры. В них  обязательно излагаются условия  заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о  необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях  могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…

Требуем незамедлительно  выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим  образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный  суд…

В противном случае Вам  будут предъявлены штрафные санкции...

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого  письма.

Поскольку в практике возможно множество  ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы  претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать  всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать  следующие сведения:

· полное наименование организации, которой  направлена претензия, ее адрес;

· основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между  сторонами, гарантийное письмо или  иные обязательства);

· предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и  в какой мере);

· доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);

· конкретные требования составителя  претензии (требование замены некачественного  товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или  возврата уплаченной суммы за недостающий  товар, требование скидки с общей  стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне  заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий  всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную  силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о  приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии  могут быть такие документы, как  акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового  отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии  используются следующие фразы:

Направляем Вам претензию  на…

Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

Заявляем Вам претензию  в отношении…

Высылаем Вам акт  экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

Наш заказчик предъявляет  Вам претензию (рекламацию) в отношении  качества…

В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена  недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

Претензия должна иметь заголовок  к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование  необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение  запроса (просьбы). В обосновании  могут содержаться ссылки на законодательные  и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация  не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем  организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления  запросов представительных органов  власти (парламентский, депутатский  запросы), а также должностных  лиц других ветвей власти.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал  автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы  ошибки.

Не следует в текст письма-ответа включать ссылку на поступившее письмо (На Ваше письмо от __________ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе  без объяснения. Поэтому письмо-отказ  целесообразно начинать с обоснования  отказа: В связи с…

В случае отрицательного ответа рекомендуется  сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может  дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор  письма владеет такой информацией.

Ответом на письмо-предложение может  быть письмо, подтверждающее либо не подтверждающее принятие предложения. Покупатель может  быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное  предложение, в результате возникает  коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости  от ситуации в ответе на письмо-предложение  могут использоваться следующие  устойчивые обороты:

Благодарим Вас за сделанное  предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…

Принимаем ваше предложение  на…

Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…

Благодарим Вас за предложение  на…, однако в настоящее время  мы не заинтересованы в закупке данного  товара.

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее  изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому  в них используются формулы обращения  к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!), например:

Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Уважаемые господа банкиры! и т.п.

Письма-приглашения могут рассылаться  по факсу, но в особо торжественных  случаях следует направлять приглашения  по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:

Приглашаем Вас принять  участие в…

Просим Вас принять  участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной  форме, чем другие письма. Ключевыми  фразами письма могут быть следующие  выражения:

Благодарим за оказанную  помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность  за…

Позвольте Вас поблагодарить  за…

Позвольте выразить Вам  искреннюю благодарность за… и т.п.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два  предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или  ее структурному подразделению, в нем  излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи  с…

Искренне поздравляем  Вас с…

Примите наши искренние  поздравления в связи с…

Сердечно поздравляем  Вас с… и т.п.

Письма-поздравления могут оформляться  не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.