Комплектование и экспертиза ценностей документа

        В 2004 году список источников  комплектования включает в себя 64 общественно-политических объединений,  с 27 организациями заключены договора  о сотрудничестве. Но процесс  выявления источников комплектования не закончен, так как продолжается процесс, складывания партийной системы России.

      Документы организаций – источников комплектования могут поступать на хранение в  архив полностью или выборочно.

      «При  полном приеме в архив поступают все ценные документы от каждой конкретной организации – источника комплектования полного приема.

      При выборочном приеме в архив поступают:

• все ценные документы от отдельных организаций определенного вида источников комплектования группового выборочного приема;

        часть ценных архивных документов, из числа неповторяющихся в  фондах других организаций, от  конкретной организации – источника  комплектования повидового выборочного  приема». 
 
 
 

2. Организация комплектования.

   Рассмотрим  процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах.

   После оперативной работы с документами  дела структурных подразделений  должны быть переданы на хранение в  ведомственный архив. В ведомственный  архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

      В процессе передачи дел необходимо проверить:

      правильность формирования и оформления дел;

      соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

     Проверка  формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

     Дела, передаваемы в ведомственный  архив, должны подвергаться в структурном  подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле.¹² Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

     Сопоставление количества дел в номенклатуре и  в описи – очень ответственная  задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

     Материалы долговременного хранения по личному  составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом.¹³

     Устанавливаются следующие сроки хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1. для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации до документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации. Центрального банка Российской Федерации(Банка России)), а также для включенных в установленном порядке в составе Архивного фонда Российской Федерации документов государственный внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;
2. для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации – 10 лет;
3. для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5лет;
4. для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов;

а) записей  актов гражданского состояния – 100 лет;

б) документов по личному  составу, записей нотариальных действий похозяйственных книг и  касающихся приватизации жилищного  фонда документов – 75 лет;

в) проектной  документации по капитальному строительству  – 20 лет;

г) технологический и конструкторской документации – 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

е) научной  документации – 15 лет;

ж) кино – и фотодокументов – 5 лет;

з) видео  – и фонодокументов – 3 годы.¹⁴

     Передача  дел на хранение в государственный архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

     В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив. 
 
 
 

     Данная  таблица состоит из 2 граф: источников комплектования и сроков передачи.

     Передача документов из каждого учреждения – источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 – 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя).¹⁵ Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

• сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);
• затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;
• наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

     Основным  документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается  учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственных архивов.

Вместе  с документами передаются еще  два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК  государственного архива). Один экземпляр  описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

     Прием документов от источников комплектования негосударственной части

     Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства.¹⁶ Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

     В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

     Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

     На  временное хранение (депонент) документы  личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.

     При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особое  важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.¹⁷

   В современных условиях архивисту  зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

• Проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;
• Выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;
• Анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;
• Сбор воспоминаний, составление хроники событий;
• Сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями;
• Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.¹⁸

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.

2.1. Экспертиза  ценности документов на основе  научных критериев.

     При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает  на государственное хранение.

     Процесс изучения документов на основании принципов  и критериев ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.