Контрольная работа по "Основам документационного обеспечения управления"

Контрольная работа по дисциплине

«Основы документационного  обеспечения управления»

Вопрос 1. Каковы общие правила регистрации документов?

Ответ.  Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые). Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации. Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор, название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться. Для поступающих в организацию документов. Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машино-ориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.  Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы). Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

 
Вопрос 2. Виды документов и их классификация.

Ответ. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:  
По месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (поступающие из других предприятий и от частных лиц);  
По содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);                                           .  
По форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;                             .  
По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;                   .  
По происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;            .  
По виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;                        .  
По средствам фиксации - письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.      .  
Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.  
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Вопрос 3. Перечислите и дайте характеристику видам деловых писем.

Ответ. Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа («Дирекция просит. . . », «Администрация просит. . . », «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.  
В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Просим...»  
«Вас проверить качество изготовления станков»  
«выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу»  
«включить в план изобретений»

«Прошу...»  
«принять меры...»                              .  
«сообщить данные о сроках поставки...»                         .  
«направить нам договор...»                      .  
«подтвердить по телефаксу получение документов».                                 .  
Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:.  
- повторение просьбы, на которую составляется ответ;                                .  
- обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);                               .  
- констатация отказа.                                            .  
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:                           .  
«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...»                                                   .  
«Считаем нужным сообщить Вам...»                          .  
«Предлагаемые Вами сроки проведения...»                     .  
«Ваше предложение не получило поддержки... ».                       .  
Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких- либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов. Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5.  
Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.  
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать». Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится   в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях              дословно повторяется текст предыдущего письма. В одном и том же письме часть выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.           В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:  
«Напоминаем, что...»                                 .  
«по проекту совместного строительства Вы должны...»                                  .  
«в соответствии с ... Вы должны...»                                              .  
«Напоминаем Вам, что...»                                .  
«Ваша задолженность но оплате... составляет...»                                 .  
срок представления условий договора истекает...»                              .  
«Несмотря на неоднократные напоминания...»                           .  
«Ваша фирма до сих пор не представила...»                                .  
«мы до сих пор не получили...»                                          .  
Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.  
Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким                           лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого                                количества людей в настоящее время используются как полностью готовые,                                напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.  
Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо                                     это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.  
Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.                           .  
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, товаров, ценностей) либо о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. В письмах-подтверждениях часто встречаются такие словосочетания:  
«Подтверждаем...»  
«получение документов на...»                                            . 
«Ваши условия поставки оборудования...»                                        .  
«С благодарностью подтверждаем...»                                  .  
«получение Вашего письма от...»                              .  
«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...»                                     . 
В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

 
Вопрос 4. Что включает в себя распорядительная деятельность управления?

Ответ. Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций,                         учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные                       документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания; кооперативные организации - решения; общественные организации - постановления, распоряжения.                                             .                                                                                                                       Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо                            принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам                                         компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным                             вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.                                                                                                               Постановление принято определять как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами. Однако в законах «О краевом областном Совете и краевой областной администрации» и «О местном                        самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый                               главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внесла                                 коррективы в определение сути и видов данного документа.                                                                                                                       Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым                       коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.                                                          Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.                                       Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.  
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность). Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждения или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчинения.  
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний). Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это — изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его                             подписание. Процедура составления и оформления распорядительного документа             конкретного учреждения может быть описана в инструкции под делопроизводству                           или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.  
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или                                доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу                                   и срок действия акта управления указываются в самом документе.  
 

 
Вопрос 5. Какие предложения, заявления и жалобы граждан являются повторными?

Ответ. Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений на РКК                    делается отметка «Повторно». Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным                        адресатам и поступившие для решения в один государственный Орган,                                                            учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь, например К-187/1, К-187/2, К-187/3.  
 
 

Вопрос 6. Кто может давать ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, и в какой форме они могут быть даны?

Ответ. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители                              и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может                      быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае                  делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из                                     регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. 
 
 

Вопрос 7. Когда предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными?

Ответ. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.                                     .  
 

Вопрос 8. Перечислите меры организационно-правовой защиты конфиденциальной информации и обеспечения надежной сохранности секретных документов

Ответ. В процессе многолетней практики ведения секретного делопроизводства в                      органах государственной власти сложилась достаточно стройная система защиты                      информации и обеспечения необходимой конфиденциальности деловых отношений.                  Это особая система мер, четко и однозначно устанавливающая, кто и в каком порядке, когда, на какой срок и к каким сведениям допускается. Она предусматривает:  
• обеспечение всех структурных подразделений аппарата органов государственной                      власти соответствующей нормативно-методической документацией, инструкциями по ведению секретного делопроизводства;                                .  
• регулярное обновление перечня документов и сведений конфиденциального характера;  
• ограничение доступа к конфиденциальной информации кругом только тех лиц, которые в ней нуждаются в служебных целях;                          .  
• совершенствование технологий   приема,  обработки и хранения документации.  
Сроки движения и исполнения документов должны быть строго ограничены и не должны увеличиваться. Мало того, сохранность информации обеспечивается также через предотвращение утери черновиков, копирок, дискет и магнитных лент; через подтверждение передачи документов на отправку или исполнение соответствующими отметками в карточках или журналах учета секретных документов; через своевременную сдачу в секретную часть всех подписанных руководителем секретных документов и всех приложений к ним;  
• целевое использование сотрудниками фирмы копировальной техники должно строго контролироваться.  
Копировальные аппараты должны размещаться в специальных помещениях и                             при необходимости в кабинете руководителя. По окончании рабочего дня эти                           помещения запираются, опечатываются и сдаются под охрану;  
• организацию архивного хранения конфиденциальной информации;                     .  
• специальный отбор персонала для работы с секретной документацией, постоянное обучение и инструктирование сотрудников по вопросам секретного делопроизводства;  
• регламентацию информационно-аналитической работы с точки зрения защиты конфиденциальной информации;                            .  
• оборудование и проверку помещений и рабочих мест. Для надежной работы с секретной документацией служащий должен быть обеспечен: постоянным рабочим местом; личным сейфом (металлическим ящиком или шкафом), специальной палкой или кейсом для хранения документов; номерной личной металлической печатью. Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у работника, дубликаты ключей - в секретной части в опечатанном виде;                      .  
• регламентацию пропускного режима на территории и в здания органов власти;          .  
• регламентацию действий службы безопасности.                                     .