Модели и средства и средства организации документооборота

    Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.

    Каждая  процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями, другие - потомками.

    Отдельный документ может быть родителем одних  документов и потомком других. Отношения  между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

    Документы-потомки  порождаются при исполнении шагов  процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п.

    Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая  следующим требованиям:

    •поддержка  иерархического построения, включая  распределение на различных серверах с ограничением прав доступа;

    •классификация  документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние);

    •ведение  истории жизни документа в  регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда  и что делал с данным документом);

    •возможность  получения информации о других документах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа  к этим документам;

    •объединение  документов во временные иерархические  группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения  физического размещения документа  в архиве.

    Наряду  с информационным моделированием должно проводиться и функциональное моделирование  для каждой процедуры документооборота.

    В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной  автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной  информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.

6. МОДЕЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ 

     Рассматривается задача построения комплексной информационной модели деятельности строительной организации  с целью последующего внедрения  современной корпоративной информационной системы (КИС) уровня ERP/MRP. В качестве системы моделирования выбрана  объектно-ориентированная CASE система  Rose фирмы Rational, поддерживающая язык моделирования UML. Выбор языка и системы моделирования обусловлен структурой и технологией настройки корпоративной системы “Флагман”. В силу концептуальной общности программных идей и технологий, заложенных в основу реализации систем данного класса, предлагаемая методика моделирования и внедрения пригодна и для других КИС, не имеющих собственных средств моделирования.

     Базовым понятием КИС “Флагман” является документ. Документ имеет достаточно сложную структуру, снабжен функциями  и операциями. Рассмотрим следующие  аспекты функционирования документа  в системе:

     Технология  обработки документа в системе;

     Роль  документа в реализации определенной бизнес-функции;

     АРМ как процессор документов.

     С целью построения модели, введем классы системы с именами: Прототип документа, Вид документа, Реестр, Вариант документа, АРМ. Взаимодействие классов определим диаграммой (См. рис. 5).

     Суперкласс Прототип документа (рис. 5) имеет структуру, атрибуты и методы, позволяющие решать вопросы программной реализации работы с документами. Классы реальных документов рассматриваются как подклассы данного суперкласса и наследуют его структуру. Классы реальных документов имеют родовые названия Вариант документа, Реестр.

     Возможно  создание неограниченного количества классов Вид документа или  Реестр. С этой точки зрения, класс  Прототип документа является метаклассом. Классы Прототип документа, Реестр наследуют структуру и технологию реализации программных методов суперкласса Прототип документа.

     Класс Вид документа, объединяет комплекс документов, реализующих конкретную бизнес-функцию, например, обработку  платежного поручения. Указанная бизнес-функция  реализуется классами типа Вариант  документа с именами: “Платежное поручение по оплате налогов”, “Платежное поручение на произвольном основании”, “Платежное поручение по оплате расходов”. Сама функция задается именованным  классом Вид документа с именем “Платежное поручение”. Диаграмма  класса имеет следующую структуру ( См. рис. 6).

     Классы  Вариант документа (рис. 6), объединенные с классом Вид документа связью ассоциации, реализуют различные варианты конкретной бизнес-функции и имеют различные наборы атрибутов, методов и событий.

     Доступ  пользователя к документам, просмотр и выполнение операций (методов) производится через класс Реестр, который также  является документом. Формирование реестра  выполняется функцией “Добавить  документ” к списку документов реестра.

     Документ  может содержать набор бинарных состояний. Появление документа  в Реестре допускается обусловливать  тем или иным набором его состояний.

     Класс Реестр состоит в связи ассоциации с определенным множеством классов  Вариант документа. Конкретный класс  вида Вариант документа может  находиться в связи с несколькими  классами вида Реестр. Одновременно Реестр может содержать документы, относящиеся  к различным классам Вид документа.

     Доступ  к документам и их методам, возможность  создания новых экземпляров документов определяется содержанием доступных  пользователю реестров. Структуру доступа  и возможности использования  методов классов Вариант документа, обеспечивает класс АРМ. С классом  ассоциируется некоторое множество  классов Реестр. Классы Реестр обеспечивают пользователю доступ к документам системы  и их методам. Класс АРМ содержит также собственные атрибуты и  методы, такие, например, как списки пользователей, правила доступа  и т.д. Приведем модель технологического документооборота предприятия. Диаграмма, описывающая указанную модель, носит название диаграммы прецедентов и имеет вид (См. рис. 7).

     Этап  оформления договора (рис. 7) описывает, в основном, процедуру согласования текста договора и приложений. В согласовании принимают участие практически все службы организации. Процедуры согласования выполняются над электронным образом документа через соответствующие АРМы. Обеспечение производства - один из самых сложных процессов деятельности организации. Структура его раскрывается ниже. Прецедент “Выполнение работ на объекте” сложен с точки зрения управления проектом. Для его описания подключаются средства вида Microsoft Project. Процесс изготовления проектно-сметной документации (ПСД) выполняется в том случае, когда указано в договоре или требуется уточнение ПСД. Этап подтверждения выполненных работ содержит процедуры непосредственно подтверждения работ и согласования реестра. Этап “Отчетность по выполненным работам” состоит из процедуры списания материалов и оборудования и процедуры внесения выполненной работы в реестр. Конечным является этап подведения финансовых итогов. Наиболее сложной бизнес-функцией здесь является процедура начисления заработной платы работникам участков по результатам выполненной работы.

     Прецедент со сложной структурой допускает  декомпозицию в виде набора вложенных  диаграмм прецедентов. Прецедент “Обеспечение производства”, например, представлен декомпозицией (См. рис. 8).

     Все, кто имеет отношение к системе, классифицируются как заинтересованные лица.

     Пользователь АРМа (рис. 8), в рамках модели системы, классифицируется как Business Worker: Участок, УПП (участок подготовки производства). Заказчик и поставщик имеют отношение к системе, но не имеют права менять ее состояние. Они классифицируются как внешние пользователи (Actor). Используя методы, доступные в АРМе, пользователь изменяет состояние системы. Документы, в свою очередь, классифицируется как Business Entity.

     Все прецеденты и заинтересованные лица системы описываются в объектной  модели с требуемой степенью точности. Отметим сложность моделирования  деятельности УПП. В сущности, модель УПП носит тот же уровень сложности, что и модель всего предприятия.

     Реализация  бизнес-процессов конкретного прецедента описывается диаграммами последовательности. Например, процесс подачи письма-заявки поставщику, принадлежащий прецеденту “Работа с заявкой на материалы  и оборудование” характеризуется  следующей диаграммой последовательности (См. рис. 9).

     В процессе (рис. 9) принимают участие представитель участка и работник службы материального обеспечения. Они используют атрибуты и методы конкретных объектов, принадлежащих классу Письмо - Заявка на поставку.

     Действующие лица выполняют требуемые действия на соответствующих АРМах. Направление стрелок, описывающих действия, показывает какому конкретно документу, принадлежит используемый метод.

     Таким образом, может быть указано исчерпывающее  множество бизнес-функций, описанных  своими диаграммами последовательностей. Диаграммы задают множества участников, документов и операций, участвующих  в реализации каждой бизнес-функции. Формируя диаграммы зависимости  между классами Реестр, Вариант документа  и АРМ, Реестр, определяем последовательно  структуру реестров, содержащих документы, и АРМов, содержащих реестры.

     Из  изложенного следует, что с использованием системы Rose в терминах UML возможно построение модели документооборота, оптимально учитывающей особенности структуры и технологии настройки современной КИС. 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     В данной работе мы  ознакомились с  понятием системы электронного документооборота, определили характерные особенности  хранения информации в современных  организациях и узнали о разделении информации на структурированную и неструктурированную.

     Мы  узнали, что существуют системы для  работы только со структурированной  информацией, а также более развитые системы, которые направлены на работу с неструктурированной информацией.

     Не  возникает сомнений, что в современных  условиях информационного общества, перед каждой организацией остро  становиться вопрос об обеспечении  единого информационного пространства для работы с документами.

     С позиции пользователя, хорошая система  электронного документооборота должна быть:

• Многофункциональной;
• Удобной;
• Легкой в освоении:
• Стабильной;
• Надежной;
• Быстрой.

     Очевидно, что эффективность работы организации  в целом в значительной степени  зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.

     Таким образом, мы можем сделать вывод, что для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или  иной момент будет переводить свой документооборот в электронный  вид. Вместе с тем, получая все  большие возможности для развития и улучшения деятельности.

     В эпоху электронного бизнеса преуспеют  только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей  корпоративной информацией. 

     СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

     1. [2] Абросимов, А. Г. Теория экономических информационных систем / А. Г. Абросимов, М. А. Бородинова. – Самара: Самарское экономическое издательство,2007.

     2.  [3] Голенищев, Э. П. Информационное обеспечение систем управления / Э. П. Голенищев, И. В. Клименко. – Ростов на Дону: Феникс, 2009.

     3. [6,7]Майкл Дж. Д. Саттон  Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / Майкл Дж. Д. Саттон. – М: Зарубежная литература, 2003.

     4. [5] Петров, В. Н. Информационные системы / В. Н. Петров. – СПб: Питер, 2008.