Оформление документов

1. Объяснительные записки,  виды, порядок оформления, реквизиты.

 

      Объяснительная  записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

      Разновидностью  объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

      Как правило, объяснительная записка оформляется  рукописным способом на стандартном листе бумаги. Она содержит следующие реквизиты:

• наименование предприятия;
• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа;
• дата;
• номер;
• заголовок к тексту;
• текст;

      -   подпись.

      Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. 

 

Пример оформления объяснительной записки: 
 

      ОАО «Праздник» 

      Объяснительная  записка    Заместителю генерального

      директора ОАО 

      23.01.2005    С.В. Нечаеву 

      О причине опоздания на работу 
 

      22 января 2005г. я, Бельтюков Дмитрий  Александрович, опоздал  на  работу, так как вызывал скорую помощь жене, в связи с преждевременными родами. 
 

Начальник производственного отдела   Бельтюков  Д.А.Бельтюков 
 

 

2. Правила составления  описей на документы,  сдаваемые в архив  предприятия 

     Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

• документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
• произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
• подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
• переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
• дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

     Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:

• по основной (производственной) деятельности;
• по личному составу предприятия.

     На  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи  дел. Составление описи — это  завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

     Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

     Опись дел одновременно является учетным  документом и основным видом научно-справочного  аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

     Опись состоит из годовых разделов. Она  составляется отдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

     В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении  работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

     Годовые разделы описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе, части);
• срок хранения;
• примечание.

 
 

      В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.

      Каждое  дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

      В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами  и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

      В данную опись внесено дел с №    по №  , в том числе:

      литерные номера:     

      пропущенные номера:     

      Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется  с руководителем службы документационного  обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.

      Годовой раздел описей на дела постоянного  хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

      В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация  обязана в установленные сроки  сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела. 

 

Форма описи дел постоянного

и длительных сроков хранения 
 

УТВЕРЖДАЮ

Наименование  должности руководителя  министерства (ведомства) 

подпись     расшифровка подписи 

  дата 

Фонд №   

Опись №   

дел постоянного  хранения

за    год 
 

название  раздела 

 

В данный раздел описи внесено         дел

(цифрами  и прописью)

с №    по №    , в том числе:

литерные номера:

 пропущенные  номера: 

Наименование должности    

составителя описи   подпись          расшифровка подписи 
 

Заведующий центральным 

архивом       подпись  расшифровка подписи

(лицо, ответственное  за архив) 
 

     Дата 
 
 

СОГЛАСОВАНО       УТВЕРЖДЕНО 

Протокол ЦЭК      Протокол ЭПК

министерства (ведомства)     архивного учреждения

от   №       от    №    

 

Форма описи дел долговременного  хранения (свыше 10 лет) 

УТВЕРЖДАЮ

Наименование  должности руководителя  министерства (ведомства) 

подпись     расшифровка подписи 

     дата 

Фонд №   

Опись №   

дел долговременного хранения

за    год 
 

название  раздела 

 

В данный раздел описи внесено         дел

(цифрами  и прописью)

с №    по №    , в том числе:

литерные номера:

 пропущенные  номера: