Организации делопроизводства и персональному менеджменту

  1.Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя.

    Деловая этика в широком смысле — это совокупность этических принципов и норм, которыми должна руководствоваться деятельность организаций и их членов в сфере управления и предпринимательства. Она охватывает, включает явления различных порядков; этическую оценку как внутренней, так и внешней политики организации в целом; моральные принципы членов организации, т.е. Профессиональную мораль; моральный климат в организации; образцы морального поведения; нормы делового этикета — ритуализированные внешние нормы поведения.

    Правила взаимоотношений  с подчиненными.

    Этические принципы деловых  взаимоотношений:

    -честность (стремление заключить с партнером взаимовыгодные соглашения.)

    -свобода (Это означает, что менеджер, признавая свободу своего конкурента, не должен вмешиваться в его дела и ущемлять даже в мелочах его интересы.)

    -терпимость (рождает взаимное доверие и помогает гасить конфликтные ситуации)

    -тактичность (предполагает ориентацию на гуманность и благородство)

    -авторитет (играет важную роль в формировании положительного служебного имиджа руководителя)

    Правила взаимоотношений:

    -хвалить  при всех

    -ругать  наедине

    -не  передавать не проверенную информацию

    -не  переходить на личности

    Правила ведения переговоров:

    -техника  активного слушания

    -поощрение  критики партнера

    -наличие  нескольких вариантов решений

    -выдвижение  требований после аргументов

    -все  требования выдвигать в вопросительной  форме.

    Основные  приемы ведения переговоров:

    -уход  или уклонение от борьбы

    -затягивание (для получения дополнительной информации)

    -пакетирование  (выдвижение пакета требований)

    -коммерческий  стриптиз (завышение условий на 50%4 снижение на 10- 15%)

    -расстановка  ложных акцентов

    -выдвижение  требований в последний момент.[3] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Функции  служб документального  обеспечения управления.

    Делопроизводство  – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

    Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

    В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

    Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или  секретариат.

    Документационное  обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая  функция управления, от рациональной организации которой зависят  скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации  в целом.

    В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. [6]

    Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

    1) обеспечение документирования управленческой  деятельности;

    2) организация работы с документами  в учреждении;

    совершенствование форм и методов работы с документами.

    Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

    1. Задачи обеспечения документирования  управленческой деятельности могут  быть решены с помощью выполнения  следующих функций: 

    разработка  и проектирование бланков, обеспечения  их изготовления;

    обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

    контроль  качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры  согласования и и удостоверение  документов.

    2. Задачи организации работы с  документами в учреждении решаются  выполнением следующих функций:

    Установление  единого порядка прохождения  документов (документооборота учреждения);

    Экспедиционная  обработка входящих и исходящих  документов;

    Регистрация и учет поступающих, отправляемых и  внутренних документов;

    Контроль  за исполнением документов;

    Систематизация  документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

    Обеспечение защиты информации.

    3. Задачи совершенствования форм  и методов работы с документами  включают в себя выполнение следующих функций:

    разработку  и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение  их до сведения работников организации;

    методическое  руководство и контроль за соблюдением  установленных правил работы с документами  в структурных подразделениях организации;

    повышение квалификации работников организации  и их консультирование по вопросам работы с документами;

    упорядочение  документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

    разработку  и внедрение новых форм и методов  работы с документами, совершенствование  документооборота организации, повышение  исполнительной дисциплины;

    постановку  задач разработки и совершенствования  автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами. [5] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Схема  работы с исходящим  документом. Используемые  реквизиты.

     Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

      Этапы обработки исходящих документов

 1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный  документ передается на подпись  руководителю предприятия.

3. После  подписания руководителем документ  регистрируется секретарем или  в канцелярии.

4. Зарегистрированный  документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию. [6]

        Рис.1.схема работы  с исходящим документом.

    Реквизиты — это обязательные признаки, установленные  законом или положениями для отдельных видов документов.

    Согласно  ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

    1)  Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий);

    2) эмблема организации (если не государственное) – условное (символическое0 графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.

    3) код предприятия по ОКПО (для  внутриреспубликанской переписки), если он есть- проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организации (ОКПО) или Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код предприятия – это код автора документа, он служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и является элементом систем электронной идентификации документов.

    4) код документа по ОКУД (если есть)- Общероссийский классификатор управленческой документации

    5) наименование организации (полное  и сокращенное) – пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах.

    6) справочные данные об организации – включает почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или по ОКОГУ, код ОКУД, номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты.

    7) дата- датой документа является: для приказов, писем, факсов, справок – дата подписания документа; для планов, отчетов, правил, инструкций – дата их утверждения; для протоколов, актов – дата принятия решения.

    8) регистрационный номер документа- это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

    9) ссылка на индекс и дату входящего документа;

    10) адресат – содержит точную и полную информацию, необходимую для доставки документа. Этот реквизит состоит из: - наименование организации и ее структурного подразделения – в именительном падеже; должности, фамилии и инициалов должностного лица. Кому направляется документ – в дательном падеже; почтового адреса.

    11) заголовок к тексту – представляет собой краткое изложение содержания текста документа

     12)текст

    13) подпись- содержит наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

    14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя;

    15) идентификатор электронной копии  документа.

    Могут быть указаны инициалы машинистки и  количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.[4]

                               Рис.2.  Шаблон гарантийного  письма.

                                        
 
 
 
 

                                   Список литературы. 

1.http://gramma.ru/DEL/?PHPSESSID=ae709t3bcdc3d404c32afecb9ee4b8df

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М: ИПК Изд-во стандартов, 2000.

3. Васильева  Инна Николаевна «Текст лекций по дисциплине:

4. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. «Организация делопроизводства и персональный менеджмент» : учебное пособие. – 2-е изд. – М.:Вузовский учебник, 2004.-272с.

Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

5. Демин  Ю.М. Делопроизводство. Документационный  менеджмент. – М.: Бератор, 2003