Основы организации документооборота. Понятие и принципы организации документооборота

Основы организации документооборота. Понятие и принципы организации документооборота

Организация работы с документами – организация  документооборота, хранения и использования  документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В  делопроизводстве документооборот  рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее  созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства – возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы  путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация  документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот  является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот  ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация  всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией  по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных  форм документов.

Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в  структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот  представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения  – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления  деятельности организации (в него могут  входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных  организациях существует отдельное  структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного  документооборота. Структурное подразделение  может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют  три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий  документ – документ, поступивший  в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие  исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство  исходящих документов являются ответом  организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих  документов может требовать поступления  входящих документов ( например запросы в другие организации).

Внутренний  документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей  его организации. Данные документы  используются для организации работы учреждения (организации), так как  они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего  документооборота составляют протоколы  и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все  внутренние документы, а только переписка  наиболее крупных структурных подразделений  организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Происхождение и порядок  исполнения входящих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп.

Документы с грифом «лично»  или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и  жалобы граждан передаются в подразделения  по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству  организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного  обеспечения.

На рассмотрение руководства  передаются документы, полученные из правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие  решения руководства. Остальные  документы после предварительного рассмотрения службой документационного  обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в  день поступления документов в службу документационного обеспечения  или в первый рабочий день при  их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым  исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник  передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость  размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Происхождение исходящих документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью, средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Происхождение внутренних документов. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение  документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Работа с конфедециальной информацией

Коммерческая  тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная информация, используемая в предпринимательской  деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической  ценностью. Она конфиденциальна  и не подлежит разглашению.

Коммерческая  тайна включает научно-техническую  и деловую информацию: технологии, открытия, изобретения, идеи и т.п.

В ст. 139 ч. I ГК РФ определяются условия, при  которых служебная и коммерческая информация является коммерческой тайной:

1. действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;
2. отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
3. принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Основами  ГК РФ введена защита технической, организационной  и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При  этом установлен один общий признак - «коммерческая ценность», т.е. способность  быть объектом рыночного оборота. К  нему относятся любые знания, включая  практический опыт специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий:

1. определение сведений, составляющих КТ предприятия;
2. обеспечение порядка их защиты.

Если  эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к  ответственности работников за разглашение  или передачу сведений, составляющих КТ.

Сведения  КТ предприятия можно условно  разделить на два крупных блока:

1. научно-техническая (технологическая) информация;
2. деловая информация.

Научно-техническая  информация включает:

1. сведения о конструкциях машин и оборудования;
2. чертежи;
3. схемы;
4. используемые материалы;
5. рецептуры;
6. методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);
7. новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;
8. программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;
9. организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

1. сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.);
2. сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;
3. сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;
4. планы развития предприятия;
5. планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);
6. анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;
7. планы рекламной деятельности;
8. списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;
9. структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание;
10. кадровый состав и его формирование;
11. сведения из деловой переписки.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной (согласно Постановлению Правительства  РФ от 05.12.91 г. № 35):

1. учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и устав;
2. документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);
3. сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;
4. документы о платежеспособности;
5. сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
6. документы об уплате налогов и обязательных платежах;
7. сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РФ и размерах причиненного при этом ущерба;
8. сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.