Особенности языка и стиля служебных документов

24. Составьте информационное письмо Сибирской академии государственной службы о наборе студентов на дневную форму обучения для подготовки по специальностям: государственное и муниципальное управление; финансы и кредит; юриспруденция. Для поступления нужны заявление, документ о среднем образовании, шесть фотокарточек размером 3x4, паспорт. Заявления принимаются с 28 июня по 15 июля. При поступлении абитуриенты сдают экзамены по обществознанию, математике, русскому языку, иностранному языку. Телефон для справок: (382-2) 10-12-13.

25. Составьте письмо председателя Сибирского отделения Российской Академии сельскохозяйственных наук в администрацию Новосибирской области о массовом распространении саранчовых вредителей на территории республики Казахстан в 2000 г. и распространении их на многие территории Сибири, в том числе и на Новосибирскую область. В письме предлагается принять меры и выделить средства на борьбу с вредителями.

26. Составьте письмо-просьбу муниципального образовательного учреждения гимназии № 2 г. Омска главе администрации области об оказании помощи.

27. Найдите ошибки в следующих двух письмах: а) в оформлении; б) в тексте.

 

Приложения 

Приложение 1.1

Пример  письма с изложением от первого лица единственного  числа

 

Приложение 1.2

Пример  письма с изложением от первого лица множественного числа

 

Приложение 1.3

Пример  письма с изложением от третьего лица единственного  числа

 

Тема 2. Международные  письма

1. Стандарты Международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки.

2. Реквизиты международного письма.

3. Отдельные тексты международных писем.

1. Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

Деловые отношения  с зарубежными странами сегодня  стали уже привычными, поэтому  при приеме на работу многие российские организации требуют от своих  будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство  людей в состоянии прочитать  письмо, написанное по-английски. Большая  часть зарубежной переписки посвящена  продажам и покупкам, импорту и  экспорту. Международным письмам  придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем  необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой  документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации  по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию  в области документации на международном  уровне регламентируют стандарты ИСО  серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и  др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами  установлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);

2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);

3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30–97 сего дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12:

В международных  стандартах и в отечественном  ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле – 20 мм; верхнее – 10, текстовая область для формата А4 – 183 х 280, для формата A5L – 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое -10, верхнее – 20 мм.

При построении бланков международных писем  исходный интервал между строками рекомендуется  делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2,54 мм. По вертикали  текстовая область разделяется  на графы, по горизонтали – на колонки. Текстовая область документа  формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область  включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field). Размещение этих полей показано на рисунке.

Размещение  полей (зон) на бланке международного письма 

Поле  адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30–97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных  письмах адрес на бланке размещают  в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Поле  ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости – подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные  сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный  адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

2. Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т. д.;

2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату (date);

4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);

6) вступительное обращение (Salution);

7) заголовок к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительная формула вежливости (Complementary close);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);

12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation). 

Сведения  об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками». 

Ссылки  на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела. Ссылка может иметь такой вид:

• In your please refer to Е1/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/КД/15621);

• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть

Ex 16/1716 в Вашем ответе)

и т. п. 

Дата  письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня 2000 г.

Однозначное понимание  даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000).

К традиционным британским способам относятся следующие  варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы. 

Адресат («внутренний  адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой  стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте  ИСО 11180: 1193 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя  их и руководствуясь правилами и  обычаями страны назначения.

Для написания  полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:

• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

• приставка к имени, например, старший, младший;

3) занятие, функция, по адресу (через):

• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус^

• по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);

• название улицы (например, Станционная авеню; Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

• идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например, 27/307, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);

• название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;

• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);

• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая доставка;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

• почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН2 120);

• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 – дорога Беллин-зона Аироло; К1А – отправка на сортировочный участок);

• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6) название территории или провинции т/или название страны:

• название региона, графства, района, кантона и т. д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

• название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США). 

Ниже приведены  примеры написания адресов частных  лиц:

Mr. Walter EGGERS

3040 Idaho Ave NW

Apt #621

WASHINGTON D.C. 20016

USA 

Mr. Costas MAVRIKIS