Отчет по практике ООО «Продюсерский центр «Зажигай.ру»

Министерство образования и науки Российской Федерации

(МИНОБРНАУКИ РОССИИ)

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления

 

 

 

 

 

 

 

ОТЧЕТ

О ПРЕДДИПЛОМНОЙ ПРАКТИКЕ

 

 

Наименование базы практики   ООО «Продюсерский центр «Зажигай.ру»

 

Отчет выполнил студент  Терентьева И.В.

                                                          

Руководитель практики  к.э.н., доцент Доронина Л.А.

                                          

 

 

 

 

Москва – 2013

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ОБЪЕКТ ПРАКТИКИ 4

1.1 Характеристика ООО «Продюсерский центр «Зажигай.ру», бизнес-направление – управление строительными проектами. 4

2. ОТДЕЛ ПРАКТИКИ 6

2.1 Характеристика деятельности  отдела делопроизводства 6

2.2 Организация процессов работы с информацией в отделе и анализ документационного обеспечения управления 9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 10

ПРИЛОЖЕНИЕ А……………………………………………………………………………………...12

ПРИЛОЖЕНИЕ Б………………………………………………………………………………..….…13

ПРИЛОЖЕНИЕ В…………………………………………………………………………………..….18

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Местом  прохождения преддипломной практики является ООО «Продюсерский центр «Зажигай.ру», компания, которая уже в течении пяти лет оказывает услуги по профессиональной организации и продюсированию деловых и развлекательных мероприятий различного уровня сложности, а также в 2011 году было открыто и развито новое направление бизнеса – управление строительными проектами.

Задачами  прохождения практики является:    

1. Ознакомление с историей развития компании ООО «Продюсерский центр «Зажигай.ру», а именно – нового бизнес-направления «Управление строительными проектами»;    

2. Ознакомление с организационной структурой нового бизнес-направления «Управление строительными проектами», а также отдела делопроизводства;     

3. Ознакомление с основными документами отдела и изучение процесса архивирования документов компании;     

4. Анализ уровня эффективности работы с документами, их архивирования и уровня автоматизации ДОУ.    

Основным  местом прохождения практики является ООО «Продюсерский центр «Зажигай.ру», бизнес-направление «Управление строительными проектами», отдел делопроизводства.        

Миссия ООО «Продюсерский центр «Зажигай.ру» – способствовать успешному развитию бизнеса своих клиентов, оказывая услуги высокого качества по организации услуг, находящихся в ведении Продюсерского центра.

 

 

1. ОБЪЕКТ ПРАКТИКИ

1.1 Характеристика ООО «Продюсерский центр «Зажигай.ру», бизнес-направление – управление строительными проектами.

Направление образовано в 2011 году и предоставляет широкий спектр управленческих и инженерных услуг для строительных проектов и сделок с недвижимостью.

На данный момент в состав компании входят:

• Центр офисных решений;
• Центр ИТ решений;
• Центр бухгалтерских решений;
• Центр юридических решений.

В рамках центра офисных решений  осуществляется:

• Организация индивидуальных и групповых рабочих мест с различной комплектацией оборудования и различными пакетами опций в офисных центрах на различные сроки.
• Организация новых рабочих мест для корпоративных клиентов под ключ с последующим их среднесрочным и долгосрочным обслуживанием (лизинг рабочих мест).
• Обслуживание рабочих мест на инфраструктуре клиента.
• Комбинированные индивидуально настраиваемые под клиента решения.
• Сопутствующие услуги административной, технической, информационной поддержки.

Сопутствующие административные сервисы:

• Почтовое обслуживание;
• Курьерская доставка, администрирование;
• Транспортное обеспечение и администрирование;
• Администрирование мобильной связи;
• Организация деловых поездок;
• Складское хранение;
• Техническая поддержка в офисе;
• Предоставление переговорных в аренду;
• Кейтеринг, дополнительные закупки (подарки и т.п.).

Центр ИТ решений включает в себя:

• Комплексную поддержку автоматизированного рабочего места и программного обеспечения.
• Комплексное обслуживание общего офисного ИТ оборудования.
• Поддержку электронной почты, доступа в интернет.
• Обеспечение офисной телефонии, сетевой и серверной инфраструктуры.

Сопутствующие ИТ сервисы:

• Доступ к информационной системе "БОСС-Кадровик";
• Предоставление доступа к DROPBOX, WebEx;
• Предоставление доступа к Справочно-Правовой Системе Консультант;
• Восстановление данных, удаленных пользователем с сетевых дисков;
• Удаленный доступ к приложениям;
• Удаленный доступ к электронной почте (webmail);
• Гарантированная ИТ поддержка в нерабочее время;
• Аренда различного оборудования.

Направления деятельности центра бухгалтерских  решений:

• Полное бухгалтерское сопровождение.
• Частичное бухгалтерское сопровождение с пакетной комбинацией под нужды клиента и дополнительными услугами.
• Создание единых бухгалтерских служб для клиентов с настройкой управленческого учета, процедур документооборота.

В сферу деятельности центра юридических  решений входит:

• Коммерческая практика, договорные отношения.
• Практика трудового права.
• Корпоративная практика.
• Правовая защита информации.
• Практика интеллектуальной собственности и товарных знаков.

 

2. ОТДЕЛ ПРАКТИКИ

2.1 Характеристика деятельности  отдела делопроизводства

Отдел делопроизводства является одним из наиболее важных в компании, ведь от результатов  его работы зависит порядок документационного  обеспечения управления и экономическая  эффективность компании. 

Отдел делопроизводства — это делопроизводитель и начальник отдела, которые полностью контролируют документационное обеспечение управления, разрабатывают необходимые формы документов, содействуют проведению экспертизы для дальнейшей передачи дел на архивное хранение. Контролирует все процессы начальник отдела и руководитель.

Основными функциями  Отдела являются:

• Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.
• Передача документов на рассмотрение руководству Направления и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих резолюций.
• Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.
• Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.
• Контроль за правильностью оформления исходящих (отправляемых) документов.
• Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.
• Разработка и ведение номенклатуры дел.
• Организация и ведение делопроизводства.
• Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел.
• Подготовка проектов описей дел постоянного (10 лет и более) хранения.
• Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.
• Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, подготовка актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.
• Информирование об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.
• Определение порядка прохождения и обработки документов.
• Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.
• Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами.
• Разработка организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения.
• Консультирование сотрудников Направления по вопросам работы с документами.
• Участие в установленном порядке в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений ограниченного доступа.
• Техническое обеспечение работы с документами.
• Организация работы по рассмотрению обращений клиентов.
• Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров.
• Учет печатей, штампов и бланков документов, а также хранилищ документов и ключей от них.
• Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.
• Обеспечение защиты сведений, составляющих коммерческую тайну.
• Разработка методических рекомендаций, регламентирующих защиту коммерческой тайны.
• Координация деятельности структурных подразделений Департамента по вопросам защиты государственной тайны и контроль выполнения ими требований нормативных правовых актов в области защиты государственной тайны.

 

Рассмотрим  подробно алгоритм работы делопроизводителя при заключении договора на управление проектом:

1. Между «Продюсерский центр «Зажигай.ру», бизнес-направление «Управление строительным проектами» и клиентом заключается договор об оказании услуг.
2. За клиентом закрепляется менеджер. Менеджер является его постоянным консультантом, помощником, координатором работ по исполнению проекта. Он координирует все работы и несет ответственность за качество и оперативность их исполнения. Делопроизводитель отвечает за документооборот по текущему проекту.
3. По мере необходимости составляются дополнительные соглашения на оказание услуг, в которых оговариваются даты, наименование услуг, гонорар, условия прекращения договора или дополнительного соглашения и прочие особенности.
4. По итогам предоставления услуг клиенту  выставляется счет.
5. Все подписанные документы (экземпляры Продюсерского центра) хранятся в папках, упорядоченных по проектам.

 

2.2 Организация процессов работы с информацией в отделе и анализ документационного обеспечения управления

Для обработки информации в  отделе используются следующие технические средства:

• Системное программное обеспечение (ОС).
• Программа для создания текстовых и табличных документов MS Exсel, Word.
• Программа для создания презентаций  MS PowerPoint.
• Программа для ведения переговоров Cisko WebEx.
• Программа для составления планов работы Google Smartsheet.
• Аппаратные средства (ПК, принтер, сканер, брошюратор и т.п.)

В своей  работе делопроизводитель отдела использует утвержденные руководством шаблоны  документов (договор, дополнительное соглашение, счет, акт), которые в каждой конкретной ситуации заполняются необходимой  информацией при помощи текстового редактора MS Word. Шаблоны документов представлены в приложениях.

Для успешного  функционирования отдела также используется MS Excel, который позволяет работать с большими массивами данных, представленными  в табличной форме. Основной таблицей, которую используют в своей работе сотрудники отдела, является таблица  Договоры, созданная при помощи MS Excel и позволяющая хранить сведения о договорах по всем проектам.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате прохождения преддипломной практики удалось:

• Ознакомиться с организационной структурой компании;
• Ознакомиться с алгоритмом функционирования отдела делопроизводства;
• Изучить шаблоны документов, процедуры и правила составления документов и схемы их движения;
• Сформировать пакет документов для клиента;
• Ознакомиться и поработать с таблицей учета договоров;
• Сформировать папку документов по проекту для временного хранения и создать опись данных документов;
• Проанализировать степень эффективности работы с документами.

По итогам прохождения практики можно сделать  вывод о том, что процедуры  документационного обеспечения  управления в данном отделе требуют  определенной систематизации и рационализации в связи с тем, что достаточно много времени тратится на рутинные и повторяющие процедуры, время  выполнения которых можно существенно  сократить при помощи внедрения  системы электронного документооборота. А также большое значение имеет  организация и создание архива, которого на данный момент в организации не существует. Таким образом, была выбрана следующая тема дипломного проектирования – «Совершенствование архива документов организации (на примере ООО «Продюсерский центр «Зажигай.ру») . 

ПРИЛОЖЕНИЕ  А.

Функциональная  структура организации

Генеральный директор

 

Отдел делопроизводства

АХО

Бухглатерия

Бухгалтерия

Отдел по работе с юридическими лицами

Отдел по работе с физическими лицами

Отдел управления проектами

Отдел по работе с корпоративными клиентами

Отдел рекламы и PR

Отдел организации праздников

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  Б

ДОГОВОР НА ОКАЗАНИЕ УСЛУГ No номер договора

дата  заключения договора
    место составления договора

наименование организации в лице должность руководителя руководитель организации (Ф.И.О.), действующего на основании (устава, положения, доверенности), именуемое в дальнейшем ЗАКАЗЧИК, и наименование контрагента, в лице (должность) руководитель контрагента (Ф.И.О.), действующего на основании (устава, положения, доверенности) именуемое в дальнейшем ИСПОЛНИТЕЛЬ", заключили настоящий договор о нижеследующем.