Систематизація документації

При формулюванні заголовків справ, які входять в номенклатуру, враховується вимога чіткості та точності, оскільки за заголовком справи надалі йде пошук потрібного документа. Починається заголовок з визначення роду справи, що заводиться (листування, справа, документи), або виду документа (накази, протоколи, плани, звітуй), потім уточнюється автор, питання, кореспондент та період, за який відкладаються документи.

Заголовки справ у номенклатурі розміщуються у визначеній послідовності, з урахуванням важливості документів та їх взаємозв'язку. Нормативно-методичні матеріали зі складання номенклатури справ рекомендують спочатку розміщувати в ній справи з організаційно-розпорядчими документами директивних та вищих органів, потім - справи з організаційною документацією (статути, положення), далі - справи з організаційно-розпорядчими документами самого суб'єкта (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ розміщують справи з планово-обліковими документами (річні, квартальні, місячні) та листування.

Номенклатура справ структурного підрозділу після редагування та узгодження з архівом суб'єкта погоджується з експертною комісією та візується керівником структурного підрозділу. На підставі номенклатур справ структурних підрозділів документаційна служба суб'єкта складає єдину номенклатуру справ об'єктів, розділами (рубриками) якої будуть назви структурних підрозділів, розміщені відповідно до затвердженої структури та штатного розкладу суб'єкта. Першим розділом обов'язково ставиться служба документаційного забезпечення (канцелярія), а суспільні установи йдуть в кінці номенклатури справ після структурних підрозділів. Розміщення розділів і справ в номенклатурі закріплює індексація справ-умовне позначення кожної справи. В невеликому суб'єкті індекс справи буде складатися з його порядкового номера за номенклатурою. У зведеній номенклатурі індекс кожної справи більш складний і складається з визначення структурного підрозділу і порядкового номера заголовка справи в межах структурного підрозділу. Для однорідних справ в межах різних структурних підрозділів встановлюють однакові індекси, що підвищує оперативність пошуку документів. Під одним і тим же індексом щороку вносяться в номенклатуру перехідні справи. Індекс позначається арабськими цифрами.

Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, наведеною в "Основних правилах роботи відомчих архівів та ДСДЗУ". В першій графі проставляється індекс справи. В кінці кожного розділу слід залишити резервні порядкові номери для заведення справ, не передбачених раніше. В другу графу вносяться назви заголовків справ. В третій графі вказується кількість томів кожної справи, оскільки впродовж року під однією назвою у випадку великої кількості документів може бути сформовано декілька томів. В четвертій графі зазначається термін зберігання документа з визначенням номера статті переліку документальних матеріалів (типового або відомчого). Остання, п'ята графа "Примітка", служить для повідомлень про знищення справ, передачу в архів, про незавершені справи, що переходять на наступний рік, та ін.

Номенклатура справ суб'єкта розглядається та погоджується ЕК цього суб'єкта, візується завідуючим відомчим архівом, узгоджується з державним архівом, куди надходять документи на державне зберігання, та на завершальному етапі затверджується керівником суб'єкта.

Якщо суб'єкт не здає документи на державне зберігання, його номенклатура справ повинна узгоджуватися з ЕК вищого об'єкта.

Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного року. Якщо функції і завдання суб'єкта не змінюються, номенклатура може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак не менше одного разу за п'ять років вона підлягає перескладанню та погодженню заново.

В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ.

Розділ третій:

Історі яситематизації документів

Розвиток інтернет-технологій та збільшення кількості електронних документів щодня змушує шукати нові й нові засоби та способи систематизації всього інформаційного масиву, як традиційного, так і електронного. З іншого ж боку, актуальною є потреба досконально розглянути, вивчити, дослідити та проаналізувати історичні аспекти започаткування, розвитку, використання та принципів побудови вже існуючих бібліотечно-бібліографічних класифікаційних систем, з одного боку, та самих класифікаційних принципів, з іншого. Це тим більше актуально з огляду на розуміння фундаментальності та особливості історичних аспектів адаптації, розвитку та використання класифікаційних систем в Україні як своєрідної ланки в історії бібліотекознавчої науки нашої країни

Для забезпечення правильного формування та обліку справ підприємства повинна

складатися номенклатура справ.

Номенклатура - це систематизований перелік заголовків справ із зазначенням

термінів зберігання, оформлений в установленому порядку. У номенклатуру справ

включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства., крім

технічної документації та друкованих видань.

Номенклатура справ підприємства розробляється фахівцем, відповідальним за

організацію роботи з документами.

Номенклатура справ складається за встановленою формою (додаток 2) та

включає реквізити: найменування підприємства; найменування виду документ;

дату, індекс, місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст;

підпис; гриф узгодження (схвалення).

Змістовна частина номенклатури справ являє собою таблицю з п'яти

граф: індекси справ, заголовки справ, кількостей справ (томів, частин), і № статті

за переліком, примітки.

Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається

важливістю документів, що входять в справу. На початку розташовуються заголовки справ,

містять організаційно-розпорядчу документацію, далі - містять

планові та звітні документи, потім інші заголовки в порядку убування

термінів зберігання документів.

При складанні заголовків справ слід враховувати що: заголовок повинен

повністю відповідати смисловому змісту документів, группіруемих в

даній справі; заголовок повинен бути коротким, чітко сформульованим; заголовки

типу: "Загальна листування", "Різні документи" і т.п. не допускаються.

Заголовки справ у процесі їх формування можуть уточнюватися.

Склад заголовка справ утворює такі елементи:

• назва виду (листування, журнал) або різновиду документів (накази,

вказівки, протоколи і т.д.)

• назва підприємства або його структурного підрозділу;

• адресат або кореспондент документа;

• короткий зміст документів справи;

• дати (період), до яких належать документи справи;

• вказівка ​​на копійность документів справи.

У заголовках справ, що містять листування, вказується, з ким і з якого

питання (питань) вона ведеться.

У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами,

останні не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва.

Наприклад: "Листування з замовниками про відмову оплати рахунків підприємства"

У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, зазначається

період часу на який складено документи, вид документа (план, звіт).

У найменуваннях справ, що містять організаційно-распорядіетльние документи,

вказується вид документа і автор.

У заголовках справ, що містять документи різного виду по одному питанню, не

пов'язані послідовністю діловодних операцій, як виду

справи вживається термін "документи", а в кінці заголовка в дужках

вказуються основні різновиди документів, які повинні бути

згруповані у справі.

Справи з питань не дозволеним протягом одного року, є

"Перехідними" і вносяться в номенклатуру з індексом.

У номенклатуру справ підприємства також включаються довідкові картки, журнали

обліку документів.

При оформленні номенклатури справ необхідно залишати в кожному її розділі

резервні номер справ (вільне місце), які можуть бути використані в

Надалі для внесення заголовків справ, не передбачених в номенклатурі

справ, але сформованих протягом календарного року.

Після закінчення календарного року в номенклатурі справ складається підсумковий

запис про кількість заведених справ щодо постійного і тимчасового

строків зберігання.

ВИСНОВКИ:

Зберігання документації в будь-якій компанії необхідно не тільки для того, щоб слідувати законодавчим нормам, а й для внутрішнього контролю якості роботи і динаміки розвитку компанії. Для полегшення процесу роботи з уже виконаними документами необхідно періодично проводити таку процедуру, як систематизація документів.

У діловодстві систематизація документів застосовується як до документів постійного зберігання, так і до документів тимчасового зберігання (термін зберігання яких менше 10 років).

Систематизація документів включає в себе дві основні мети:

-Правильне оформлення документації у відповідності з усіма законодавчими нормами,

-Фізична схоронність документації.

Звичайно, основною метою систематизації документів є формування їх у справи, які після закінчення певного терміну передаються на архівне зберігання. В залежності від цінності справи, воно направляється або в Державний архів, або в архів організації. Варто зазначити, що для передачі справ до архіву необхідно правильно їх оформити. Всі документи нумеруються, підшиваються в одну папку, яка обов'язково забезпечена так званої «етикеткою». На етикетці вказана вся основна інформація та реквізити, пов'язані зі справою. Потім справа наголошується в спеціальному переліку, який носить назву «номенклатура справ». У ньому вказується назва справи, термін його зберігання та особлива інформація, що стосується безпосередньо документів.

Систематизація документів як гарантія їх фізичного збереження теж грає важливу роль в діловодстві. При проведенні систематизації в разі необхідності справи зшивають заново. Відповідальність за цю процедуру, як правило, несе співробітник відділу діловодства. Проте в деяких невеликих компаніях цю функцію виконує бухгалтер.

Систематизація документів - процес трудомісткий. Але саме він допомагає в подальшому значно спростити роботу з великою кількістю документів і перетворити звернення до потрібної документації з енерго-та времязатратной процедури в елементарну.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛИТЕРАТУРИ:

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» // Відомості Верховної Ради (ВВР). – 2003. – № 36. – С.275.

2. Закон України «Про інформацію» // ВВР. – 1992. – № 48. – С.650.

3. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» // ВВР. – 1994. – № 15. – С.86.

4. ДСТУ 1.1-2001 Державна система стандартизації. Стандартизація та суміжні види діяльності. Терміни та визначення основних понять. – К.: Держстандарт України, 2002.

5. Проект Національного стандарту України «Інформація та документація. Управління документацією» (ISO 15489-1 «Information and documentation – Records management»). – К.: Держстандарт України, 2005. – 355 с.

6. Термінологія. Засади і правила розроблення стандартів на терміни та визнaчення понять: ДСТУ 3966-2000. – К.: Держстандарт України, 2000. – 33 с.

7. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 8 с.

8. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 9 с.

9. Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-96 / Ю.В. Василенко (розроб.). – Офіц. вид. – К.: Держстандарт України, 1997. – 187с.

10. Український класифікатор нормативних документів (ICS: 2001, IDT) / Т. Бондаренко (пер.і наук.-техн.ред.). – Офіц. вид. – К.: Держспоживстандарт України, 2003. – VІ, 81 с.

11. Аханов С., Баліян С. та ін. Кадрове діловодство: Консультації, відповіді, первинні документи, нормативна база. – Д.: Баланс-Клуб, 2005. – 160 с.

12. Автоматическая классификация документов на основе применения методов распознавания образов / С.Р. Баженов, Л.К. Бобров, Б.С. Шелепов и др. – Новосибирск: Б. и., 1989. – 43 с.

13. Антоненко І. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ІSО 15489 «Інформація та документація. – Управління документацією» // Студії з арх. справи та документознавства. – К.: Держкомархів України УНДІАСД Європейський ун-т, 2004. – Т. 11. – С. 172 – 177.

14. Архівознавство: Підручник для студентів вищих навчальних закладів України / Редкол.: Я.С.Калакура (гол. ред.) та ін. – К.: Наукова думка, 1998. – 316 с.

15. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело. – 1998. – №3. – С. 19 – 23.

16. Барушкова Р.И. Классификационные системы патентной и нормативно-технической документации: (Метод. пособие). – М.: ИПКИР, 1980. – 44 с.

17. Беспянська Г.В. Діловодство. – К.: Університет «Украина», 2005. – 418 с.

18. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. – 2001. –№1. – С. 36 – 41.

19. Гайсинюк Н.А. Педагогічні засади підготовки документознавців в умовах інформатизації суспільства: Автореф. дис... канд. пед. наук: 07.00.08 / Київський національний ун-т культури і мистецтв. – К., 2003. – 23 с.