Служебная документация

     1. По способу документирования:

     – рукописные;

     – электронные;

     – графические;

     – кино-, фото-, фонодокументы.

     2. По сфере использования:

     – организационно-распорядительные;

     – финансово-бухгалтерские;

     – научно-технические;

     – по труду;

     – отчетно-статистические.

     3. По месту составления:

     – входящие (поступившие в организацию);

     – исходящие (отправляемые из организации);

     – внутренние (составленные и используемые в самой организации).

     4. По ограничению доступа:

     – открытые (несекретные);

     – с грифом ограничения доступа.

     5. Документы могут иметь следующие  грифы:

     – «Для служебного пользования» (служебная  информация, предназначенная только для работников конкретной организации  или отрасли);

     – «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

     – «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством  РФ);

     – «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

     6. По происхождению:

     – официальные (служебные) (затрагивающие  интересы организации, составленные юридическим  или физическим лицом, оформленные  в установленном порядке);

     – личные (касаются интересов конкретного  лица, являются именными).

     7. По юридической значимости:

     – подлинники или оригиналы (первые или  единичные экземпляры официальных  документов, собственноручно подписанные  автором);

     – копии (документы, полностью воспроизводящие  информацию подлинного документа и  все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

     – заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным  порядком проставляют необходимые  реквизиты, придающие им юридическую  силу);

     – дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

     8. По форме изложения:

     – индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

     – трафаретные, когда структура, часть  документа, стандартные фразы заранее  подготовлены, а другая часть заполняется  при составлении (например, справка с места работы);

     – типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

     9. По срокам хранения:

     – постоянного хранения;

     – долговременного хранения (свыше 10 лет);

     – временного хранения (до 10 лет).

     В учебном пособии «Курс делопроизводства»  М.В. Кирсановой⁷ исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:

     – по наименованиям – служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;

     – по содержанию – простые и сложные;

     – по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

     В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М.⁸ приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:

     – по стадиям создания – черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

     – по степени гласности – обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);

     – по юридической силе – подлинные, подложные;

     – по роду деятельности – система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

     – по форме – табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

     В ПУНКТ  ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

     Язык  служебных документов должен удовлетворять  следующим требованиям:

     1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со

     временного  литературного языка, прежде всего тех из них,

     которые помогают выразить мысль более четко  и полно.

     В качестве нормы нередко выступают  и такие варианты языка, которые  наиболее целесообразны, уместны, а  потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа "оказать помощь — помочь", "допускать ошибку -ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

     2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

     3. Использование терминов и профессионализмов

     (обусловленное  тематикой, содержанием служебных  документов), в первую очередь  юридических и бухгалтерских;

     4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"',

     5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

     Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой  речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование  готовых, уже утвердившихся словесных  формул, трафаретов, штампов. Например, "в целом", "в связи", "в соответствии с", "в интересах" (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

     Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

     Стандартизированные обороты требуют минимального умственного  напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

     В наши дни одним из сильных средств  воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные  знания, но и примеры правильного  и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. " приветствие в адрес", "упреки в адрес"', "передовой форпост науки" и др.

     Необоснованно много встречается словесных  штампов ("надо отмстить", "особенно надо остановиться", "необходимо указать", "остановиться на вопросе", "учитывая вышеизложенное", "получить нижеследующее", "означенный инвентарь", "выдана данная справка" и т.д). 
 

     Существуют  различные классификации служебных  документов, но универсальной и совершенной  среди них мы не выявили. Однако по нашему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау⁹:

     1. По способу фиксации информации:

     – письменные (рукописные и печатные);

     – фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

     – кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется  с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);

     – фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);

     – аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

     – электронные документы, в которых  информация представлена в электронной  форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

     2. По месту составления:

     – внутренние документы, составленные и  используемые в самой организации;

     – входящие документы, поступившие в  организации;

     – исходящие документы, отправляемые из организации.

     3. По содержанию:

     – простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

     – сложные документы, охватывающие несколько  вопросов.

     4. По степени гласности:

     – обычные (открытые, несекретные);

     – секретные документы с грифом ограничения доступа;

     Секретные документы могут иметь следующие грифы:

     – для служебного пользования (ДСП) –  служебная информация, предназначенная  только для работников конкретной организации  или отрасли;

     – конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен законодательством  РФ;

     – коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

     5. По форме изложения:

     – индивидуальные, содержание которых  излагается в свободной форме;

     – трафаретные – структура, часть  документа, стандартные фразы

     заранее подготовлены, а другая часть заполняется  при составлении (например, справка  с места работы);

     – типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

     6. По стадиям создания:

     – черновик – предварительная редакция документа;

     – беловик – чистовик;

     – отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

     – автограф – документ, написанный рукой  автора.

     7. По юридической значимости:

     – подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;