Служебная переписка

3

Введение

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.

Основные виды документов, разрабатываемых в организациях: приказы, распоряжения, приказания, правила, положения, инструкции, предписания, рапорты, доклады, донесения, договоры (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты, выписки из приказов, денежные и продовольственные аттестаты и иные текстовые и графические, написанные или нарисованные от руки, написанные на пишущей машинке или изготовленные на персональных электронно-вычислительных машинах документы.

Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящего руководства;

б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;

д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

Служебный документ должен быть написан служебно – деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.

Глава 1 Основные требования к тексту деловой переписки

1. 1 Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.

Деловые письма отличаются от личных тем, что деловые письма, если только они не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный – деловой – стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо.

С помощью данного вида писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в них излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п.

Общие требования написания деловых писем:

             бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

             бланк письма должен быть с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;

             служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

             ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;

             текст печатается через полтора – два интервала;

             наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;

             ниже, с края строки или в центре листа, пишется вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович»;

             после обращения часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

             подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, «С уважением…»;

             резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;

             письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

             на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо- 10.

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

             точность и ясность изложения мыслей;

             максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

             краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз;

             грамотность – соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

             корректность – деловой и вежливый стиль изложения.

1.2 Адресат и заголовок

Документ может адресоваться организации, ее структурному подразделению или должностному лицу.

В документах, направляемых в различные адреса указываются (в дательном падеже) полное наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому направляется документ. При этом инициалы и фамилия адресата пишутся ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ. Если документ направляется должностному лицу, которое имеет звание, то, как правило, указывается и его звание. Если документ направляется нескольким адресатам, то на каждом его экземпляре-подлиннике указывается только адресат, которому он предназначен.

В документах, направляемых в учреждения, общественные организации, на предприятия указывается также их полный почтовый адрес.

Наименование адресата на бланке пишется через один межстрочный интервал в правой верхней его части, тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Звание, инициалы и фамилия пишутся на полтора межстрочных интервала ниже наименования должности. При адресации документа лицу, не имеющему звания, инициалы ставятся перед фамилией, тогда как при адресации лицу, имеющему звание, они указываются после фамилии. Предпочтительно центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной из них.

При направлении документа в организацию наименование организации

пишется в именительном падеже.

Документ адресуется должностному лицу организации в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решение по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже.

Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой и точной форме отражающий существо вопроса, излагаемого в документе. Заголовок документа должен быть максимально лаконичным, отражать суть содержания документа и правильно ее формулировать, отвечать на вопрос «О чем (о ком)?». Например: «Об отмене...», «О состоянии...».

Реквизит «Заголовок» располагается под угловым штампом и печатается от левой границы текстового поля, строчными буквами (кроме начальной), через один межстрочный интервал. Длина строки – не более 30 печатных знаков, точка после заголовка не ставится, заголовок не подчеркивается и в кавычки не заключается. Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

В документах, подготовленных в ответ на поручения, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату поручения, которая указывается либо вместо реквизита «Заголовок», либо в скобках непосредственно под заголовком через один межстрочный интервал от него, либо в основном тексте без скобок.

Текст документа, если он направляется должностному или частному лицу, надлежит начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается в центре строки.

1. 3 Приложения

При наличии приложений к документу в реквизите «отметка о наличии приложения» указываются краткое содержание каждого из них, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество листов и грифы секретности. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение одно и его наименование упоминается в тексте документа, то в реквизите «приложение» оно не повторяется, а указывается: «По тексту» и далее его регистрационный (подписной) номер, номер экземпляра количество листов и гриф секретности.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе указывается: «Приложение: согласно описи № ___ на ___листах». При наличии нескольких приложений к документу на каждом из них проставляется порядковый номер: «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Если прилагаемый документ имеет свое приложение, то после основной записи дополнительно указывается: «… и приложение к нему, всего на __ листах».

При направлении документа нескольким адресатам, а приложения к нему – отдельным из них, в реквизите «отметка о наличии приложения» указывается, кому оно направляется. Например: «Приложение:…, только в первый, третий адрес».

Заключение

Документы играют важную роль в деятельности организации. Правильное понимание должностными лицами органов управления теоретических основ документоведения, твердое знание современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению документов, к организации их движения, учета и хранения, в значительной мере способствует повышению эффективности управленческого труда, вносит в работу управленческого персонала организованность и слаженность. Важная роль в привитии культуры документной деятельности принадлежит сотрудникам секретариатов и делопроизводств органов различного уровня.

При составлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить не только о человеке, который его написал (исполнителе), но и об организации, которую он представляет.

Служебная (деловая) документация является одним из важнейших ресурсов общества, необходимым источником информации для управленческих решений, доказательством в правовых отношениях, документированной памятью общества.

Список использованной литературы

1.             Висовень В.Н., Комиссаров А.В., Конопатов С.Н. Служебное документоведение. Курс лекций.- М., 2008.

2.             Делопроизводство в кадровой службе\Сост. А.В. Верховцев – М.: ИНФРА-М, 1999.

3.             Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. Учебник.- М.: ИНФРА-М, 2009.

4.             Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. Учебник. – М.: ИНФРА-М, 1999.

5.             Петрова Ю.А., Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя. – М., 2009.

Приложение

Вариант служебного письма

На № _____от __________ _____г.

Уважаемый ……………………………..!

Направляем Вам отчет по ………………………………… за 2011 год

Приложение: по тексту, № __________, экз. № ____, на ___ листах.

С уважением,

должность подпись  фамилия, инициал