Современное толкование понятия «документ» и его роль в деятельности аппарата управления

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАННИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ)

ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И АРХИВОВЕДЕНИЕ 
 
 

Современное толкование понятия  «документ» и его  роль в деятельности аппарата управления

       эссе по <документоведение>студента

        1-го курса заочной формы обучения 
 
 

                                        

                                         Преподаватель                                                    

                                                                            (ученая степень,  ученое звание)

                                                                  
 
 
 
 

Москва  

 

       Документы используются в различных областях человеческой деятельности и сферах жизни. Среди главных характеристик процесса преобразования документа можно назвать причины возникновения и сохранения форм, изменение удельного веса, влияние новых технологий на документ и т.д.

       Документы сопровождают человека с момента  возникновения письменности. Основные функции документа связаны с  процессом фиксации информации с  передачей её во времени и пространстве: учет, подсчет, команды, запись информации в целях ее сохранения и распространения. Реализация данных функций привела  к появлению графической документации (карты, чертежи), медицинской, бухгалтерской  и других видов документации. Документы используются в различных областях человеческой деятельности и сферах жизни.

К сожалению, до настоящего времени не выработано четкого и однозначного термина  «документ». По моему мнению, решение  задачи поиска смыслового значения термина  «документ» возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.

Рассмотрим  толкование понятия «документ» разными  дисциплинами.

В документалистике дано самое широкое понятие документа  – любой материальный носитель с  закрепленной информацией на любом  языке и любым способом.

В документоведении документ – средство закрепления  информации различным способом на специальном  материале о фактах, событиях объективной  действительности и мыслительной деятельности человека.

В источниковедении документ – объект, специально предназначенный  для передачи информации.

Если  документоведение ставит своей первоочередной задачей улучшение качества документа  как инструмента управления и  в связи с этим изучает его  функции и роль в историческом развитии, то другие научные дисциплины рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности. В архивоведении употребляется термин «архивный документ» - документ, хранящийся в архиве (ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы). В правовой науке документы являются средством документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука определяет документ как важный исторический источник. Документалистика считает документом любую фиксированную информацию. В области управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений.

Понятия «документ», «документация» в своем  развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная  форма documentum, означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась  во многих сферах научной и практической деятельности.

Можно выделить две составляющие документа:

1. Информационную

2. Правовую

Информационный  документ – документ, зафиксировавший  информацию, передаваемую во времени  и на расстоянии.

Правовой  документ – документ, служащий доказательством  достоверности информации и предоставляющий  одну из форм выражения права.

В «Кратком словаре архивной терминологии»  в определение «документ» заложено понятие об информации как объекте  описания: «Документ – результат  отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)».

В «Словаре современной архивной терминологии социалистических стран» внесены коррективы в предыдущее определение термина  «документ»: «Документ – результат  закрепления информации о предметах  объективной деятельности и о  мыслительной деятельности человека посредством  письма, графики, фотографии, звукозаписи  или другим способом на любом носителе». В данном определении понятие  «информации» как несущее основную, смысловую нагрузку, осталось в логико-семантической  связи в составе словосочетания «результат закрепления информации». Понятие «носитель», на котором закреплена информация, придает дефиниции законченный  вид.

В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1983), в определение термина «документ» внесены поправки: «Документ –  материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для передачи ее во времени  и в пространстве». Словарная  конструкция «материальный объект с информацией» дополняет и уточняет семантическое значении термина.

В начале 70-х годов в архивоведении вводится понятие «документная информация», которое наиболее точно отражает все виды документной информации, в том числе и архивной: «под документной информацией следует  понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию, или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной  природы – зафиксированные на материальных носителях с целью  переработки и хранения».

Таким образом, в ходе анализа определения  «документ», можно выделить три основных подхода к данному термину:

1. документ – материальный объект

2. документ – носитель информации

3. документ – документированная информация.

С точки  зрения документоведения обозначение  «документа» считается материальный объект с зафиксированной на нем  информации в виде текста, звукозаписи  или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного  использования. Такой подход к документу  описал Поль Отле в «Трактате о  документации». В СССР сторонниками данного термина стали специалисты  по информатике, которые в 60-е годы дали ряд дефиниций документа. В  данном случае речь идет об информационных процессах, о передаче информации от одного субъекта другому. Впервые в  кратком словаре архивной терминологии и ГОСТе 16487-70, в понятии «документ» обозначена замена словосочетания «материальный  объект» на «материальный носитель», «носитель», «специальный материал». В  последнее время в определении  документа происходит перенос смысловой  нагрузки с материальной составляющей на информационную. Законодательным  путем введено в практику понятие  «документированная информация (документ)». «В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление  сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем  самым, обособляется от создателя информации…  документированная информация…  есть объект материальный, а это  дает основание при определенных условиях относить её к категории  вещей и распространять на нее  институт права вещной собственности».

Таким образом, основу понятия «документ» составляют три основных компонента:

- информация 

- материальный  носитель информации 

- фиксация  информации с возможностью ее  идентификации через реквизиты. 

Возможность понятия «идентификации» зафиксированной  информации отличает документ от других носителей информации, является особенно важным с точки зрения его применения в управлении и архивном деле. Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:

· содержанию информации (отражают основные функции  управления)

· происхождению (служебные и личные)

· месту  составления (внешние и внутренние)

· способу  изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

· форме  изложения информации (типовые, созданные  для всех или для отдельных  учреждений, индивидуальные)

· количеству вопросов (простые - один вопрос; сложные - несколько вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые  операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.  

Аппарат управления реализует свои функции  главным образом посредством  универсальных и полномочных  организационно-распорядительных документов, создаваемых циркулирующих вне  зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства  и государственного управления.