Справка как вид документа

                            Федеральное  агентство по образованию

              Уральский государственный лесотехнический  университет

                               Кафедра философии

 

                         

                        КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА  ПО ДИСЦИПЛИНЕ

                «Документационное обеспечение управления СКС и Т»

 

                                 Справка как вид документа

 

 

 

 

 

                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        

 

 

 

 

                                                        

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………….. 3

Справочно-информационные документы………………………….... 4

Справки……………………………………………………………...… 6

Основные виды справок……………………………………………… 9

Составление и  оформление справки……….……………………….. 11

Примеры справок…………………………………………………….. 15

Заключение……………………………………………………………. 18

Список литературы…………………………………………………… 19

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

     С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

    Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

     Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

    В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

   К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телефонограммы, телеграммы, протоколы, заявления, сводка, заключение. При всем многообразии их содержания, за каждым из них исторически закрепились определенные правила оформления. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличии от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению.

     Цель данной работы рассмотреть лишь некоторые аспекты делопроизводства, справочно-информационные документы, основные виды справок, а также правила оформления и составления справки

 

 

 

 

Справочно-информационные документы.

Информационно-справочные документы  – это наиболее многочисленные группы документов, они содержат информацию о фактическом положении дел, которая принимается к сведению и может являться основанием для  принятия решения.

 I. Письма - самые распространенные документы. Они являются средством общения между учреждениями, официальными и неофициальными лицами.

По содержанию и назначению письма подразделяются на:

1. инициативные:

 письма-запросы  (адресат побуждается ответному  письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удовлетворить тот или иной факт);

 письма-просьбы  (адресат требует совершить какое-то  определенное действие или прекратить  его, но не предполагает ответного  письма);

 претензионные  письма (адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств);

 письма-напоминания  (адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить,  но еще не выполнил);

 циркулярные  письма (рассылаются во все подведомственные  учреждения).

2. ответные:

 информационно-разъяснительные  письма - разъясняются, уточняются поставленные  ранее вопросы или сообщаются  какие-то данные, факты; 

 запрещения - письма, в которых дается отрицательные  ответы на запрос;

 разрешения - письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

II. Телеграммы - краткое и срочное сообщение,  переданное по телеграфу. Отделение  связи несет ответственность  за доставку телеграммы в пределах  определенных сроков, установленных  для телеграмм-молний, срочных и  простых телеграмм.

 В зависимости  от содержания телеграммы подразделяются  на телеграммы-распоряжения, извещения  и донесения. 

III. Докладная  записка - письменное сообщение  вышестоящему должностному лицу  о служебном деле: о результатах  обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.

 Содержание  докладной записки может носить  инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный  характер.

IV. Объяснительная  записка - письменное изложения  трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление от указанных правил в работе и т. д.

V. Справка - документ, содержащий и подтверждающий  какие-то данные (сведения). Справка  предназначена для параллельно  действующих или вышестоящих  лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.)

VI. Удостоверение  - документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать определенные должностные действия.

VII. Акт - документ, отражающий явления, факты или  сложившиеся отношения. 

 Группы актов: 

 юридические  акты;

 акты гражданского  состояния; 

 административные  акты;

 хозяйственные  акты.

VIII. Доверенность - письменное полномочие, по которому учреждение отдельного лицо предоставляет право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические действия или получать материальные ценности.

 Доверенность  может быть однократного и  многократного действия.

IX. Расписка - письменное  подтверждение факта приема, передачи  документов, денег, товаров и т.  д.

 

Справки

Справка – «документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий».   

 Справка - это документ информационного  характера, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания).

Справки бывают 2-х разновидностей: справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые гражданам и учреждениям (чаще всего личного характера), и справки информационного характера, содержащие описание фактов и событий и составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Наиболее часто выдают справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания, зарплаты и т.д. Их составляют на общем бланке, а т.к. их текст, как правило, носит типовой характер, применяют заранее отпечатанные типографские трафаретные тексты. Такие справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, а в конце указывают место представления справки.

     Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть:

-  внешними 

-  внутренними. 

Внешние справки  составляются для представления  в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки –  для представления руководству  организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки  оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Реквизиты справки: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, адресат, оттиск печати.

 

Заголовок к  тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

     В  зависимости от целей составления   справки могут быть:

- аналитическими;

- отчетными;

- информационными.

     Аналитические  справки содержат информацию  по вопросу  или проблеме, требующей  решения. Обычно аналитические  справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй – анализ ситуации или вопроса, в третьей – выводы и предложения.

     Отчетные  справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: справка о текучести кадров за 1 квартал 2009 г.

     Справки  информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2009 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

     При  подготовке проекта справки необходимо  тщательно отредактировать ее  содержание с точки зрения:

- полноты и достоверности фактов и сведений;

- правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон);

- точности датирования;

- соблюдения уровня подписания.

     Все  это необходимо для того, чтобы   справка не вызывала дополнительных  вопросов и тем более последующей   разъяснительной переписки.

     Текст  справки начинается с указания  в  именительном падеже фамилии,  имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не должно быть архаичных оборотов типа «настоящая справка», «действительно работает». В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные.

     Во  вводной части излагаются факты,  события, послужившие поводом  к ее составлению.

     В  основной части приводятся конкретные  данные, показатели, характеризующие  производственные процессы. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основные  виды справок

     1.    справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания, составляемые по запросам граждан;

     2.    справки  по производственным вопросам, составляемые  по запросу руководства.

     Справки по  запросам граждан выдаёт руководство организаций с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы.

     Справки по  запросам граждан, как правило,  оформляются на бланках справок  формата А5, имеющих адресные данные  предприятия и трафаретный текст.

     Справки по  производственным вопросам могут  быть: внешними, составляемыми по  запросу вышестоящей организации;  внутренними, составляемыми по  запросу руководства своей организации.

     Справки по  производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело.

     Справки делятся  на две группы:

     а) служебного (информационного) характера, описывающие  и устанавливающие факты и  события, содержат сведения служебного  характера;

     б) личного  характера, удостоверяющие юридический  факт и выдаваемые заинтересованным  гражданам или учреждениям. 

       Справка служебного характера составляется по запросу или указанию вышестоящей организации или должностного лица данного предприятия, содержит результат обобщений каких-либо сведений, обследований, командировок и т.д.

     2. В справке приводится только  констатация фактов без выводов и предложений.

     3. Справка, направляемая должностному  лицу внутри учреждения, подписывается  составителем, вышестоящей организации  - руководителем учреждения.