Технології вдосконалення процесу зберігання документів в установі

ЗМІСТ

 

ВСТУП	4
Розділ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ПРОЦЕСУ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ В УСТАНОВІ
1.1. Аналіз терміносистеми дослідження	6
1.2. Документаційний процес в установі: історія становлення, структура, зміст	8
1.3. Проблема зберігання документів в установі	19
Розділ 2. ПРАКТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ
2.1. Технології вдосконалення процесу  зберігання документів  в установі	28
ВИСНОВКИ	41
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ	44

 

 

 

 

ВСТУП

 

Серед найважливіших проблем  діяльності підприємства є забезпечення збереженості документів. Це складова частина охорони пам'яток історії, культури та науки, що має велике суспільне  значення. З давніх-давен, як виникло  письмо, перед людством постало питання  про можливість збереження надбань  культури, науки для наступних  поколінь. Всі документи, які виникають  під час діяльності суспільства  становлять велику історичну, культурну  цінність.

Широка різновидність  документів і властивостей матеріалів, на яких вони виготовлені, недостатнє вивчення механізму їх старіння і  руйнування утруднюють вирішення науково-технічних  завдань, пов'язаних з пошуком і  розробленням оптимальних умов зберігання, технології спеціального оброблення і  реставрації документів. Тому доцільно вивчати особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації. Особа, відповідальна за архівне збереження документів повинна  мати уявлення про природу, фізичний стан, хімічний склад і властивості  паперу, плівкових матеріалів, їхніх  особливостей, оскільки від цього  значною мірою залежить вибір  умов і технологій збереження документів, їхня реставрація та довговічність.

Актуальність обраної  теми пояснюється тим, що на підприємстві під час його діяльності створюється  велика кількість документів, багато з яких представляють собою наукову  цінність для наступних поколінь і проблема збереження таких документів дуже гостро стоїть для підприємств. Процес документування діяльності підприємства - дуже складна і важлива процедура, а збереження документів в первісному вигляді - ще важче.

Особливосты зберігання документі  в установах у своїх роботах досліджували такі провідні фахівці як Н.Н. Кушнаренко, X. Арнтца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водка та ін.

Об’єктом дослідження є процес зберігання документів в установі.

Предметом дослідження є умови, щодо удосконалення процесу зберігання документів в установі.

Метою моєї роботи є розгляд особливостей удосконалення процесу зберігання документу в установі.

Завдання дослідження:

- зробити ретельний аналіз понятійного апарату дослідження;

- описати та охарактеризувати історію становлення документаційного процесу в установі;

- зазначити основні проблеми зберігання документів в установі;

- проаналізувати технології вдосконалення процесу зберігання документів  в установі.

Теоретико-методологічною основою роботи є праці таких дослідників, як Кушнаренка Н. М., Удалової В. К., Ильюшенка М. П., Воробойва Г. Г. Литвиненко М. А., Макарчука С. та ін.

Головні методи дослідження – історико-типологічний, метод теоретичного аналізу й систематизації, соціокультурний аналіз.

Курсова робота складається  зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел. Основний текст  містить 45 сторінки, бібліографія налічує 18 джерел.

 

 

Розділ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ПРОЦЕСУ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ В УСТАНОВІ

 

 

1. Аналіз терміносистеми дослідження

Організація діловодства  істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.

Якщо процес діловодства  в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані  з функціонуванням апарату управління.

Розглянемо основні поняття  діловодства, які стосуються установ  усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами  у процесі виконання управлінських  дій [18, c.53].

Діловодство в установі являє  собою повний цикл оброблення та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання  і відправлення. Від правильної організації  діловодства, його автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Документування — це створення  документів, тобто їх підготовка, складання, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами  — це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг — рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік [18, c.54].

Швидкість документообігу залежить від якості документального обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Повну централізацію діловодства  рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. Документів на рік (IV категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Децентралізована система  діловодства має місце в установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. Одиниць на рік.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені  в Орієнтовній інструкції з діловодства  в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної  влади, місцевого та регіонального  самоврядування. Вона регламентує порядок  роботи з документами з моменту  їх створення або надходження  до відправлення або передачі до архіву установи. Положення інструкції поширюються  на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі  створену засобами обчислювальної техніки.

Правила і рекомендації про  порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів  України, що встановлюють порядок організації  і діяльності органів державної  влади, та актів органів державної  виконавчої влади, місцевого і регіонального  самоврядування.

Організаційно-методичну  допомогу у вдосконаленні системи  документального забезпечення підприємства і діловодства надають установи державної архівної служби України, які розроблюють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.

Таким чином, можна ззазначити, що до загальнотеоретичної проблематики відноситься насамперед функціональний аналіз документів, вивчення їхніх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованої в них інформацією, питання класифікації і типологізації документів і т.п. Вивченням загальнодокументних питань і покликано займатися документознавство.

 

1.2. Документаційний процес в установі: історія становлення, структура, зміст

 

Розвиток документаційних процесів сягає у давнину і у своєму розвитку пройшов кілька етапів. Сьогодні діловодство охоплює діяльність кожного підприємства, організації, установи, складно знайти організацію, в якій би не застосовувались ті чи інші документи, або системи документів, однак з самого початку діловодство стосувалось переважно документів, які видавалися органами державного управління та місцевого самоврядування і тільки потім воно набуло такого поширеного характеру.

Створення та розвиток писемності у світі призвело до того, що з’явилась  можливість угоди, які укладались між  племенами, торгівельні угоди та інші господарські дії фіксувати  письмово, надаючи їм правового характеру, та зберігаючи інформацію як на державному рівні, так і в приватних структурах. Перші письмові документи, які було знайдено археологами, були текстами законів. Вони вибиті на кам’яному стовпі клинописом, і відносяться до часу правління  Хаммурапі (1792-1750 рр. до н.е.). Інші знахідки в палаці ассірійського царя Ашшурбаніпала (669-663 роки до н.е.) показують, що значна частина глиняних табличок з текстами стосуються граматики і хроніки. В них розповідається про важливі  історичні події народів межиріччя. Знайдені також договори між країнами, закони, звіти про будівництво, доноси чиновників, інформації розвідників  про стан справ у сусідніх країнах, листи, скарги, договори, бухгалтерські  книги тощо.

Від самого початку зародження фіксації інформації, яка носила діловий  характер, визначаються ознаки засвідчення  документа, тобто підтвердження  його справжності, а відповідно, надання  йому юридичної сили, що проявилось у наявності відбитка особистої печатки власника. Як засвідчують історичні дані, процедура затвердження документа печаткою на глиняних табличках була розповсюдженою, що дало дослідникам підставу зробити висновок про наявність цього атрибуту майже у всього населення Стародавнього сходу, окрім найбідніших верств. Подібні факти говорять про розуміння тогочасними поколіннями важливості культури документування та засвідчення документів, оскільки на знайденій у Стародавньому Вавилоні спеціальній табличці занотовані факти втрати печатки власниками [4, c.79].

Динамічного розвитку діловодство  набуло після винайдення паперу, наприклад, у Давньому Римі було уведено правило  чітко писаних законів. Складання  зафіксованих на папері законів та правил було також головною вимогою  учасників народних повстань, при  цьому, щоб документ мав юридичну силу, від справочинця вимагалась абсолютна точність формулювань  та досконале знання форми документа. То ж, як свідчить історія, перші документи  складались саме для фіксації законів  та міждержавних угод.

Звертає на себе увагу той  факт, що одним з перших документів, який зафіксував розподіл влади, був  закон, прийнятий у Спарті. Відповідно до цього закону обмежувалася влада  царів, а владою наділялись старійшини, жителі, старші 60 років, які називались геронтами. Щоб геронти, царі і народ  не сперечалися між собою у  боротьбі за владу і був прийнятий  закон. За цим законом народ одержав  право на збори, на яких цар або  геронти робили промови, а народ  криком схвалював або відхиляв пропозиції доповідачів.

Давньоруська держава  виникла в результаті тривалого  процесу розвитку східнослов’янських племен. Цей процес мав і специфіку, що знаходило відображення в складанні  та переписуванні від руки літературних творів, таких як «Слово про Ігорів похід», легенд, релігійних міфів тощо. В той же час, приватна власність  та заснована на ній майнова нерівність призвели до соціального розшарування населення і необхідності створення  юридичних документів, а саме: заповітів, записів боргів, торговельних угод, контрактів тощо. Відповідно, що такі важливі документи повинні були ретельно зберігатися. Відомо, що за часів Ярослава Мудрого найдавніші грамоти і договори Русі з іншими країнами зберігалися у Михайлівському преділі  Софійського собору, одним з найвідоміших та найбільших зібрань ділових паперів був Києво-Печерський монастир [4, c.80].

Найстарішим  і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права є «Правда Руська», сьогодні відома як «Руська Правда». Класове суспільство, яке остаточно сформувалось на території сучасної України в кінці ІХ ст. отримало документальне оформлення в цьому зводі законодавчих актів давньослов’янського права, не дивлячись на те, що в цьому документів відмічається суттєвий вплив язичництва. Оригінал «Правди Руської»,  не зберігся, але є кілька сотень рукописних копій цього документа.  Оскільки у давні часи копіювання документів здійснювали переписувачі, коштували копії досить дорого, то копіювали лише важливі документи, які потім ретельно зберігали.

Важливими документами тогочасної епохи вважаються княжі та церковні устави та княжі «уроки». Княжі устави являють собою внутрішньодержавні норми і порядки (правила), зокрема  «Устав Володимира Мономаха» фактично був доповненням, частиною зводу  законодавчих актів давньослов’янського  права – «Руської Правди». Церковні устави впорядковували правове становище  церкви у державі, церковних судів, вирішували матеріальне забезпечення церкви. Княжі «уроки» - це постанови  князів, що носили переважно фінансовий характер і стосувалися стягнення  податків, данини на користь князя, судових стягнень тощо.

Найважливішим історичним документом є найдавніший літопис «Повість врем’яних літ», в якому містяться  відомості про перші міжнародні акти – договори Київської Русі з іноземними державами. В одному з текстів договорів 971 р. подана формула язичницької присяги  руських князів та їх дружини.

Таким чином для  історії княжої доби (Київської Русі та Галицько-волинського князівства) основними документальним джерелами є літописи, що збереглися до сьогоднішнього дня у вигляді літописних кодексів, актів, княжих грамот, правових кодексів тощо.

Подальший розвиток суспільства  на території сучасної України та Європи був пов’язаний зі становленням державності країн та розвитком  в них місцевого самоврядування, що знаходить відповідні підтвердження  і в документах, які розвиваються та вдосконалюються разом зі становленням суспільства. Занепад міських цивілізацій  античного періоду на певний час  перервав розвиток суспільства і  всього діловодства. Початок відродження  датують ІХ-ХІ століттями, коли Європейські  міста з розвитком ремісництва, виникненням товарного виробництва, почали інтенсивно зростати за рахунок  населення, яке уже було зайняте  несільськогосподарськими видами діяльності. В містах створюються виробничі  корпорації – цехи ковалів, шевців, гончарів, купців тощо, які накопичували великі матеріальні ресурси. Однак, безмірна влада феодалів не давала можливості розвиватися містам, паралельне зростання авторитету цехів стало  об’єктивним чинником формування міської  громади та її прагнення до самоуправління [4, c.81].

Після наполегливої боротьби, міські громади визнали лише судову зверхність влади монарха й сплачували певну суму коштів на його утримання  та надавали військову допомогу під  час війни. Певні привілеї передавались грамотами монарха, пізніше вони оформились міськими статутами, які  стали своєрідними міськими конституціями  і обов’язковими атрибутами самоврядного міста. Одним з перших статутів був  статут, складений у ХІІІ столітті у місті Магдебурзі, який набув  широкого використання в інших містах Європи, що в подальшому дістало  назву «магдебурзьке право».  Магдебурзьке право встановлювало порядок виборів і функцій органів місцевого самоврядування, суду, ремісничих цехів та купецьких об’єднань, а також регулювало питання торгівлі, спадкування, опіки тощо.