Технология работы с документами

       Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

       Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

       Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

       Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

       В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

       Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

· справочные

· контрольно-справочные

· по географии  поступающих документов

· по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

· тематические (приказы, решения) и др.

       Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях. 

3. Организация  контроля за исполнением документов

      Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

      Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

      Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил.

      Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

       Службой контроля осуществляются следующие операции:

· формирование картотеки контролируемых документов

· направление  карточки контролируемого документа  в подразделение-исполнитель

· выяснение  в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя

· напоминание  подразделению-исполнителю о сроке  исполнения

· получение  информации о ходе и результатах  исполнения

· запись хода и результатов исполнения в  карточке контролируемого документа

· регулярное информирование руководителей о  состоянии и результатах исполнения 

· сообщение  о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов

· снятие документов с контроля по указанию руководителей

· формирование картотеки исполненных документов

      Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

       Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

1. Заданий  последующих лет - не реже одного  раза в год

2. Заданий  последующих месяцев текущего  года - не реже одного раза в  месяц

3. Заданий,  поручений текущего месяца - каждые  десять дней и за пять дней  до истечения срока.

        Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий.

        Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

       Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

      При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· Помещать в дело только исполненные, правильно  оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре

· Помещать вместе все документы, относящиеся  к разрешению данного вопроса

· Посещать приложения вместе с основными документами

· Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих  дел

· Раздельно  группировать в дела документы постоянного  и временного сроков хранения

· Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

      В дело не должны помещаться документы : -подлежащие возврату, -лишние экземпляры, -черновики; -дело не должно превышать 250 листов.

Литература : 

1. Сайт : officework.
2. Сайт : allbest.ru.